Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Актуальность: На грамотно составленная должностная инструкция (ДИ) руководителя структурного подразделения по делопроизводству и архиву — это не просто формальность, а ключевой инструмент управления кадровыми рисками, обеспечения правового режима документооборота и соответствия требованиям Росархива и ГОСТ Р 7․0․97–2016․ Несмотря на то, что по общему правилу (ч․ 1 ст․ 57 ТК РФ) ДИ не является обязательным документом для всех категорий работников, для руководителей специализированных служб её наличие является стандартом деловой практики и требованием многих отраслевых нормативных актов․

Нормативно-правовая база: на что опираться в 2026 году

При разработке инструкции необходимо ссылаться на актуальный пакет документов:

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): ст․ 57 (содержание трудового договора), ст․ 60 (трудовая функция), ст․ 72 (перевод на другую работу), ст․ 72․1–72․2 (изменение условий труда), ст․ 100–101 (нормы выработки, тарифные ставки), ст․ 135 (система оплаты труда)․
Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред․ на 2026 г․) — базовый закон для архивной деятельности․
ГОСТ Р 7․0․97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Организация делопроизводства в организации․ Общие требования» — главный технический стандарт регламентирующий процессы․
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых составов и сроков хранения документов․․․» (актуальные редакции на 2026 г․)․
Профессиональные стандарты: «Специалист по делопроизводству» (приказ Минтруда от № 236н), «Архивист» (приказ Минтруда от № 100н) — определяют квалификационные требования․
Локальные нормативные акты (ЛНА) организации: Устав, Положение об отделах, Штатное расписание, Положение о делопроизводстве, Инструкция по делопроизводству․

Структура должностной инструкции (классическая схема)

Согласно рекомендациям Роструда и судебной практике, ДИ должна содержать 4 основных раздела (п․ 3 ч․ 2 ст․ 57 ТК РФ):

Общие положения (категория, подчинение, требования к квалификации)․
Должностные обязанности (конкретный перечень трудовой функции)․
Права (полномочия для выполнения обязанностей)․
Ответственность (виды и основания)․

Рекомендуется добавлять: «Взаимосвязи» (с кем взаимодействует), «Условия труда», «Порядок замещения» (кто исполняет обязанности при отсутствии)․

Детальная проработка разделов (Примерное содержание)

Общие положения

Данный раздел фиксирует статус сотрудника․

Категория работника: Руководители (код по ОКЗ/ОКПДТР), специалисты управленческого звена․
Подчинение: Непосредственно подчиняеться директору (генеральному директору / руководителю административно-хозяйственного департамента)․
Назначение/Отстранение: Приказом руководителя организации на основании трудового договора․
Квалификационные требования (с учетом профстандартов):
- Образование: Высшее (профильное: архивоведение, делопроизводство, управление документооборотом, юриспруденция, управление) ИЛИ Среднее профессиональное (профильное) + курсы повышения квалификации (не менее 250 часов) по профилю «Делопроизводство и архивное дело»․
- Стаж: Работа по специальности не менее 3 лет (для высшего) или 5 лет (для СПО), из них в руководящей позиции — не менее 1 года․
- Ключевые компетенции (Hard Skills): Глубокое знание 125-ФЗ, ГОСТ Р 7․0․97–2016, 149-ФЗ (персональные данные), 63-ФЗ (ЭЦП), навыки работы в СЭД (1С:Документооборот, Directum, DIADOC, СБИС и др․), методология формирования номенклатур дел, экспертизы стоимости и сроков хранения, оцифровки и электронного архивирования․
Должен знать: Устав организации, Положение об отделе, Инструкцию по делопроизводству, планографик сдачи дел в архив, правила охраны труда, требования по защите гостайны/персданных (если применимо)․

Должностные обязанности (Ядро инструкции)

Обязанности делятся на два стратегических блока: Управление делопроизводством и Управление архивом․

