Данная статья посвящена подробному анализу ключевого нормативного правового акта, регулирующего архивное дело в судебной системе РФ — Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157 (в ред. от 30 декабря 2013 г.).

Общие сведения и правовая основа

Инструкция является локальным нормативным актом ведомственного характера, обязательным для исполнения всеми федеральными судами общей юрисдикции (областными, краевыми, судами республик, автономных округов, автономных областей, судами военных округов/флотов, а также районными судами).

Ключевые реквизиты документа:

• Наименование: Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования.
• Утверждающий орган: Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации.
• Номер и дата приказа: Приказ № 157 от .
• Дата вступления в силу: С 1 января 2006 года (с учетом изменений Приказа от ).
• Сфера действия: Документирование, архивирование, хранение и использование дел судов общей юрисдикции.

Документ разработан во исполнение Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Федерального закона от № 112-ФЗ «Об архивировании документов, подлежащих передаче в государственные архивы Российской Федерации», а также руководствуясь типовыми инструкциями Росархива.

Структура Инструкции

Инструкция состоит из следующих основных разделов, каждый из которых регламентирует определенный этап жизненного цикла документа в суде:

1. Общие положения — цели, задачи, нормативная база, определения.
2. Организация архивного дела в суде — структура архива, штатное расписание, обязанности архивариуса.
3. Подготовка документов к архивированию — комплектование дел, оформление, проверка полноты.
4. Отбор документов на хранение (экспертиза ценности) — сроки хранения, акты экспертизы.
5. Учет документов в архиве суда — описи, фондовые описи, внутренний учет.
6. Хранение и обеспечение сохранности — условия хранения, режим доступа, пожарная безопасность;
7. Использование документов — выдача судебным работникам, гражданам, направление в вышестоящие инстанции.
8. Передача документов в государственные архивы — порядок передачи дел с истекшими сроками хранения.
9. Уничтожение документов — порядок уничтожения дел с истекшим сроком хранения, не подлежащих передаче в госархивы.

Ключевые этапы работы с документами

Комплектование и оформление дел (Раздел III Инструкции)

Это критически важный этап, качество которого определяет дальнейшую удобность поиска и юридическую силу документов.

• Единица хранения — дело. Документы собираются в дела по хронологическому, предметному или алфавитному признакам.
• Судебные дела комплектовываются в строгом соответствии с ГПК РФ, АПК РФ, КАС РФ, УПК РФ. В дело включаются: заявление (жалоба), процессуальные документы, доказательства, судебные акты (решения, определения, постановления), протоколы заседаний.
• Административные (управленческие) дела формируются по номенклатуре дел суда (утверждается председателем суда ежегодно).
• Оформление: на кореше дела указываются: индекс дела (шифр суда), номер дела, заглавие, даты начала и окончания, срок хранения, категория ценности, количество листов.
• Нумерация листов: сквозная по делу, проставляется на обратной стороне листа в правом верхнем углу.

Экспертиза документов и установление сроков хранения (Раздел IV)

Отбор на хранение осуществляется путем проведения экспертизы документов по ценности. Это коллегиальный процесс.

Комиссия по экспертизе документов:

• Создается приказом председателя суда.
• Состав: председатель (заместитель председателя суда), секретарь (начальник канцелярии/архивариус), члены (судьи, старшие помощников, консультанты).
• Заседания проводятся не реже одного раза в год (обычно по итогам календарного года).

Категории сроков хранения (ст. 19 ФЗ-125):

Важно: Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела (последнего документа в деле).

Учет документов в архиве суда (Раздел V)

Инструкция устанавливает обязательные виды учета:

1. Фондовый учет (Государственный учет): Ведется в установленных Росархивом формах (Фондовая опись, Опись дел). Это основной учетный документ, подтверждающий состав фонда суда.
2. Научно-справочный аппарат: Создаются справочники (тематические, именные, хронологические) для обеспечения поиска.
3. Внутренний (оперативный) учет: Журналы учета дел, поступивших в архив; журналы выдачи дел; карточки движения дел. Ведется архивариусом для текущего контроля.

Особенности хранения и использования

Условия хранения (Раздел VI)

Архив суда должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 (температура 18±2°С, относительная влажность 50±5%).

• Помещения должны быть выделены специально, иметь усиленную защиту (двери, решетки, сигнализация, пожаротушение).
• Документы размещаются на металлических стеллажах в коробках/папках.
• Запрещено хранение документов в помещениях с трубами водопровода, отопления, канализации (если нет надежной гидроизоляции).

Режим использования (Раздел VII)

Инструкция строго дифференцирует доступ:

• Судейский состав и судебные приставы: Получают дела по подписи в журнале выдачи (или через АС «Правосудие» / АС ГАС «Правосудие» в электронном виде).
• Стороны по делу и их представители: Ознакомление с материалами дела в специально отведенном месте (кабинете ознакомления) под контролем сотрудника архива/канцелярии. Выдача оригиналов на руки запрещена (копии выдаются по ходатайству).
• Вышестоящие суды: Дела направляются в порядке надзора/апелляции/кассации с составлением описи в 2-х экземплярах.
• Иные организации и физические лица: По официальным запросам (проверочным, архивным) с указанием основания.

