В любой организации со временем накапливается большое количество бумажных и электронных документов‚ которые после завершения их текущего использования необходимо передать в архив. Для подтверждения факта передачи и получения документов используется акт приёма‑передачи документов на хранение в архив. В статье рассмотрим правовую основу‚ структуру акта‚ порядок заполнения и предоставим готовый заполненный образец‚ который можно адаптировать под свои нужды.
Правовая база
- Приказ Минюста России от № 394 (ред. от ‚ с изм. от ) – «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства».
- Основные правила работы архивов организаций (Приложение 35 к Основным правилам работы архивов организаций‚ одобренным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)
- Федеральный закон «Об архивном деле» от № 125‑ФЗ.
- Приказ Минкультуры России от № 21/22 – «Об утверждении Положения о порядке передачи дел в государственный архив».
Эти нормативные акты регламентируют порядок оформления‚ сдачи и приёма дел‚ а также требования к сдаточной описи‚ которая является неотъемлемой частью акта.
Когда нужен акт приёма‑передачи?
- При передаче дел в государственный архив (федеральный‚ региональный‚ отраслевой).
- При передаче дел в внутренний архив организации (например‚ при реорганизации‚ закрытии подразделения).
- При передаче документов временного хранения (до 10 лет) – допускается упрощённый порядок без систематизации.
- При передаче электронных документов – оформляется отдельная сдаточная опись‚ но акт остаётся тем же.
Структура акта приёма‑передачи
Типовой акт состоит из следующих разделов:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка | Наименование организации‑передатчика и организации‑получателя‚ реквизиты (ИНН‚ КПП‚ адрес)‚ дата составления. |
| Вводная часть | Ссылка на нормативный акт‚ определяющий порядок передачи. |
| Перечень передаваемых дел | Номер и название сдаточной описи‚ количество дел‚ количество оригиналов и копий‚ срок хранения. |
| Подтверждение передачи | Подписи и расшифровки сторон (должность‚ Ф.И.О.). |
| Примечания | Особенности (повреждения‚ недостачи‚ дополнительные замечания). |
| Подписи ответственных | Подпись представителя передающей стороны‚ подпись представителя получающей стороны‚ печати (если есть). |
Пошаговое заполнение акта
Шаг 1. Подготовка сдаточной описи
Для каждого передаваемого дела оформляется сдаточная опись. В ней указываются:
- Наименование и номер описи;
- Количество экземпляров описи;
- Количество дел (деловых файлов) и их краткое содержание;
- Сроки хранения (постоянное‚ временное – до 10 лет).
Шаг 2. Заполнение шапки акта
Указываются полные наименования сторон‚ их юридические адреса‚ ИНН/КПП‚ а также данные представителя (должность‚ Ф.И.О.‚ документ‚ подтверждающий полномочия).
Шаг 3. Описание передаваемых дел
Для каждой описи вносится строка таблицы:
- № п/п;
- Название (тема) описи;
- Номер описи;
- Кол‑во оригиналов;
- Кол‑во копий (страховых);
- Срок хранения.
Шаг 4. Примечания и особенности
Если при приёме обнаружены повреждения‚ недостачи или иные замечания – фиксируются в отдельном пункте «Примечания». Это защищает обе стороны от последующих споров.
Шаг 5. Подписи и печати
Каждая сторона ставит подпись‚ расшифровку подписи‚ а при необходимости – печать организации.
Акт приёма‑передачи архивных документов на хранение
Город Москва «10» июля 2026 г.
Передающая сторона: ООО «ТехноСервис»‚ ИНН 7701234567‚ КПП 770101001‚ 115035‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10‚ в лице директора Иванова И.И.‚ действующего на основании Устава.
Получающая сторона: Государственный архив г. Москва‚ ИНН 7701230000‚ КПП 770101000‚ 105064‚ г. Москва‚ ул. Тверская‚ д. 7‚ в лице главного архивариуса Петрова П.П.‚ действующего на основании приказа Минкультуры РФ № 21/22 от г.
Согласно приказу Минюста России от № 394 и Основным правилам работы архивов организаций (Приложение 35 к Правилам архивов организаций)‚ стороны составили настоящий акт о передаче следующих дел в архивное хранение.
Перечень передаваемых дел
| № п/п | Название (тема) описи | Номер описи | Кол‑во оригиналов | Кол‑во копий (страховых) | Срок хранения |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Дела кадрового отдела за 2015‑2020 гг. | Оп‑001/2026 | 120 | 120 | Постоянное |
| 2 | Документы бухгалтерии за 2018‑2022 гг. | Оп‑002/2026 | 85 | 85 | Постоянное |
| 3 | Дела временного хранения (срок до 10 лет) – проектная документация 2019‑2024 гг. | Оп‑003/2026 | 45 | 45 | До |
Примечания
При приёме дел обнаружено небольшое повреждение обложки у дела № 12 (оп‑001/2026). Повреждение зафиксировано в акте‚ но не влияет на целостность содержимого.
Подписи сторон
_____________________/И. И. Иванов
Директор ООО «ТехноСервис»
_____________________/П. П. Петров
Главный архивариус Государственного архива г. Москва
Печать организации (при наличии)
Как скачать готовый шаблон?
Ниже вы найдёте ссылки для бесплатного скачивания пустого шаблона и готового заполненного образца в популярных форматах:
- Пустой шаблон акта (DOCX)
- Пустой шаблон акта (PDF)
- Заполненный образец (DOCX)
- Заполненный образец (PDF)
Все файлы подготовлены в соответствии с требованиями Минюста и Росархива‚ их можно сразу использовать в вашей организации.
Часто задаваемые вопросы
7.1 Нужно ли ставить печать на акт?
Печать обязательна‚ если она предусмотрена внутренними регламентами организации‑передатчика или получателя. В государственных архивах печать обычно ставится.
7.2 Как оформить акт при передаче электронных документов?
Для электронных документов составляется отдельная сдаточная опись в электронном виде. В акте указывается‚ что передача осуществляется в электронном виде‚ а в качестве приложений прикладываются файлы описи (PDF/Excel) и подтверждающие электронные подписи сторон.
7.3 Что делать‚ если в процессе передачи обнаружены недостачи?
Недостачи фиксируются в разделе «Примечания»‚ подписываются обеими сторонами и прилагаются к акту. При необходимости оформляется отдельный акт о возврате недостающих документов.
7.4 Сколько копий описи необходимо подготовить?
Стандартная практика – три экземпляра описи: один остаётся у передающей стороны‚ один передаётся в архив‚ третий хранится в центральном архивном отделе организации.
Акт приёма‑передачи документов на хранение в архив – ключевой документ‚ который фиксирует переход прав собственности на архивные материалы от одной стороны к другой. Правильное оформление акта и сопутствующей сдаточной описи позволяет избежать юридических споров‚ ускорить процесс архивирования и обеспечить сохранность документов.
Скачайте готовый шаблон‚ заполните его согласно инструкциям выше и убедитесь‚ что все подписи и печати стоят на месте. После этого ваш акт будет полностью соответствовать требованиям российского архивного законодательства.