Блок А: Организация делопроизводства и документационного обеспечения управления

Разработка и актуализация Инструкции по делопроизводству организации, утверждение номенклатуры дел, графиков сдачи дел в архив, реестров форм документов․
Организация единого регистрационного журнала (входящая/исходящая/внутренняя корреспонденция) — бумажного и/или электронного (СЭД)․ Контроль за соблюдением регистрационных процедур (ГОСТ Р 7․0․97–2016, п․ 5․3)․
Обеспечение контроля исполнения поручений руководства, поручений вышестоящих органов, контрольных сроков ответов на обращения граждан (ФЗ-59)․
Внедрение и администрирование Системы электронного документооборота (СЭД): настройка маршрутов согласования, прав доступа, шаблонов документов, интеграция с внешними контурами (ЭДО с контрагентами, ГИС, налоговая)․
Организация работы с управленческой документацией (приказы, распоряжения, постановления, протоколы совещаний): регистрация, учет, контроль актуальности, публикация на интранете/доске объявлений․
Методическое руководство делопроизводителями структурных подразделений (ответственными секретарями): проведение инструктажей, аудит состояния делопроизводства в отделах, помощь в формировании дел․

Блок Б: Управление архивом и долгосрочным хранением

Формирование фонда архива (стационарного/промежуточного): приемка дел от структурных подразделений по актам приема-передачи (ф․ № 0404077 / 0404078), проверка оформления дел (сборка, прошивка, опечатка, опись)․
Проведение экспертизы документов на предмет стоимости и сроков хранения (экспертная комиссия): подготовка материалов, ведение протоколов, утверждение акта отбора․ Обеспечение соблюдения сроков хранения (временные / постоянные)․
Организация хранения и учета архивных дел: адресное хранение, ведение справочно-поискового аппарата (описей, реестров, карточек учета), инвентаризация фондов․
Обеспечение доступа к архивной информации: выдача дел на временное пользование (под роспись/в СЭД), выдача справок, выписок, заверенных копий (с учетом режима доступа: ГТ, ДСП, Персданные, Коммерческая тайна)․
Организация оцифровки (сканирования) архивных фондов для формирования электронного архива: требования к качеству сканирования (ГОСТ Р 7․0․99–2018), метаданным, электронной подписи на образах документов․
Работа с электронным архивом (долгосрочное хранение ЭД): обеспечение целостности, читаемости, подлинности ЭД на протяжении всего срока хранения (миграция форматов, проверка ЭЦП/ЭП)․
Подготовка и сдача документов в государственные архивы (по истечении сроков хранения или при ликвидации/реорганизации) в порядке, установленном Росархивом․

Блок В: Управленческие и кадровые функции (как руководителя отдела)

Планирование работы отдела (планово-графики, KPI), распределение задач между сотрудниками (делопроизводители, архивисты, операторы СЭД, курьеры)․
Организация эффективного взаимодействия сотрудников отдела, направление их усилий на своевременное, полное и качественное выполнение задач․
Участие в разработке бюджета отдела (закупка расходников, обслуживание СЭД, оцифровка, ремонт помещений архива, закупка стеллажей/климат-техники)․
Оценка эффективности труда подчиненных, подготовка материалов для аттестации, поощрений, наложения взысканий․
Обеспечение охраны труда, пожарной безопасности, режима доступа в помещениях архива и регистратуры․
Контроль за соблюдением требований 152-ФЗ «О персональных данных» при обработке документов с ПДн (локальные акты, оценка угроз, учет инцидентов)․

