Акт приёма‑сдачи в архив – документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от организации (или физического лица) в архив и их последующее принятие архивом. Правильное оформление акта необходимо для соблюдения требований законодательства, обеспечения надёжного учёта и возможности последующего доступа к документам.

Понятие и назначение акта

Акт приёма‑сдачи (далее – акт) служит:

• доказательством передачи документов в государственное (или частное) хранение;
• основой для внесения сведений в реестр архивных фондов;
• контрольным инструментом, позволяющим проверить полноту и правильность оформления передаваемых материалов;
• источником информации для последующего использования архивных документов;

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные акты, регулирующие оформление акта приёма‑сдачи:

1. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 56 (ред. от ) – Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции.
2. Приказ Росархива от № 24 – Положение о порядке приёма‑передачи архивных документов на хранение в государственный архив (п. 37.8).
3. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (от ) – общие требования к архивированию и оформлению актов.
4. Локальные нормативные акты организаций (инструкции, положения о передаче документов в архив).

Состав и структура акта

Стандартный акт состоит из следующих разделов (может немного отличаться в зависимости от шаблона, утверждённого в конкретном архиве):

Пошаговый порядок заполнения акта

1. Подготовка сдаточной описи. В справочном аппарате указываются:
   • название и номер описи;
   • количество экземпляров описи;
   • количество принятых архивом дел‑страховых копий.
2. Проверка комплектности. На этапе приёма‑передачи проверяют наличие всех документов, их соответствие описи и отсутствие лишних материалов.
3. Оценка состояния. При обнаружении особенностей (повреждения, недостающих листов) фиксируют их в отдельном пункте акта.
4. Заполнение реквизитов. Вносят:
   • номер акта (например, «АКТ № 12»);
   • дату составления (по формату ДД.MM.ГГГГ);
   • полные реквизиты сторон (ИНН, КПП, адрес, телефон).
5. Указание предмета передачи. Перечисляют каждое дело/фонд:

   
   № | Наименование дела | Номер описи | Кол‑во листов | Кол‑во томов | Примечание
   ---|-------------------|-------------|---------------|--------------|-----------
   1 | Дела кадрового отдела | ОП‑2025‑01 | 12 340 | 5 | Полные
   2 | Дела бухгалтерии | ОП‑2025‑02 | 8 210 | 3 | Есть 2 повреждённых листа
    

6. Подписи и печати. После проверки обе стороны ставят подписи, указывают расшифровку и ставят печати (если они предусмотрены).
7. Приложения. К акту прикладывают сдаточную опись, копии договоров, акт проверки состояния и, при необходимости, электронные файлы в виде CD/DVD/облачного хранилища.

Ниже – типовой шаблон акта, который можно скопировать в любой текстовый редактор и адаптировать под свои нужды.

<h1>АКТ № ___ о приёме‑передаче архивных документов</h1>
<p>Дата: ___ <span style="text-decoration: underline;">____</span></p>

<h2>1. Стороны</h2>
<ul>
 <li><b>Передающая сторона:</b> ОАО «Пример», ИНН 1234567890, КПП 123456789, г. Москва, ул. Примерная, д.1</li>
 <li><b>Принимающая сторона (архив):</b> Государственный архив г. Москвы, ИНН 7701234567, г. Москва, ул. Архивная, д.2</li>
</ul>

<h2>2. Предмет передачи</h2>
<table border="1" cellpadding="4" cellspacing="0">
 <tr>
 <th>№</th><th>Наименование дела</th><th>Номер описи</th><th>Кол‑во листов</th><th>Кол‑во томов</th><th>Примечание</th>
 </tr>
 <tr>
 <td>1</td><td>Дела кадрового отдела</td><td>ОП‑2025‑01</td><td>12 340</td><td>5</td><td>Полные</td>
 </tr>
 <tr>
 <td>2</td><td>Дела бухгалтерии</td><td>ОП‑2025‑02</td><td>8 210</td><td>3</td><td>2 листа повреждены</td>
 </tr>
</table>
<h2>3. Состояние документов</h2>
<p>Все переданные документы находятся в полном комплекте, за исключением указанных в примечании повреждённых листов. Копии страховых копий не обнаружены.</p>

<h2>4. Подписи сторон</h2>
<table border="0" cellpadding="5">
 <tr>
 <td>От организации‑сдатчика:</td>
 <td>_____________________/Иванов И.И.</td>
 <td>(Руководитель отдела кадров)</td>
 </tr>
 <tr>
 <td>От архива:</td>
 <td>_____________________/Петров П.П.</td>
 <td>(Главный архивариус)</td>
 </tr>
</table>
<p>Печать организации: ______________________</p>
<p>Печать архива: ______________________</p>

Особенности передачи электронных документов

• Формат и целостность. Электронные файлы должны быть сохранены в неизменяемом формате (PDF/A, TIFF, XML) и проверены на отсутствие повреждений (контрольные суммы MD5/SHA‑256).
• Метаданные. Необходимо оформить метаданные в соответствии с ГОСТ 7.0‑97 «Библиографическая запись» и указать их в акте (раздел «Электронные документы»).
• Средства передачи. Приём может осуществляться через защищённые каналы: CD/DVD‑диск, USB‑накопитель с шифрованием, облачное хранилище с ограниченным доступом.
• Подтверждение получения. Архив выдаёт электронный акт‑квитанцию, в которой фиксируются хеш‑суммы полученных файлов.

Типичные ошибки и рекомендации

Приложения и полезные ресурсы

• Образец акта приёма‑сдачи в архив (PDF) – готовый шаблон для печати.
• Форма Word‑документа с полями для автозаполнения.
• КонсультантПлюс: Приказ Судебного департамента от № 56 (ред. от ) – полное содержание инструкции.
• Росархив: Приказ от № 24 – порядок приёма‑передачи архивных документов.