Акт приёма‑передачи документов – это официально‑деловой документ, фиксирующий факт передачи (или получения) архивных материалов от одного субъекта (источника комплектования) к другому (архивному подразделению). Он является юридическим доказательством того, что архив принял документы на постоянное или временное хранение и обязался обеспечить их сохранность, целостность и доступность в соответствии с требованиями законодательства.

Правовая основа

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок формирования, приёма, учёта и хранения архивных документов.
• Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении форм и образцов актов приёма‑передачи архивных документов» (Приложение 20 и Приложение 35).
• Приказы Росархива (например, № 75 от ) – регламентируют работу государственных архивов и порядок подписания актов.
• Внутренние нормативные акты организации (приказ о назначении комиссии, регламент делопроизводства и т.п.).

Цели и задачи акта

1. Фиксация даты и условий передачи документов.
2. Подтверждение соответствия передаваемых материалов требованиям архивного дела (полнота описи, правильность оформления, отсутствие дефектов).
3. Определение ответственности сторон за сохранность и дальнейшее использование документов.
4. Создание доказательной базы в случае споров о праве собственности или о выполнении обязательств.

Участники процесса

Порядок оформления акта

Подготовительный этап

• Издание приказа о назначении комиссии (если требуется).
• Составление описи передаваемых документов (по форме, утверждённой в Приложении 20 к Приказу Минкультуры).
• Проверка документов на наличие печатей, подписей, целостность и соответствие требованиям (например, отсутствие скрепок, дырок).

Составление акта

Акт оформляется в двух экземплярах: один остаётся у архива, второй – у передающей стороны. В случае электронного документооборота – в двух цифровых копиях с электронными подписями.

Основные реквизиты акта (по Приложению 35)

1. Шапка: название документа, номер, дата.
2. Стороны договора: полное наименование организации‑источника и архива.
3. Перечень передаваемых материалов (по описи): наименование, количество, сроки создания, рег. номер.
4. Состояние документов (цельность, наличие дефектов, специальные условия хранения).
5. Условия передачи (постоянное хранение, срок, место хранения).
6. Подписи и печати сторон.
7. Приложения: опись, акт экспертизы, доверенность (при необходимости).

Подписание и регистрация

• Подписи ставятся в присутствии комиссии (если она создана).
• Архив вносит запись в реестр приёма‑передачи.
• Оригинал акта хранится вместе с переданными документами; копия – в архивном деле.

АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
№ ___ от «__» ___________ 2026 г.

Город ____________

Стороны акта
Передающая сторона: ООО «Пример», ИНН 1234567890, место нахождения: г. Москва, ул. Примерная, д.1.
 Представитель: Иванов И.И., должность – начальник отдела кадров.
Принимающая сторона: Государственный архив г. Москвы, ИНН 7701234567,
 представитель: Петров П.П., заведующий архивом.

Предмет передачи
Передаются документы, указанные в описи (Приложение 1), включающей:
 ⏤ Дела кадровой службы за 2015‑2025 гг. (12 дел, 4 500 листов);
 ⏤ Финансовые отчёты за 2020‑2025 гг. (8 дел, 2 300 листов);
 ─ Договоры аренды недвижимости (5 дел, 750 листов).

Состояние документов
Все документы находятся в целостном состоянии, без видимых повреждений.
При передаче использованы оригинальные бумажные носители, без скрепок и скоб.

Условия хранения
Документы передаются на постоянное хранение в архиве в соответствии с ФЗ № 125‑ФЗ.
Срок хранения – не менее 50 лет с даты подписания акта.

Подписи сторон
Передающая сторона: _______________________/И.И. Иванов
Принимающая сторона: _______________________/П.П. Петров
Приложения:
Опись передаваемых документов (в 2 экземплярах);
Акт экспертизы комплектности (при необходимости);
Доверенность (если подпись ставит представитель).

Электронный вариант акта

С 2023 года в большинстве государственных и крупных корпоративных архивов применяется электронный документооборот. При этом:

• Документ оформляеться в системе «Электронный архив» (например, «Облачный архив», «Архивное дело»).
• Подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) обеих сторон.
• Хранится в формате PDF/A‑2, который гарантирует неизменность.
• Автоматически генерируется журнал регистрации и уведомления о получении.

Типичные ошибки при оформлении акта

1. Отсутствие описи. Без полной описи невозможно подтвердить, что все документы переданы.
2. Неправильное указание реквизитов (ИНН, ОКПО, адреса) – приводит к юридическим спорам.
3. Не указаны дефекты документов. Если в акте зафиксировано, что документы «целые», а позже обнаружены повреждения, архив может нести ответственность.
4. Отсутствие подписи уполномоченного лица (например, без печати организации).
5. Не хранится оригинал акта вместе с переданными документами – в случае проверки органы могут потребовать оригинал.

Практические рекомендации

• Составляйте приказ о передаче и назначайте комиссию заранее – это ускорит процесс.
• Проверяйте документы на наличие скрепок, скоб, склеек. При необходимости проводите их удаление.
• Используйте универсальный шаблон (Приложение 20) и адаптируйте его под нужды вашей организации.
• При работе с электронными документами убедитесь, что система поддерживает подпись КЭП и хранение в формате PDF/A.
• Сохраняйте копию акта в отдельном реестре (например, в системе делопроизводства) – это упрощает поиск и контроль.

Акт приёма‑передачи документов – ключевой элемент архивного процесса, который обеспечивает юридическую чистоту передачи, фиксирует состояние и объём передаваемых материалов, а также распределяет ответственность между сторонами. Правильное оформление акта, соблюдение нормативных требований и использование современных электронных средств позволяют минимизировать риски потери или порчи архивных документов и гарантировать их сохранность на долгие годы.

Дата актуализации: 01:09:47