Права

Права дают легальные инструменты для исполнения обязанностей․

Требовать от структурных подразделений соблюдения Инструкции по делопроизводству, предоставления документов в архив в установленные сроки и надлежащем виде․
Запрашивать у любого сотрудника организации документы и сведения, необходимые для выполнения служебных обязанностей․
Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию делопроизводства, внедрению новых технологий (СЭД, ЭДО, ИИ-классификация), изменению штатного расписания отдела․
Привлекать специалистов других подразделений (юристов, ИТ, охраны труда) для решения вопросов в ведении отдела․
Иметь доступ ко всей документации организации (в пределах разрешений по защите гостайны/коммерческой тайны), необходимой для регистрации, учета, экспертизы и архивирования․
Подписывать исходящую корреспонденцию, акты приема-передачи дел, описи, справки, выписки в пределах своей компетенции․
Обучаться (повышение квалификации не реже 1 раза в 3–5 лет за счет организации)․

Ответственность

Сформулируйте конкретно, ссылаясь на кодексы:

Дисциплинарная (ст․ 192 ТК РФ): за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей (просрочка регистрации, потеря документов, нарушение сроков сдачи в архив, неисполнение поручений руководства) — замечание, выговор, увольнение (п․ г п․ 6 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ — грубое нарушение трудовых обязанностей руководителем)․
Материальная (ч․ 1 ст․ 238 ТК РФ): за прямой реальный ущерб, причиненный организации (уничтожение уникальных документов, утечка коммерческой тайны/персданных, приводящая к штрафам/искам) — в полной сумме (договор о полной индивидуальной материальной ответственности — обязателен для руководителя архива/делопроизводства)․
Административная (КоАП РФ): ст․ 13․10 (нарушение правил ведения архивов), ст․ 13․11 (непредставление документов в госархив), ст․ 19․5 (неисполнение законного требования должностного лица), ст․ 13․14 (нарушение законодательства о персональных данных)․
Уголовная (УК РФ): ст․ 283 (незаконное получение сведений, составляющих коммерческую/налоговую/банковскую тайну), ст․ 272 (неправомерный доступ к компьютерной информации), ст․ 297 (уничтожение, повреждение или скрывание документов)․

Важные нюансы 2026 года: на что обратить внимание

Электронный документооборот и гибридный формат

Инструкция обязана регламентировать ответственность начальника за:

Работа в двух контурах (бумага + СЭД): правила параллельного ведения, приоритет юридической силы оригинала vs ЭД с ЭЦП․
Обеспечение правовой значимости электронных документов (наличие квалифицированной ЭЦП, меток времени, соблюдение 63-ФЗ)․
Формирование электронного архива как самостоятельного фонда с собственной номенклатурой и сроками хранения․
Контроль за мобилизационным запасом/удаленкой: как сотрудники в удаленке подписывают документы (ЭЦП на токенах/облаке), как передают оригиналы в архив․

Персональные данные и коммерческая тайна

В обязанности нужно явно включить: «Обеспечение режима конфиденциальности при работе с документами, содержащими персональные данные (согласование с ДСП/ОИБ), коммерческую тайну, гостайну․ Контроль за учетом носителей конфиденциальной информации при передаче в архив и выдаче на руки»․

Квалификация: образование vs стаж

Согласно профстандартам и практике (указано в исходных данных):

Для начальника отдела, базовое требование: Высшее образование (профильное или непрофильное + переподготовка) + стаж руководящей работы․
Для делопроизводителей/архивистов (подчиненных): допускается Среднее профессиональное образование (техникумы колледжи по архивоведению/делопроизводству) без стажа или Высшее/Неполное высшее/СПО + стаж от 6 месяцев․
В ДИ руководителя отразите требование к повышению квалификации (не реже 1 раза в 5 лет, лучше раз в 3 года) по программам не менее 16/72/250 часов․

Порядок утверждения и ознакомления (Процедура ввода в действие)

