Акт приёма‑передачи документов – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от одной стороны (передающей) к другой (принимающей). Он необходим для подтверждения прав собственности, обеспечения сохранности и последующего учёта документов в архиве.

Правовая основа

На сегодняшний день в России существует несколько нормативных актов, регулирующих порядок передачи архивных материалов:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации» (от г.).
• Приказ Минкультуры России от № 440 «Об утверждении Положения о порядке формирования, учёта и хранения архивных документов».
• Формы актов приёма‑передачи нефинансовых активов (ф. 0504101, ф. 0510448), которые могут быть адаптированы под архивные документы;

Зачем нужен акт приёма‑передачи?

Документ служит:

1. Подтверждением факта передачи и получения материалов.
2. Средством защиты прав обеих сторон в случае споров.
3. Основанием для внесения записей в реестр архивных документов.
4. Контрольным листом для проверки целостности и состояния передаваемых материалов.

Структура акта приёма‑передачи документов

Стандартный акт состоит из следующих разделов:

Пошаговая инструкция по составлению акта

Шаг 1. Подготовка перечня документов

Соберите полную инвентаризацию передаваемых материалов. Для каждого документа укажите:

• Наименование (например, «Договор аренды № 12/2024»);
• Инвентарный номер в архиве;
• Тип носителя (бумажный, микрофильм, электронный);
• Объём (кол-во листов, файлов, мегабайт).

Шаг 2. Оценка состояния

Проведите визуальный осмотр. Зафиксируйте любые дефекты (разрывы, пятна, потертости). При необходимости сделайте фотографии и приложите их к акту.

Шаг 3. Выбор формы акта

Можно использовать готовую форму ф. 0504101 (для нефинансовых активов) или ф. 0510448, адаптировав её под архивные документы. Если в организации уже есть собственный шаблон, используйте его.

Шаг 4. Заполнение шапки документа

Укажите полные реквизиты обеих сторон, дату и место составления акта.

Шаг 5. Оформление разделов «Предмет передачи» и «Состояние документов»

С помощью таблицы (пример ниже) внесите все данные. При необходимости добавьте примечания.

Шаг 6. Указание условий передачи

Определите, где и как будет происходить передача (офис, склад, транспортное средство). Укажите, кто отвечает за сохранность в пути.

Шаг 7. Подписание

Соберите подписи уполномоченных лиц обеих сторон. При наличии печатей – приложите их. Если требуется, подпишите свидетелей.

Шаг 8. Архивирование акта

Один экземпляр хранится у передающей стороны, второй – у принимающей. При необходимости сделайте электронную копию и загрузите её в систему документооборота.

<h1>Акт приёма‑передачи документов в архив</h1>
<p><b>Дата:</b> </p>
<p><b>Место:</b> г. Москва, ул. Примерная, д.10</p>

<h2>1. Стороны</h2>
<ul>
 <li><b>Передающая сторона:</b> ООО «История», ИНН 7701234567, КПП 770101001, 123456, г. Москва</li>
 <li><b>Принимающая сторона:</b> Государственный архив г. Москвы, ИНН 7701234568, КПП 770101002, 654321, г. Москва</li>
</ul>

<h2>2. Перечень передаваемых документов</h2>
<table border="1" cellpadding="5">
 <tr><th>№</th><th>Наименование</th><th>Инв. №</th><th>Дата создания</th><th>Тип носителя</th><th>Кол‑во листов</th><th>Примечание</th></tr>
 <tr><td>1</td><td>Договор аренды № 12/2024</td><td>AR‑2024‑0012</td><td></td><td>Бумага</td><td>12</td><td>Без дефектов</td></tr>
 <tr><td>2</td><td>Отчёт о проведении инвентаризации 2023</td><td>AR‑2023‑0456</td><td></td><td>Электронный файл</td><td>—</td><td>Файл в формате PDF, размер 2,3 МБ</td></tr>

 <!-- Добавьте остальные строки -->
</table>

<h2>3. Состояние документов</h2>
<p>Все бумажные документы находяться в целостном состоянии, без разрывов и пятен. Электронные файлы проверены на открываемость и соответствие оригиналам.</p>
<h2>4. Условия передачи</h2>
<p>Передача произведена в помещении архива, кабинет № 5, в 10:00. Транспортировка не требовалась, документы переданы лично уполномоченными представителями сторон.</p>

<h2>5; Ответственность сторон</h2>
<p>Передающая сторона гарантирует достоверность предоставленных сведений. Принимающая сторона обязуется обеспечить сохранность и учёт полученных материалов в соответствии с действующим законодательством.</p>
<h2>6. Подписи</h2>
<table width="100%" cellpadding="5">
 <tr>
 <td align="center">
 ________________________<br>
 (Иванов И.И.)<br>
 Директор ООО «История»<br>
 «____» __________ 2026 г.
 </td>
 <td align="center">
 ________________________<br>
 (Петров П.П.)<br>
 Начальник отдела архивного дела<br>
 Государственный архив г. Москвы<br>
 «____» __________ 2026 г.
 </td>
 </tr>
</table>

Полезные рекомендации

• Проверяйте полномочия подписантов. Убедитесь, что подписи ставят лица, имеющие соответствующие доверенности.
• Фотографируйте состояние документов. Это поможет избежать споров о повреждениях, возникших после передачи.
• Сохраняйте оригиналы и копии. Один экземпляр акта хранится у передающей стороны, второй – у принимающей. При необходимости делайте электронные копии.
• Учитывайте сроки хранения. В акте укажите, до какого момента принимающая сторона обязуется хранить документы в архиве.
• Обновляйте реестр. После подписания акта внесите все позиции в реестр архивных материалов.

Типичные ошибки и как их избежать

Акт приёма‑передачи документов в архив – ключевой документ, который гарантирует законность и прозрачность процесса передачи архивных материалов. Правильно оформленный акт защищает интересы обеих сторон, упрощает учёт в архиве и снижает риск возникновения споров.

Следуя приведённым рекомендациям и используя предложенный шаблон, вы сможете быстро и без ошибок подготовить качественный акт, соответствующий требованиям российского законодательства.

Дата генерации статьи: 05:36:27