Акт приёма‑передачи (АПП) – это официальный документ, фиксирующий факт передачи дел, архивных фондов или отдельных документов от одного лица (организации, подразделения, физического лица) к другому (архиву). Правильное оформление АПП обеспечивает юридическую чистоту операции, упрощает последующий контроль и гарантирует сохранность информации.
Правовая база
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2021 г.)
- Приказ Росархива № 75 от «Об утверждении формы акта приёма‑передачи архивных документов»
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Требования к оформлению»
- Локальные нормативные акты организации (Положение о работе с архивом, Инструкция по передаче дел в архив и т.п.)
Когда требуется акт приёма‑передачи
- Сдача дел в государственный (муниципальный) архив для постоянного хранения.
- Перевод дел из текущего (оперативного) хранения в архивный фонд организации.
- Передача документов в архив в рамках реорганизации, слияния, ликвидации подразделений.
- Сдача в архив копий (страховых, электронных) после завершения проекта.
- Передача документов от граждан (например, расписки о приёме документов воинского учёта) в архивные фонды.
Основные реквизиты акта приёма‑передачи
Согласно Приказу Росархива № 75, в акте обязательно должны присутствовать следующие элементы:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование организации‑передающей и организации‑принимающей, их реквизиты, ИНН, КПП. |
| Номер и дата акта | Уникальный номер (например, АПП‑2026‑07‑001) и дата составления. |
| Предмет передачи | Наименование фонда/дела, номер описи, количество единиц (дел, папок, листов, электронных файлов). |
| Состояние документов | Указание на наличие дефектов, недостач, особенностей (например, «документы в оригинале», «копии с отметкой «не подлежит выдаче»»). |
| Список передаваемых документов | Опись, включающая: № п/п, наименование, количество, срок хранения, примечания. |
| Подписи и расшифровки | Подписи ответственных лиц от передающей и принимающей сторон (должность, ФИО, подпись, расшифровка). |
| Печати | Печати обеих организаций (если предусмотрено локальными актами). |
| Приложения | Копии описи, актов экспертизы, справок о соответствии требованиям архивного хранения. |
Пошаговая инструкция по оформлению
Шаг 1. Подготовка описи
Опись – это основной документ, который сопровождает передачу. В ней указываются:
- Номер и название фонда (например, Фонд № 12 «Документы по кадровому учёту»).
- Общее количество дел, единиц хранения.
- Сроки хранения (постоянный, 5 лет, 10 лет и т.д.).
- Кол‑во оригиналов и копий.
Опись может быть оформлена в виде таблицы (см. пример в разделе 6).
Шаг 2. Проверка документов
Перед передачей необходимо провести экспертизу:
- Проверить целостность и соответствие оригиналов.
- Убедиться в отсутствии конфиденциальных сведений, которые не подлежат передаче.
- Сформировать акт устранения недостатков, если такие есть.
Шаг 3. Составление акта приёма‑передачи
Для удобства можно использовать готовый шаблон (см. ниже). Заполняются все обязательные реквизиты, после чего документ подписывается обеими сторонами.
Шаг 4. Подписание и скрепление печатями
Подписи ставятся в присутствии представителей обеих сторон. При необходимости акт заверяется печатями организации‑передающей и организации‑принимающей.
Шаг 5. Регистрация акта в архиве
Архивный сотрудник вносит запись в реестр актов приёма‑передачи, присваивает документу регистрационный номер и помещает оригинал акта в архивный фонд.
Шаг 6. Хранение копий
Копия акта остаётся у передающей организации в её документационном отделе (обычно в разделе «Документы, переданные в архив»). Это упрощает последующий контроль и поиск.
Особенности оформления электронных документов
С 2024 года в большинстве государственных архивов допускается передача электронных файлов. При этом:
- Необходимо использовать формат XML‑метаданных в соответствии с ГОСТ 19.101‑2022.
- Электронные файлы сопровождаются цифровой подписью ответственного лица.
