Акт приёма‑сдачи документов в архив – это официально‑деловой документ, фиксирующий факт передачи (сдачи) оригиналов или копий архивных материалов от одной стороны (передающего) к другой (принимающего). Он служит доказательством правомерности передачи, обеспечивает сохранность и учёт архивных фондов, а также защищает интересы обеих сторон.
Правовая основа
Регулирование актов приёма‑сдачи документов в архив осуществляется следующими нормативными актами РФ:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от г.
- Приказ Минкультуры России № 146 от «Об утверждении Положения о порядке формирования, учёта, хранения и использования архивных документов».
- Гражданский кодекс РФ (раздел о договорных отношениях).
- Трудовой кодекс РФ (в случае передачи документов от организации к её архиву).
Эти документы определяют:
- Обязанность вести учёт передаваемых материалов;
- Требования к оформлению актов;
- Ответственность за нарушение правил хранения.
Цели и задачи акта
- Подтверждение факта передачи – фиксирует дату, время и участников.
- Учет архивных фондов – позволяет вносить изменения в реестр архивных документов.
- Контроль качества – проверка состояния документов (целостность, комплектность).
- Юридическая защита – документ служит доказательством в случае споров.
Состав и структура акта
Стандартный акт состоит из следующих разделов:
- Шапка документа
- Наименование организации‑приёмщика (архив).
- Наименование организации‑передающего.
- Номер и дата составления акта.
- Предмет передачи
- Полное наименование архивного фонда (например, «Фонд № 12. Дела отдела кадров за 1995‑2005 гг.»).
- Перечень документов (с указанием количества листов, формата, инвентарного номера).
- Состояние документов (целиком, с повреждениями, с примечаниями).
- Условия передачи
- Способ передачи (лично, курьером, транспортом).
- Условия упаковки и маркировки.
- Сроки передачи и приёма.
- Подписи сторон
- Подпись (ФИО, должность) представителя передающего.
- Подпись (ФИО, должность) представителя принимающего.
- Печати (если применимо).
- Приложения (при необходимости)
- Инвентарные листы.
- Фотографии упаковки.
- Копии сопроводительных писем.
Порядок оформления акта
4.1 Подготовительный этап
- Составление перечня передаваемых документов (инвентарный список).
- Проверка комплектности и состояния материалов.
- Определение ответственных лиц с обеих сторон.
4.2 Составление документа
- Заполнение шапки акта (название организаций, дата, номер).
- Внесение подробного перечня документов (по каждому документу указывается: название, дата, номер, количество листов, инвентарный номер).
- Указание условий передачи (упаковка, способ транспортировки, сроки).
- Подготовка места для подписей и печатей.
4.3 Подписание и передача
- Обе стороны проверяют соответствие фактического состояния документов указанному в акте.
- Подписывают акт в присутствии свидетелей (при необходимости).
- Оригинал акта передаётся архиву, копия – сохраняется у передающего.
4.4 Регистрация в реестре
После получения акта архив вносит запись в реестр архивных фондов, указывая дату приёма, номер акта и перечень полученных материалов.
Требования к оформлению
- Документ должен быть печатным (не рукописным), шрифтом не менее 12 пт.
- Все поля заполняются без пропусков; при отсутствии данных указывается «—».
- Используются официальные реквизиты организаций (полное наименование, ИНН, ОГРН).
- Подписи должны быть оригинальными; при электронном документообороте – цифровая подпись, соответствующая требованиям ФЗ «Об электронной подписи».
- Если акт составлен в нескольких экземплярах, каждый из них считается оригиналом.
Пример шаблона акта приёма‑сдачи документов в архив
АКТ ПРИЁМА‑СДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
№ ___ от "__" __________ 2026 г. Город ____________ "____" ___________ 2026 г. Стороны Передающая сторона: ООО "Компания‑А", ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667, в лице директора Иванова И.И; Принимающая сторона: Государственный архив г. __________, ИНН 0987654321, ОГРН 7766554433221, в лице главного архивариуса Петрова П.П. Предмет передачи Передаются оригиналы документов, входящие в состав Фонда № 12 "Дела отдела кадров за 1995‑2005 гг.", включающего: ⸺ Договор № 45/1998 от – 3 листа, инв. № 12/001; ⎼ Приказ № 12/2000 от – 5 листов, инв. № 12/002; ⎼ Табель учета рабочего времени за 2003 год – 12 листов, инв. № 12/003; ⎼ и др. (см; Приложение А – Инвентарный список). Состояние документов: целостные, без повреждений, комплектные. Условия передачи Документы упакованы в архивные коробки № А-01‑2026, маркированы согласно Положению о маркировке архивных материалов. Передача осуществлена курьерской службой "Экспресс‑Доставка" г. в 13:45. Подписи сторон Передающая сторона: Принимающая сторона: _____________________/И.И. Иванов _____________________/П.П. Петров (директор) (главный архивариус) Приложения Приложение А – Инвентарный список. Приложение Б – Фотографии упаковки.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие полной инвентаризации. Всегда проверяйте, что каждый документ имеет инвентарный номер и отражён в списке.
- Неправильная маркировка. Используйте стандарты архивного маркирования (цвет, шрифт, расположение).
- Недостаточная упаковка. Для хрупких или старинных материалов применяйте архивные конверты, картонные коробки, антистатическую плёнку.
- Отсутствие подписи ответственного лица. Подпись должна ставиться только после полной проверки соответствия фактического состояния и указаний в акте.
- Неоформленные копии. Храните оригинал акта в архиве, а копию – у передающего; обе копии должны быть подписаны.
Перспективы цифровизации процесса
В последние годы всё более активно внедряются электронные системы документооборота (ЭДО) в архивную деятельность. Основные преимущества:
- Сокращение времени оформления (автоматическое заполнение реквизитов).
- Уменьшение риска потери оригинала акта (цифровая подпись, резервное копирование).
- Возможность интеграции с реестром архивных фондов и системами управления документами (DMS).
- Прозрачность процесса – каждый этап фиксируется в журнале событий.
Для перехода на электронный формат необходимо:
- Утвердить внутренний регламент использования ЭДО.
- Обеспечить наличие квалифицированных сертификатов электронной подписи.
- Обучить персонал работе с системой.
- Провести тестовый запуск и отладить интеграцию с архивным реестром.
Акт приёма‑сдачи документов в архив – ключевой документ, обеспечивающий законность, учёт и сохранность архивных материалов. Его правильное оформление позволяет избежать споров, упростить работу архивных служб и гарантировать надёжную хранность ценных документов. При переходе к электронным системам важно сохранять все требования к содержанию и подписи, чтобы цифровой акт имел ту же юридическую силу, что и бумажный.
Помните: без надёжного акта передача документов в архив может привести к утрате прав собственности, штрафам и репутационным потерям. Тщательно проверяйте каждый пункт, используйте шаблоны и соблюдайте нормативные требования.