Акт приёма‑передачи – документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от одной организации‑хранителя к другой (государственному, муниципальному, частному архиву)․ Он является обязательным элементом процесса архивного перемещения и гарантирует законность, полноту и сохранность передаваемых фондов․

Правовая основа

Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 120‑ФЗ от  г․ «Об архивном деле» (ст․ 8, 13, 14, 18, 21)․
• Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г; № 526 «Об утверждении формы акта приёма‑передачи архивных документов» (Приложения 20, 27, 35)․
• Трудовой кодекс РФ (ч․ 1 ст․ 8) – обязательность документального оформления передачи дел․
• Локальные нормативные акты архивов‑приёмщиков (положения о приёме, правила оформления описей)․

Несоблюдение требований закона может привести к признанию передачи недействительной, а также к штрафным санкциям за нарушение правил архивного дела․

Когда нужен акт?

Акт приёма‑передачи оформляется в следующих ситуациях:

1. Перемещение архивных фондов из одного государственного (муниципального) архива в другой․
2. Сдача в архив документов, которые более не нужны в текущем хранении (например, закрытие подразделения)․
3. Перевод материалов в специализированный архив (например, архив кинофильмов, архив научных данных)․
4. Обмен архивными фондами между организациями в рамках совместных проектов․

Стороны акта

В акте указываются две стороны:

• Организация‑сдатчик (отдающая архивный фонд)․ Официальное наименование, ИНН, ОГРН, адрес, ФИО руководителя, должность и документ, подтверждающий полномочия․
• Организация‑приёмщик (получающая архивный фонд)․ Тот же набор реквизитов․

Если акт подписывается представителями, необходимо указать их подписи, расшифровку и печати (если они предусмотрены)․

Обязательные реквизиты акта

Важно: отсутствие любого из перечисленных пунктов делает акт юридически недействительным․

Порядок подготовки акта

Подготовительный этап

1. Сформировать опись передаваемых документов (в 3‑х экземплярах, согласно Приказу № 526)․
2. Провести инвентаризацию и оценить состояние материалов (при необходимости – акт осмотра)․
3. Утвердить перечень передаваемых фондов у руководства обеих организаций․

Составление самого акта

1. Заполнить шаблон (см․ ниже) в электронном виде или в бумажном виде․
2. Проверить соответствие реквизитов требованиям Приказа № 526․
3. Приложить к акту все сопутствующие документы (описи, акты осмотра, транспортные накладные)․

Подписание и передача

1. Согласовать акт с представителями обеих сторон․
2. Подписать акт в присутствии ответственного за транспортировку (при необходимости – свидетеля)․
3. Оформить копию акта для каждой стороны и один оригинал хранить в архиве‑приёмщике․

<h1>АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ</h1>
<p><b>№</b>: А‑2026‑001<br>
<b>Дата</b>: «15» апреля 2026 г․<br>
<b>Место</b>: г․ Москва</p>

<h2>1․ Стороны акта</h2>
<table border="1" cellpadding="5">
 <tr><td><b>Сдатчик</b></td><td>ООО «Архив‑Сервис», ИНН 7701234567, ОГРН 1177746000000,
 г․ Москва, ул․ Ленина, 10<br>
 Руководитель: Иванов И․И․, генеральный директор,
 документ: доверенность № 12‑2025 от </td></tr>
 <tr><td><b>Приёмщик</b></td><td>Государственный архив г․ Москва,
 ИНН 7701234568, ОГРН 1027701234567,
 г․ Москва, ул․ Тверская, 5<br>
 Руководитель: Петров П․П․, директор,
 документ: приказ № 45‑2025 от </td></tr>
</table>

<h2>2․ Перечень передаваемых материалов</h2>
<ul>
 <li>Фонд № 12, «Документы по проекту «Развитие инфраструктуры»,
 2020‑2023 гг․, 1 500 дел, состояние – без повреждений․</li>
 <li>Фонд № 13, «Корреспонденция с иностранными партнёрами»,
 2018‑2022 гг․, 800 дел, частично изношенные․</li>
</ul>

<h2>3․ Условия передачи</h2>
<p>Материалы переданы в запечатанных коробках, маркированных согласно ГОСТ 7․0‑2003․
Транспортировка осуществлена автотранспортом «Архив‑Транс», накладная № Т‑2026‑07 от ․</p>

<h2>4․ Подписи сторон</h2>
<table border="0" cellpadding="5">
 <tr>
 <td>От организации‑сдатчика<br><br>_____________________/И․И․ Иванов</td>

 <td>От организации‑приёмщика<br><br>_____________________/П․П․ Петров</td>
 </tr>
</table>

<p>Печать организации‑приёмщика</p>

Данный шаблон полностью соответствует требованиям Приказа № 526 и может быть адаптирован под конкретные нужды организации․

Электронный вариант акта

С 2024 года в большинстве государственных архивов допускается подача электронных актов через специализированные порталы (например, gosarchive․ru)․ При этом необходимо:

• Подписать документ электронной подписью (КЭП) обеих сторон․
• Загрузить все приложенные файлы (описи, акты осмотра) в формате PDF/A‑1․
• Сохранить оригинал в архиве‑приёмщике в виде распечатки (по требованию)․

Электронный процесс ускоряет передачу, упрощает контроль и уменьшает риск потери оригиналов․

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи уполномоченного лица․ Убедитесь, что подпись ставит лицо, имеющее документ, подтверждающий полномочия (доверенность, приказ)․
• Неполный перечень документов․ Перед подписанием сравните акт с описью и инвентаризацией․
• Несоответствие классификационных кодов․ Проверьте, что в акте указаны те же коды, что и в описи (ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КЛАССИФИКАТОР)․
• Отсутствие печати․ Если в правилах приёмного архива указана необходимость печати – не забудьте её․
• Неправильный формат даты․ Формат ««dd» MMMM yyyy г․» обязателен для официальных документов;

Акт приёма‑передачи из архива в архив – ключевой документ, который гарантирует законность и прозрачность перемещения архивных фондов․ Его правильное оформление требует соблюдения нормативных требований, тщательной подготовки описи и внимательного контроля за подписью и печатями․ При следовании рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить надёжную передачу ценных исторических материалов․

Помните: без корректно оформленного акта передача архивных документов считается недействительной, а последствия могут быть серьёзными как для организации‑сдатчика, так и для приёмщика․

Полезные ссылки

• КонсультантПлюс – Приказ Минкультуры РФ № 526 от
• Госархив – портал электронного документооборота
• Бухгалтерия․ru – образцы актов приёма‑передачи