- В акте указывается тип носителя (USB‑накопитель, CD‑ROM, облачное хранилище) и контрольные суммы (SHA‑256) для каждой группы файлов.
- Приложением к акту является электронный реестр (в виде таблицы Excel или Access).
| Акт приёма‑передачи архивных документов | |||
|---|---|---|---|
| Организация‑передающая: ООО «ТехИнвест», ИНН 7701234567, КПП 770101001 | Организация‑принимающая: Государственный архив г. Москвы, ИНН 7700000000, КПП 770000001 | ||
| Номер акта: АПП‑2026‑07‑015 | Дата составления: | ||
| Предмет передачи: Фонд № 12 «Документы по кадровому учёту», опись № 34 от г. | |||
| № п/п | Наименование документа | Кол‑во (ед.) | Примечание |
| 1 | Дела сотрудников, принятые в 2010‑2020 гг. | 1500 папок | Оригиналы, без дефектов |
| 2 | Копии трудовых книжек (страховые копии) | 1500 листов | Маркировка «Не подлежит выдаче» |
| 3 | Электронные файлы (PDF) – кадровый реестр 2020‑2025 | 1 USB‑накопитель (32 ГБ) | SHA‑256: 3A5F…E9C1 |
| Состояние документов: Все документы находятся в исправном состоянии, недостатков не выявлено. | |||
| Передача произведена: Иванов И.И., начальник отдела кадров | Приём произведён: Петров П.П., главный архивариус | ||
| Подпись передающего ____________________ | Подпись принимающего ____________________ | ||
| Печати: (при наличии) ____________________ ____________________ | |||
| Приложения: 1) Опись дел № 34; 2) Акт экспертизы состояния документов; 3) Копия цифровой подписи USB‑накопителя. | |||
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли оформлять акт, если передача происходит внутри одной организации?
Да. При передаче дел из оперативного в архивный фонд внутренними документами также требуется акт, поскольку меняется статус хранения и сроки доступа.
Можно ли использовать электронный шаблон без печати?
Для государственных архивов, согласно Приказу Росархива № 75, акт может быть оформлен в электронном виде, но он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью обеих сторон.
Что делать, если в процессе передачи обнаружены недостачи?
Составляется акт устранения недостатков или акт сверки с расхождениями. В акте приёма‑передачи указывается ссылка на данный документ, а недостающие материалы передаются в течение согласованного срока.
Как оформить передачу «страховых копий»?
В описи указывается, что копии являются «страховыми», а в примечании указывается, что они не подлежат выдаче. При этом в акте прописывается, что оригиналы находятся в архиве, а копии хранятся в отдельном месте.
Советы по избежанию типичных ошибок
- Не пропускайте пункт «Состояние документов». Даже если недостатков нет, отметьте «Недостатков не выявлено» – это избавит от вопросов аудиторов.
- Проверяйте соответствие номеров описи и акта. Ошибки в нумерации часто приводят к задержкам в регистрации.
- Сохраняйте оригиналы актов в двух экземплярах: один в архиве, второй – у передающей стороны.
- Для электронных файлов всегда указывайте контрольные суммы. Это упрощает проверку целостности при получении.
- Не забывайте о печати. Если локальный нормативный акт требует печати, её отсутствие может стать основанием для возврата акта.
Где скачать готовые шаблоны
Ниже представлены ссылки на официальные образцы, доступные в открытом доступе:
- Пустой бланк акта приёма‑передачи (DOC)
- Заполненный образец акта (DOC)
- Шаблон описи в Excel
- Руководство по заполнению (PDF)
Оформление акта приёма‑передачи документов в архив – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований. Правильно составленный акт служит доказательством законности передачи, упрощает работу архивных служб и защищает интересы обеих сторон. Используйте приведённые рекомендации, шаблоны и контрольные списки, чтобы процесс прошёл без задержек и спорных моментов.
Дата генерации статьи: 08:57:10