Акт приёма‑передачи документов – это официально‑деловой документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от одного подразделения (или физического лица) к архиву учреждения и их последующее приёмное оформление. Данный акт является основанием для учета, хранения и последующего использования архивных документов.

Правовое основание

Регулирование составления и оформления акта приёма‑передачи документов осуществляется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон РФ от № 125‑ФЗ «Об архивных делах»;
2. Приказ Минкультуры России от № 382 «Об утверждении Положения об организации и ведении архива учреждения»;
3. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Требования к оформлению»;
4. Внутренние нормативные акты конкретного учреждения (приказ, регламент).

Цели и задачи акта

• Фиксация факта передачи документов в архив;
• Определение перечня и количества передаваемых материалов;
• Установление ответственности сторон за сохранность и правильность оформления;
• Обеспечение возможности последующего поиска и использования архивных документов;
• Соблюдение требований законодательства о хранении архивных материалов.

Составные части акта

Шапка документа

В шапке указываются:

• Наименование учреждения (полное официальное название);
• Наименование отдела/подразделения, передающего документы;
• Номер акта (по внутреннему регистру);
• Дата составления акта.

Наименование и реквизиты сторон

Указываются полные наименования и реквизиты обеих сторон:

Перечень передаваемых документов

Перечень оформляется в виде таблицы, где указываются:

• Порядковый номер;
• Наименование документа;
• Номер (инвентарный, регистрационный);
• Объём (кол-во листов, томов);
• Состояние (целый, частично повреждённый и т.д.).

Условия передачи

В этом разделе фиксируются условия, при которых происходит передача:

• Сроки передачи (дата и время);
• Способ доставки (лично, курьером, почтой);
• Требования к упаковке и маркировке документов;
• Ответственность за сохранность в период транспортировки.

Подписи сторон

В конце акта размещаются подписи и печати (если предусмотрено) ответственных лиц:

• От лица передающей стороны – ФИО, должность, подпись;
• От лица принимающей стороны – ФИО, должность, подпись;
• Дата подписания.

Порядок составления акта

1. Подготовительный этап
   • Определить перечень документов, подлежащих передаче;
   • Проверить их соответствие требованиям архивного законодательства (сроки хранения, классификация);
   • Сформировать список в электронном виде и распечатать для подписи.
2. Согласование
   • Согласовать список с руководителем подразделения и с архивариусом;
   • Утвердить порядок упаковки и маркировки.
3. Формирование акта
   • Заполнить шапку, реквизиты сторон и таблицу с перечнем документов;
   • Указать условия передачи и особые замечания (например, наличие конфиденциальных сведений).
4. Подписание и передача
   • Оба ответственные лица подписывают акт и ставят печати;
   • Передать оригинал акта в архив, а копию – в подразделение‑отправитель;
   • При необходимости оформить акт в электронном виде в системе документооборота.
5. Регистрация в архиве
   • Архивариус вносит запись в реестр принятых документов;
   • Присваивает каждому документу (или группе) архивный номер;
   • Обеспечивает физическое размещение материалов в соответствующем архивном фонде.

Ответственность сторон

В соответствии с ФЗ «Об архивных делах» и внутренними регламентами:

• Передающая сторона отвечает за полноту и достоверность сведений в акте, а также за сохранность документов до момента их передачи.
• Принимающая сторона обязана обеспечить надлежащий приём, регистрацию и хранение, а также своевременно уведомить передающую сторону о любых обнаруженных дефектах.

Лучшие практики оформления акта

• Использовать единый шаблон акта, утверждённый в учреждении;
• Заполнять акт в двух экземплярах (оригинал – в архив, копия – в подразделение);
• Проверять каждое поле на наличие ошибок (дат, номеров, количества листов);
• Фотографировать или сканировать документы, если они подлежат цифровой копии, и указывать ссылки в акте;
• Обеспечить наличие печати и подписи ответственного архивариуса.

Типичные ошибки и как их избежать

<h1>Акт приёма‑передачи документов</h1>
<p><b>Номер акта:</b> АПП-2026/07/001<br>
<b>Дата:</b> </p>

<h2>Стороны</h2>
<ul>
 <li><b>Передающая сторона:</b> Отдел кадров ООО «Пример», г. Москва, ул. Примерная, д.1</li>
 <li><b>Принимающая сторона:</b> Архив учреждения, г. Москва, ул. Архивная, д.5</li>
</ul>

<h2>Перечень передаваемых документов</h2>
<table border="1" cellpadding="5">
 <tr><th>№</th><th>Наименование</th><th>Дата</th><th>Номер</th><th>Объём</th><th>Состояние</th></tr>
 <tr><td>1</td><td>Договор аренды помещения</td><td></td><td>Д-2020/03/12</td><td>12 листов</td><td>Целый</td></tr>
 <!-- … остальные строки … -->
</table>

<h2>Условия передачи</h2>
<p>Документы переданы лично в 14:30. Упакованы в фирменные архивные коробки, маркированы согласно регламенту.</p>

<h2>Подписи сторон</h2>
<p><b>От передающей стороны:</b> ______________________ (Иванов И.И., начальник отдела кадров)<br>
<b>От принимающей стороны:</b> ______________________ (Петров П.П., главный архивариус)</p>

Акт приёма‑передачи документов – ключевой элемент системы архивного документооборота. Его правильное оформление гарантирует законность хранения, упрощает поиск и обеспечивает защиту интересов организации. Следуя установленным нормативным требованиям и рекомендациям, можно минимизировать риски потери или искажения архивных материалов.

Помните: каждый акт – это юридический документ, поэтому к его составлению следует подходить с полной ответственностью и вниманием к деталям.