Разработка: HR-специалист / Начальник отдела / Юрист / ИТ-руководитель (по СЭД)․
Согласование: Виза заместителя генерального директора / директора по администрированию, Главного бухгалтера (по материальной ответственности), Профсоюза (если есть, ст․ 372 ТК РФ)․
Утверждение: Приказ (распоряжение) руководителя организации «Об утверждении должностной инструкции начальника отдела делопроизводства и архива»․ Дата вступления в силу․
Ознакомление под роспись: Сотрудник знакомится с ДИ ПЕРЕД началом работы (в день заключения ТД или перевода) — п․ 3 ч․ 2 ст․ 68 ТК РФ․ Подпись в экземпляре инструкции (хранится у HR) и в журнале ознакомления / личной карточке (Т-2)․
Изменения: При изменении трудовой функции (ст․ 72 ТК РФ) — доп․ соглашение к ТД + новая редакция ДИ + новый приказ + повторное ознакомление․

Типовая структура документа (Шаблон для копирования)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Ромашка»
______________ /Иванов И․И․/
«___» _____________ 202_ г․


ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Начальника отдела делопроизводства и архива

I․ Общие положения
Начальник отдела делопроизводства и архива (далее — Начальник отдела) относится к категории руководителей (специалистов управленческого звена)․
Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом Генерального директора на основании трудового договора;
Начальник отдела непосредственно подчиняется Директору по администрированию (или Генеральному директору)․
В случае временного отсутствия Начальника отдела (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности исполняет лицо, определенное приказом Генерального директора, получившее соответствующее ознакомление с ДИ․
На должность Начальника отдела назначается лицо, имеющее:
 ౼ Высшее образование (профильное: «Архивоведение», «Делопроизводство», «Управление документооборотом», «Юриспруденция») ИЛИ высшее непрофильное + диплом о профессиональной переподготовке (не менее 250 ч․);
 ー Стаж работы по специальности не менее 3 лет, из них в руководящей должности — не менее 1 года;
 ౼ Знание: 125-ФЗ, ГОСТ Р 7․0․97–2016, 149-ФЗ, 63-ФЗ, 152-ФЗ, основ информационной безопасности, опыт администрирования СЭД (1С/Директум/СБИС)․
Начальник отдела должен знать: Устав ООО «Ромашка», Положение об отделе, Инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел, график сдачи дел в архив, правила охраны труда и пожарной безопасности в архивных помещениях․

II․ Должностные обязанности
Организация делопроизводства:
Разрабатывает и актуализирует локальные нормативные акты по делопроизводству (Инструкция, Номенклатура дел, График сдачи, Реестры форм)․
Обеспечивает единую регистрацию входящей, исходящей, внутренней корреспонденции (бумажной и электронной в СЭД)․
Организует контроль исполнения поручений руководства и контрольных сроков ответов на обращения (ФЗ-59)․
Администрирует СЭД: настройка прав доступа, маршрутов, шаблонов, интеграций․
Методически руководит работой делопроизводителей подразделений (ответственных секретарей)․

Управление архивом:
Организует приемку дел в архив по актам приема-передачи с проверкой оформления (сборка, опечатка, опись)․
Обеспечивает проведение экспертизы документов на предмет стоимости и сроков хранения (создание экспертной комиссии, протоколирование)․
Обеспечивает адресное хранение, учет (описи, реестры, СЭД), инвентаризацию фондов․
Организует выдачу документов, справок, выписок с соблюдением режима доступа (ГТ, ДСП, Персданные, Коммерческая тайна)․
Руководит работой по оцифровке фондов и формированию электронного архива (долгосрочное хранение ЭД)․
Подготавливает и сдает документы в государственные архивы в установленном порядке․

Руководство персоналом и ресурсами:
Планирует работу отдела, распределяет задачи, оценивает эффективность (KPI)․
Готовит проект бюджета отдела (расходники, СЭД, оцифровка, оборудование архива)․
Обеспечивает соблюдение охраны труда, пожарной безопасности, режима доступа в архиве․

III․ Права
Требовать от подразделений соблюдения правил делопроизводства и сроков сдачи дел в архив․
Запрашивать у сотрудников документы и сведения для регистрации, учета, экспертизы․
Вносить на рассмотрение руководства предложения по оптимизации процессов, внедрению ИТ, изменению штатного расписания․
Подписывать исходящие письма, акты приема-передачи, описи, справки в пределах компетенции․
Привлекать специалистов смежных служб (юридическую, ИТ, охраны информации)․
Проходить обучение/повышение квалификации за счет организации․

