Акт приема‑передачи в архив – это официальный документ, фиксирующий факт передачи документов, материалов или иных архивных единиц от одного подразделения (или физического лица) к архивному учреждению. Правильное оформление акта гарантирует законность хранения, упрощает поиск и защищает интересы обеих сторон.
Правовая основа
Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ).
- Приказ Минкультуры России № 115 от «Об утверждении Положения об организации и ведении архивного дела».
- Внутренние регламенты организации (при их наличии).
Цели и задачи акта
- Подтверждение факта передачи документов в архив.
- Фиксация состояния и количества передаваемых материалов.
- Определение ответственных лиц за передачу и прием.
- Создание юридической основы для дальнейшего пользования архивными документами.
Структура акта приема‑передачи
Стандартный акт состоит из следующих разделов (может варьироваться в зависимости от требований конкретного архива):
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование организации‑передатчика и архива‑приёмщика, реквизиты (ИНН, ОГРН), дата составления. |
| Номер акта | Уникальный номер (например, АП‑2024‑07‑001). |
| Основание передачи | Ссылка на нормативный акт, внутренний приказ, договор и т.п. |
| Перечень передаваемых материалов | Таблица с указанием: № п/п, наименование документа, инвентарный номер, количество листов/экземпляров, дата создания, срок хранения. |
| Состояние материалов | Отметка о наличии дефектов, повреждений, комплектности. |
| Ответственные лица | ФИО, должность, подпись и печать передающего и принимающего. |
| Примечания | Дополнительные сведения (например, условия доступа, ограничения). |
Пошаговое заполнение акта
Шаг 1. Подготовка документов
- Соберите все материалы, подлежащие передаче.
- Проверьте их комплектность и состояние (отсутствие пятен, разрывов, потери листов).
- Сформируйте инвентарный список (можно в Excel) с указанием всех реквизитов.
Шаг 2. Заполнение шапки и реквизитов
В шапке указываются:
- Полное наименование организации‑передатчика.
- Полное наименование архива‑приёмщика.
- Дата составления акта (обычно дата передачи).
- Номер акта (присваивается в архиве).
Шаг 3. Указание основания передачи
Пример формулировки:
«В соответствии с приказом № 45‑О от г. «Об организации архивного хранения документов» передаются в архив…».
Шаг 4. Оформление таблицы с перечнем материалов
Таблица должна включать минимум следующие столбцы:
- № п/п
- Наименование документа (кратко)
- Инвентарный номер (если уже присвоен)
- Количество листов/экземпляров
- Срок хранения (постоянный/временный)
- Примечания (повреждения, особые условия).
Шаг 5. Оценка состояния
Для каждого документа укажите:
- «Документ в полном комплекте, без повреждений» – если всё в порядке.
- «Отсутствует лист № 3» – если есть дефекты.
Шаг 6. Подписи и печати
Согласно законодательству, акт подписывается двумя сторонами:
- Ответственный за передачу (должность, ФИО, подпись, печать организации).
- Ответственный за прием (должность, ФИО, подпись, печать архива).
Если документ оформляется в электронном виде, подписи могут быть заменены квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Шаг 7. Регистрация в архиве
После подписания акт передаётся в архив, где регистрируют его в журнале регистрации актов и присваивают каждому документу инвентарный номер (если он ещё не был присвоен).
Часто встречающиеся ошибки и как их избежать
- Отсутствие даты и номера акта. Без этих реквизитов документ считается недействительным.
- Неполный перечень материалов. Всегда проверяйте, что в таблице указаны все передаваемые единицы.
- Неуказание срока хранения. Срок определяет, как долго документ будет находиться в архиве.
- Отсутствие подписи ответственного лица. Подпись обязательна для юридической силы.
- Ошибки в инвентарных номерах. При наличии номеров проверяйте их точность, иначе возникнут проблемы при поиске.
Пример заполненного акта (упрощённый)
Акт приема‑передачи № АП‑2024‑07‑015
Передающая организация: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОГРН 1127701234567 Принимающая организация: Государственный архив г. Москвы, ИНН 7701234568, ОГРН 1027701234568 Основание передачи: Приказ № 45‑О от г. «Об организации архивного хранения документов»
| № | Наименование документа | Инв. № | Дата создания | Кол-во листов | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Договор поставки № 2023‑12 | А‑2024‑00123 | 12 | Постоянный | Документ в полном комплекте | |
| 2 | Акт выполненных работ № 2024‑07 | А‑2024‑00124 | 8 | Постоянный | Отсутствует лист № 5 (восстановлен копией) | |
| 3 | Счёт‑фактура № 2024‑150 | — | 1 | Временный (5 лет) | Без замечаний |
Лучшие практики
- Вести электронный реестр. Храните копию акта в электронном виде (PDF) с подписью КЭП.
- Проверять комплектность сразу при передаче. Подпись принимающего лица должна ставиться только после полной проверки.
- Обучать персонал. Регулярные инструктажи по оформлению актов снижают количество ошибок.
- Сохранять оригиналы. Оригиналы актов хранятся в архиве, а копии могут быть у передающей организации.
- Учитывать особенности документов. Например, микрофильмы, электронные носители требуют отдельного описания в акте;
Заполненный акт приема‑передачи в архив – это фундаментальный документ, обеспечивающий законность и порядок в архивном деле. Тщательное соблюдение требований к структуре, правильное указание всех реквизитов и подписи обеих сторон позволяют избежать юридических споров, ускоряют процесс регистрации и облегчают последующий поиск документов.
Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете оформить акт быстро, без ошибок и с полной юридической силой.
Автор статьи: ChatGPT, 2026 г.