Передача документов в архив – один из ключевых процессов делопроизводства. От правильного оформления актов и указания всех реквизитов зависит законность хранения, возможность последующего доступа к материалам и отсутствие штрафных санкций. В статье рассмотрим, какие сведения обязаны быть указаны в акте приёма‑передачи документов, как составить график передачи и какие документы необходимы для безошибочного оформления.

Нормативно‑правовая база

Регулирование процесса передачи дел в архив осуществляется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от );
• Приказ Минкультуры России № 22 «Об утверждении формы акта приёма‑передачи архивных документов»;
• Внутренние инструкции архивных подразделений (например, Инструкция Департамента организации и контроля).

Этапы подготовки к передаче документов

2.1 Составление графика передачи дел в архив

График – документ свободной формы, который разрабатывается совместно сотрудниками архива и руководителями структурных подразделений, передающих материалы. В графике указываются:

1. Наименование подразделения‑передатчика;
2. Перечень дел (номенклатурных, тематических и др.), подлежащих передаче;
3. Плановые даты передачи;
4. Ответственные лица за подготовку и сдачу дел.

График утверждается приказом руководителя организации и хранится в архиве в течение трёх лет.

2.2 Экспертиза ценности документов

Передача в архив возможна только после проведения экспертизы, которая определяет:

• Историческую, научную, правовую ценность;
• Сроки обязательного и окончательного хранения;
• Необходимость последующего уничтожения.

2.3 Оформление дел и составление описи

Для каждого передаваемого дела подготавливается:

• Документальное оформление (обложка, листы‑переходники, маркировка);
• Опись дел – список всех документов с указанием их наименования, количества листов, даты создания и примечаний.

Опись составляется в двух экземплярах: один остаётся у передающего подразделения, второй – в архиве.

2.4 Подготовка актов на уничтожение

Если в процессе экспертизы выявлены документы с истёкшими сроками хранения, оформляются акты на уничтожение, которые также подписываются обеими сторонами и хранятся в архиве.

Как оформляется акт приёма‑передачи архивных документов

Акт – основной документ, фиксирующий факт передачи и приёма дел. Он оформляется в двух экземплярах (по одному для каждой стороны) и подписывается руководителями или уполномоченными лицами.

3.1 Обязательные реквизиты акта

3.2 Порядок заполнения

1. Заполняется шапка акта (дата, номер, наименования сторон).
2. Вставляется таблица с перечнем дел (можно использовать готовый шаблон Приложение N 22).
3. Указываются особенности (например, «дело содержит конфиденциальные сведения»).
4. Ставятся подписи и печати.
5. Оба экземпляра подписываются одновременно.

Пример заполнения акта приёма‑передачи (шаблон)

Акт приёма‑передачи архивных документов № 07/2026
Передающая сторона: ООО «Ромашка», отдел «Юридический отдел», 
Генеральный директор – Иванов И.И.

Принимающая сторона: Государственный архив г. Москвы,
Департамент организации и контроля, 
Начальник отдела – Петров П.П.

Перечень передаваемых дел
---------------------------------------------------------------------------
| № | Наименование дела | № дела | Дата создания | Кол-во листов |
---------------------------------------------------------------------------
| 1 | Договоры с поставщиками | 2025/07 | | 124 |
| 2 | Корреспонденция с налоговой | 2025/12 | | 87 |
| 3 | Финансовые отчёты за 2024 г. | 2024/09 | | 210 |
---------------------------------------------------------------------------Примечание: Все документы находятся в оригинальном виде, без повреждений.

Состояние документов
 ⎻ Полный комплект, подписи присутствуют, конфиденциальные сведения отмечены.

Подписи сторон
 _______________________/Иванов И.И. (Ген. директор)
 _______________________/Петров П.П. (Начальник отдела)

М.П. М.П.

Сроки и регламент передачи

Согласно ФЗ № 125‑ФЗ, сроки передачи дел в архив определяются их сроком хранения:

• Документы, подлежащие обязательному хранению – передаются не позднее 1 года после их создания;
• Документы, срок хранения которых определяется внутренними нормативами – в соответствии с графиком передачи организации;
• Документы, подлежащие уничтожению, передаются в архив только после оформления соответствующего акта уничтожения.

Частые ошибки и рекомендации

• Отсутствие экспертизы ценности. Без экспертизы невозможно определить срок хранения и необходимость передачи.
• Неполный перечень в акте. Каждый документ должен быть отражён в описи и в акте; пропуск приводит к юридическим рискам.
• Неоформленные подписи. Подписи должны ставиться в присутствии обеих сторон; иначе акт считается недействительным.
• Отсутствие отметки о наличии в описи. Обязательно ставьте галочку «✓» напротив каждого дела в описи.
• Нарушение сроков. Храните график передачи и контролируйте даты, чтобы не превысить установленные сроки.

Правильное оформление акта приёма‑передачи архивных документов и соблюдение всех пунктов графика передачи гарантируют:

• Юридическую чистоту процесса;
• Сохранность и доступность архивных материалов;
• Отсутствие штрафных санкций за несоблюдение нормативов.

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете организовать процесс передачи документов в архив максимально эффективно и безошибочно.

Дата публикации: