Актюбинское областное управление культуры архивов и документации (далее – Управление) является территориальным органом Министерства культуры и информации Республики Казахстан, осуществляющим государственное управление в сфере культуры, архивного дела и документационного обеспечения на территории Актюбинской области.

История создания и развития

Управление образовано в рамках реформы системы государственного управления культурой и архивами, проведённой в начале 2000‑х годов. Его предшественником было Государственный архив Актюбинской области, который ведёт свою историю с 1930‑х годов, когда в городе Актобе был создан первый областной архив для хранения документов советского периода.

С момента создания Управление последовательно расширяло свои функции: помимо традиционного архивного дела оно начало курировать вопросы сохранения культурного наследия, организации выставочной и просветительской деятельности, а также обеспечения документационного сопровождения государственных и муниципальных учреждений.

Структура и руководство

Управление состоит из нескольких отделов, каждый из которых отвечает за своё направление деятельности:

• Отдел архивного хранения и использования документов – обеспечивает приём, учёт, хранение и предоставление архивных фондов.
• Отдел документационного обеспечения и контроля – отвечает за организацию работы с документами в государственных органах, контроль за соблюдением нормативных актов по делопроизводству.
• Отдел культуры и просветительской работы – планирует и реализует культурные мероприятия, выставки, лекции, работа с музеями и библиотеками.
• Отдел информационных технологий – обеспечивает электронный документооборот, создание и поддержание электронных архивов, работу с банком данных о персонале.

На момент руководство Управления выглядит следующим образом:

• Директор – М. Кодекс (примерное имя, взятое из предоставленных данных).
• Заместитель директора по архивному делу – ответственный за контроль своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок о трудовой деятельности, ведение трудовых книжек и иной кадровой документации.
• Председатель профсоюзного комитета – представляет интересы сотрудников в вопросах труда и социальной защиты.

Основные функции и задачи

Управление осуществляет следующие ключевые функции:

1. Государственное управление архивным делом на территории области: формирование, комплектование, хранение и использование архивных документов.
2. Обеспечение соблюдения законодательства в сфере документационного обеспечения и делопроизводства в государственных и муниципальных органах.
3. Организация и проведение культурно‑просветительских мероприятий: выставки, лекции, фестивали, посвящённые истории и культуре Актюбинской области.
4. Создание и поддержание электронных архивов и банков данных, включая банк данных о персонале организаций.
5. Оказание консультационной и методической помощи учреждениям культуры, архивам и документационным службам.
6. Выдача архивных справок, подтверждающих сведения о фактах биографии, трудовой деятельности, правоотношениях и других юридически значимых данных.

Услуги для населения и организаций

Управление предоставляет широкий спектр услуг, доступных как гражданам, так и юридическим лицам:

• Поиск и предоставление архивных справок по запросу (о birth, marriage, death, трудовой деятельности и т.д.).
• Консультации по вопросам ведения делопроизводства, хранения документов и перевода их в электронный вид.
• Организация экскурсий по архивным фондам и выставкам для школьников и студентов.
• Помощь в подготовке документов для подачи в государственные органы (например, справки о несудимости, о месте жительства и др.).
• Доступ к электронному каталогу архивных фондов через официальный сайт Управления.

Контактная информация

Для обращения в Актюбинское областное управление культуры архивов и документации можно воспользоваться следующими реквизитами:

• Адрес: Республика Казахстан, Актюбинская область, г. Актобе, проспект Абулхаир‑хана, д. 40, офис 660.
• Телефон: (7132) -60‑312.
• Электронная почта: arhiv.aqtobe@yandex.kz (примерный адрес, указанный в источниках).
• Заместитель директора: 8 (7132) -4‑78‑69.
• Официальный сайт: раздел «Управление культуры, архивов и документации» на портале акимата Актюбинской области.

Также имеется информация о доступности здания: наличие пандуса и удобного входа для людей с ограниченными возможностями.

Актюбинское областное управление культуры архивов и документации играет важную роль в сохранении исторической памяти региона, обеспечении законопослушного документооборота и развитии культурной жизни области. Благодаря слаженной работе своих отделов и квалифицированному персоналу Управление успешно выполняет возложенные на него государственные функции, предоставляя качественные услуги населению и организациям Актюбинской области.