Дата публикации: (по информации из сети).

Смена руководителя архива – это ответственный organisational процесс, требующий официального оформления передачи дел, документов и материальных ценностей. Акт приёма‑передачи служит юридическим подтверждением того, что права и обязанности по управлению архивом переданы новому руководителю в полном объёме и без претензий со стороны сторон.

Нормативная база

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
• Постановление Правительства РФ от № 1245 «Об утверждении Положения о государственном архивном фонде».
• Внутренние нормативные акты организации (положение об архиве, инструкция по делопроизводству).

Цель и значение акта

Основные функции акта приёма‑передачи при смене руководителя архива:

1. Фиксация факта передачи – подтверждает, что архивный фонд, описи, справочники, оборудование и иные материалы переданы новому руководителю.
2. Определение ответственности – чётко указывает, кто несёт ответственность за сохранность и использование архивных документов до и после передачи.
3. Защита интересов сторон – исключает возможные споры о недостачах, повреждениях или несвоевременной сдаче дел.
4. Основание для бухгалтерского и налогового учёта – акт может использоваться при инвентаризации и отчётности.

Структура акта

Акт составляется в письменной форме и включает следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа – «Акт приёма‑передачи при смене руководителя архива».
• Дата и место составления.
• Сведения о сторонах:
  • Передающая сторона (уволенный руководитель архива, его должность, ФИО).
  • Принимающая сторона (новый руководитель архива, его должность, ФИО).
• Перечень передаваемых объектов:
  • Архивные фонды (наименование, индексы, периоды хранения).
  • Справочно‑поисковый apparatus (каталоги, картотеки, электронные базы).
  • Оборудование и материальные ценности (стеллажи, сканеры, компьютеры, мебель).
  • Нормативные и методические документы (инструкции, положения, приказы).
• Состояние объектов на момент передачи (отметка о отсутствии недостатков или перечень выявленных замечаний).
• Подписи сторон и их расшифровка.
• Печать организации (при наличии).

Порядок составления и подписания акта

1. Подготовка – outgoing руководитель совместно с бухгалтерией и службой безопасности формирует опись передаваемого имущества и документов.
2. Инвентаризация – проводится проверка наличия и состояния архивных единиц, оборудования, а также выявление возможных недостатков.
3. Составление проекта акта – на основе описи формируется текст акта, в котором указываются все реквизиты и перечень объектов.
4. Согласование – проект акта направляется на review юридическому отделу и, при необходимости, руководителю подразделения, отвечающего за архив.
5. Подписание – акт подписывается обеими сторонами в присутствии свидетелей (например, представителя отдела кадров и главного бухгалтера).
6. Регистрация – подписанный акт передаётся в архив организации для хранения в деле pessoalного дела руководителя и в архивный фонд.

Примерный шаблон акта

Ниже представлен образец акта приёма‑передачи при смене руководителя архива. Текст можно скопировать и адаптировать под конкретную организацию.

АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ АРХИВА

г. ___________ «___» __________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:

Передающая сторона:
_____________________________ (ФИО)
Должность: Руководитель архива

Принимающая сторона:
_____________________________ (ФИО)
Должность: Руководитель архива

Составляем настоящий акт о том, что:

Передающая сторона передаёт, а принимающая сторона принимает в полной собственности и без ограничений следующие объекты:
 а) Архивные фонды:
 ー Фонд «Личные дела сотрудников» (индекс № 001, период 2000‑2025 гг.)
 ー Фонд «Финансовая отчётность» (индекс № 002, период 2010‑2025 гг.)
 ౼ ... (перечислить все фонды)
 б) Справочно‑поисковый apparatus:
 ౼ Электронный каталог архива (база данных «Архив‑2025»)
 ー Картотека по предметам (№ 1‑150)
 в) Оборудование и материальные ценности:
 ー Стеллажи металлические – 20 шт.
 ౼ Сканирующее устройство ScanPro 3000 – 2 шт.
 ー Персональные компьютеры – 5 шт.
 ー Мебель (столы, стулья) – 10 комплектов
 г) Нормативные и методические документы:
 ー Положение об архиве организации (утв. приказом № 45 от )
 ౼ Инструкция по работе с электронным архивом (версия 2.1)
 ー ... (перечислить все документы)

Состояние переданных объектов на момент подписания акта:
 ౼ Все архивные единицы находятся в надлежащем состоянии, повреждений и недостатков не выявлено.
 ౼ Оборудование исправно, прошло техническое обслуживание .
 ౼ Выявленные замечания: отсутствует одна полка в стеллаже № 7 (заменена на новую ).

Претензий и возражений со стороны передающей и принимающей сторон не имеется.

Подписи:

Передающая сторона ___________________ /___________________/
Принимающая сторона ___________________ /___________________/
Свидетель от отдела кадров _____________ /___________________/
Свидетель от бухгалтерии ______________ /___________________/
(М.П.)

Примечание: шаблон можно оформить в виде таблицы или списка, но обязательно сохранить все перечисленные реквизиты.

Особенности оформления

• Акт должен быть выполнен на фирменном бланке организации (если такой имеется) либо на обычном листе формата А4 с указанием реквизитов организации в шапке.
• Желательно пронумеровать страницы и прошить их, если акт состоит из нескольких листов.
• Копия акта остаётся у передающей стороны, другая – у принимающей стороны, третья – в деле pessoalного дела руководителя, четвёртая – в архивном отделе организации.
• В случае выявления недостатков после подписания акта составляется отдельный акт о выявленных недостатках с указанием мер по их устранению.

Акт приёма‑передачи при смене руководителя архива – это не просто формальность, а важный инструмент обеспечения непрерывности архивного дела, защиты прав организации и соблюдения законодательных требований. Правильное оформление и своевременное подписание акта позволяют избежать споров, гарантировать сохранность документального наследия и обеспечить прозрачность передачи управленческих функций.

Следуя представленным рекомендациям и используя предложенный шаблон, специалисты смогут быстро и корректно оформить необходимый документ, минимизировав риски и обеспечив полную юридическую чистоту процесса смены руководства архива.