Современное делопроизводство всё чаще переходит в электронный вид, поэтому организация архивного хранения электронных документов (ЭД) становится обязательной частью информационной политики любого предприятия. Ниже представлен подробный алгоритм подготовки и передачи электронных дел в архив организации, основанный на действующем законодательстве и нормативно‑методических требованиях РФ по состоянию на 2025 год.

Нормативная база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, регулирующий порядок приема, хранения и использования документов.
• Правила ведения делопроизводства и организации архивного хранения в организациях (утв. Приказом Минкультуры России № 77 от ) – содержат пункты 4;33, 144 и др., непосредственно регламентирующие передачу дел в архив.
• ГОСТ Р 7.0.8‑2025 «Документооборот. Дела. Общие требования» – обновляет терминологию, устанавливает стандарты оформления дел (в т.ч. электронных) и порядок составления описей.
• Приказы и рекомендации Федерального архивного агентства (Росархив) – уточняют требования к электронным архивным системам (СЭД, СХЭД) и формату обмена данными с государственными архивами.

Все перечисленные нормативные акты обязательны для соблюдения при подготовке электронных дел к передаче в архив организации.

Этапы подготовки передачи электронных дел

1. Определение перечня дел, подлежащих архивному хранению – выделяются документы, не предназначенные для уничтожения, для уничтожения, а также те, которые подлежат постоянному, долговременному (более 10 лет) или временному хранению.
2. Составление графика передачи дел в архив – график составляется в свободной форме работниками архива совместно с руководителями структурных подразделений, затем согласовывается и утверждается руководителем организации (п. 4.33 Правил).
3. Оформление электронных дел – включает:
   • переплет (в электронном виде – формирование пакета файлов в соответствии с установленной структурой дела);
   • прошивание (создание сквозного идентификатора дела, например, UUID);
   • пронумерация листов/файлов внутри дела;
   • расположение документов в хронологическом порядке;
   • формирование описи к каждому делу (см. п. 3).
4. Составление и согласование описей – опись содержит:
   • наименование организации (полное и сокращённое);
   • номер фонда;
   • номер(а) описи электронных документов;
   • номер(а) дела по описи;
   • крайние даты документов, записанных на физически обособленный носитель;
   • дополнительные отметки об ограничении доступа (при необходимости).

   Описи согласовываются экспертной комиссией организации и утверждаются её руководителем.

5. Техническая подготовка передачи – проверка совместимости СЭД организации с информационной системой государственного архива (СХЭД), обеспечение возможности конвертации форматов, проверка целостности файлов (контрольные суммы, электронные подписи).
6. Фактическая передача – передача электронных дел осуществляется по утверждённому графику через защищённые каналы (SFTP, VPN, специализированные шлюзы обмена данными) с формированием сопроводительных актов приёма‑передачи.
7. Подтверждение приёма и внесение в реестр архива – после получения архив формирует акт приёма, вносит сведения о деле в свой реестр и выдаёт организации подтверждение о принятии на хранение.

Требования к оформлению электронного дела

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2025 и пункту 144 Правил, электронное дело должно соответствовать следующим критериям:

• Структура дела – наличие обязательных элементов: заголовок дела, список документов (с порядковыми номерами), примечания о конфиденциальности.
• Метаданные – каждый файл дела должен содержать набор атрибутов (автор, дата создания, версия, тип документа, уровень доступа).
• Форматы файлов – предпочтительно использовать открытые, долговечные форматы (PDF/A‑2/3, TIFF, XML, CSV). Запрещено использование проприетарных форматов без гарантии долгосрочной читаемости.
• Контроль целостности – вычисление контрольных сумм (MD5, SHA‑256) и их запись в опись; наличие электронной подписи уполномоченного лица.
• Ограничение доступа – при наличии конфиденциальной информации в описи дела указываются коды ограничения (например, «Секретно», «Для служебного пользования») и соответствующие технические меры (шифрование, разделение доступа).

Технические аспекты: СЭД и СХЭД

Для успешной передачи электронных дел необходимо обеспечить взаимодействие двух систем:

• СЭД (система электронного документооборота организации) – источник электронных документов и нормативно‑справочного аппарата (номенклатура дел, классификаторы).
• СХЭД (система хранения электронных документов архива) – приёмная сторона, обеспечивающая долгосрочное хранение, индексацию и предоставление доступа.

Требования к взаимодействию:

1. Соблюдение единого формата обмена (например, OAIS‑совместимый пакет SIP – Submission Information Package).
2. Наличие механизма проверки подлинности и целостности (цифровые подписи, хэш‑суммы).
3. Поддержка версионирования: возможность хранения нескольких версий одного документа с указанием дат вступления в силу.
4. Обеспечение возможности конвертации форматов в случае устаревания исходного типа файла.
5. Журналирование всех операций передачи (кто, когда, какой пакет передан, результат проверки).

Согласование и утверждение документации

Перед фактической передачей необходимо оформить следующий пакет документов:

• График передачи дел в архив – подписан руководителем организации и руководителем архива.
• Описи к делам – согласованы экспертной комиссией и утверждены руководителем.
• Акт приёма‑передачи электронных дел – формируется после передачи, подписывается представителями обеих сторон.
• Отчёт о выполнении графика – содержит информацию о фактически переданных делах, датах, результатах проверки целостности.

Все документы хранятся в электронном виде в СЭД организации и одновременно направляются в архив для включения в его реестр.

Хранение и обеспечение доступа к электронным делам в архиве

После принятия на хранение архив обеспечивает:

• Размещение электронных дел в долгосрочном хранилище с резервным копированием (минимум 3 копии на разных носителях).
• Индексацию по полям описи (номер дела, даты, ключевые слова) для быстрого поиска.
• Контроль условий хранения (температура, влажность, защита от магнитных полей) для физических носителей, если они используются.
• Предоставление доступа пользователям в соответствии с уровнем конфиденциальности, указанным в описи (через систему аутентификации и авторизации).
• Периодическую проверку целостности файлов (например, раз в год) и миграцию на новые форматы при необходимости.

Рекомендации по оптимизации процесса передачи

1. Автоматизация формирования описей – использование шаблонов и скриптов в СЭД для автоматического заполнения метаданных и генерации описей в требуемом формате.
2. Регулярное обновление номенклатуры дел – актуальная номенклатура снижает количество ошибочно включённых в архив документов.
3. Обучение сотрудников – проведение инструктажей по правильному оформлению электронных дел и работе с СЭД/СХЭД.
4. Мониторинг соблюдения графика – внедрение системы напоминаний и KPI, связанных с timely передачей дел.
5. Использование электронного документооборота с функцией архивации – некоторые современные СЭД имеют встроенный модуль «архив», который автоматически формирует пакеты для передачи.
6. Согласование с государственными архивами заранее – уточнение требований к форматам, метаданным и способам передачи до начала проекта.

Подготовка передачи электронных дел в архив организации – это комплексный процесс, требующий соблюдения нормативных требований, технической готовности систем и чёткой организационной работы. Следуя представленному алгоритму, организации смогут:

• обеспечить законность и прозрачность архивного хранения;
• снизить риски потери информации и нарушения конфиденциальности;
• оптимизировать расходы на хранение за счёт своевременной передачи и уничтожения документов, не подлежащих архивированию;
• повысить эффективность работы с документооборотом благодаря чёткой структуре и метаданным.

Соблюдение данных рекомендаций позволит не только выполнить обязательства перед законодательством, но и превратить архив в надёжный ресурс для будущего использования знаний и доказательной базы организации.