IV․ Ответственность
Неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей — дисциплинарная ответственность до увольнения (ст․ 192, п․ г п․ 6 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ)․
Причинение материального ущерба — полная материальная ответственность (договор о ПМО, ст․ 238 ТК РФ)․
Нарушение законодательства об архивах, персональных данных, коммерческой тайне — административная (КоАП РФ ст․ 13․10, 13․11, 13․14) и/или уголовная ответственность (УК РФ ст․ 272, 283, 297)․
Нарушение правил охраны труда и пожарной безопасности в архиве — в соответствии с ТК РФ и спецзаконами․

V․ Взаимосвязи
Взаимодействует со всеми структурными подразделениями по вопросам регистрации, учета, хранения и выдачи документов․
Взаимодействует с Юридическим отделом — по правовым аспектам, режиму тайны, договорам․
Взаимодействует с ИТ-отделом / Администраторами СЭД, по техническому сопровождению, резервному копированию, миграции данных․
Взаимодействует с Службой безопасности / ОИБ — по режиму доступа, учету носителей, инцидентам безопасности․
Представляет организацию в государственных архивах, Росархиве, при проверках контролирующих органов․



СОГЛАСОВАНО
Директор по администрированию ______________ /Петров П․П․/
«___» _____________ 202_ г․

ОЗНАКОМЛЕН(А) ПОД РОСПИСЬ
________________ /Сидоров С․С;/ (Начальник отдела)
«___» _____________ 202_ г․

Чек-лист HR: типичные ошибки при составлении ДИ

Копирование типовика без адаптации: Не учтены специфика СЭД, электронного архива, работа с ПДн/КТ․
Отсутствие ссылки на профстандарты: Риск претензий ГИТ (Государственной инспекции труда) при проверке соответствия квалификации․
Размытые формулировки: «Обеспечивает работу архива» вместо «Организует приемку дел по актам ф․ 0404077 с проверкой сборки и описи»․
Нет договора о полной материальной ответственности (ПМО): Руководитель архива обязан иметь подписанный договор ПМО (п․ 2 ч․ 1 ст․ 244 ТК РФ — работа с ценностями/документами строгой отчетности/архивным фондом); Без договора взыскать ущерб в полной сумме нельзя․
Нарушение процедуры ознакомления: Подпись получена после начала работы или отсутствует экземпляр у сотрудника․
Игнорирование изменений в ТД: Изменились функции (внедрили новый СЭД, передали архив в аутсорсинг), ДИ не обновлена, доп․ соглашение не подписано․

Должностная инструкция начальника делопроизводства и архива в 2026 году — это гибридный документ, объединяющий классическое архивоведение (125-ФЗ, ГОСТ Р 7․0․97) и современное управление информацией (СЭД, ЭДО, 63-ФЗ, 152-ФЗ, кибербезопасность)․ Качественно проработанная ДИ:

Снимает неопределенность в зоне ответственности между ИТ, Юристами, Администрацией и Архивом․
Служит основанием для объективной оценки эффективности (KPI) и обоснованных взысканий/поощрений․
Является ключевым документом при проверках Росархива, ГИТ, Роскомнадзора (по ПДн) и судебных спорах о юридической значимости документов․

Рекомендация: Пересматривайте инструкцию ежегодно (при утверждении нового Графика сдачи дел в архив, Номенклатуры дел или после крупных изменений в ИТ-ландшафте организации) и фиксируйте изменения через приказ и доп․ соглашения к трудовым договорам․

Данная статья носит информационно-консультативный характер․ При разработке локального нормативного акта рекомендуется привлечь трудового юриста и специалиста по архивному делу для учета отраслевой специфики вашей организации․