Передача документов в государственные архивы (Раздел VIII)

Это финальный этап для дел постоянного хранения и дел временного хранения со сроком более 10 лет (в порядке, установленном законодательством субъекта РФ).

Порядок передачи:

1. Составление Акта приема-передачи документов (форма 040-У/98 или аналогичная).
2. Подготовка Фондовой описи (в 2-х экземплярах) и Описи дел (в 3-х экземплярах: один остается в суде, два — в госархив).
3. Обеспечение документов консервационными материалами (крафт-бумага, коробки архивные).
4. Передача в архив субъекта РФ (краевой, областной государственный архив) или в федеральный архив (для военных судов — в ЦАМО РФ).

Сроки передачи: Документы с истекшим сроком хранения подлежат передаче в государственные архивы в течение года после истечения срока хранения (ст. 21 ФЗ-125).

Уничтожение документов (Раздел IX)

Документы с истекшим сроком хранения, не подлежащие передаче в государственные архивы (категория «Временное хранение» до 10 лет, а также дубликаты, черновики), подлежат уничтожению.

Процедура:

1. Составление Акта экспертизы документов на предмет уничтожения (Комиссия по экспертизе).
2. Составление Списка (описания) подлежащих уничтожению документов.
3. Приказ председателя суда об уничтожении.
4. Уничтожение механическим способом (измельчение) или сжиганием с составлением Акта об уничтожении (присутствуют члены комиссии).

Изменения 2013 года (Приказ от )

Редакция 2013 года внесла существенные изменения, связанные с:

• Внедрением электронного документооборота: Регламентирован порядок формирования дел из электронных документов, их печати для архивирования (если не хранится в ЭАР), учета в АС «Правосудие».
• Оптимизацией сроков хранения: Уточнены сроки для отдельных категорий управленческих дел в связи с изменениями в типовых номенклатурах Росархива.
• Цифровизацией фондов: Введены требования к созданию электронных копий ценных документов для обеспечения доступа и сохранности оригиналов.
• Приведением в соответствие с ФЗ-112 (2008 г.): Уточнен порядок передачи в госархивы и взаимодействие с органами архивного дела субъектов РФ.

Ответственность за нарушение Инструкции

Нарушение требований Инструкции влечет ответственность в соответствии с законодательством РФ:

• Дисциплинарная: за замедление передачи дел в архив, потерю дел, нарушение сроков хранения, несанкционированный доступ (ст. 192 ТК РФ).
• Административная: по ст. 13.20 КоАП РФ (нарушение законодательства об архивном деле) — штрафы на должностных лиц до 5000 руб., на юрлиц — до 50 000 руб.
• Уголовная: по ст. 283 УК РФ (уничтожение, повреждение или скрытие документов) — до 3 лет лишения свободы.
• Гражданско-правовая: возмещение ущерба, причиненного гражданам/организациям утратой документов.

Практическое значение и рекомендации

Для судебных работников (архивариусов, секретарей судебных заседаний, помощников судей, начальников канцелярий) знание данной Инструкции является обязательным профессиональным требованием.

Чек-лист для самопроверки суда:

• [ ] Утверждена ежегодная Номенклатура дел с указанием сроков хранения?
• [ ] Создана и работает Комиссия по экспертизе документов (приказ актуален)?
• [ ] Проводится ежегодная экспертиза дел за прошедший год (до 1 марта текущего года)?
• [ ] Ведутся Фондовая опись и Описи дел в установленных формах?
• [ ] Обеспечены условия хранения (температура, влажность, пожаробезопасность)?
• [ ] Ведутся журналы выдачи дел (бумажные или электронные в АС)?
• [ ] Соблюдается порядок передачи дел в госархивы (сроки, оформление описей)?
• [ ] Уничтожение документов оформлено Актом с приказом председателя?

Инструкция № 157 остается базовым документом, обеспечивающим единство архивной политики в судах общей юрисдикции. Ее главная цель — гарантировать сохранность судебных актов и процессуальных документов как основы правового поля государства, а также обеспечить доступ к судебной информации для участников процесса и истории.

С учетом полного перехода на электронное правосудие (АС ГАС «Правосудие», Единая автоматизированная информационная система судов), роль бумажного архива трансформируется: акцент смещается на гибридное хранение (оригиналы ключевых документов на бумаге + полнотекстовые электронные копии в ЭАР). Однако принципы комплектования, экспертизы, учета и ответственного хранения, заложенные в Инструкции, сохраняют свою актуальность и юридическую силу.

Нормативные акты для углубленного изучения:

1. ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. ФЗ от № 112-ФЗ «Об архивировании документов, подлежащих передаче в государственные архивы Российской Федерации».
3. Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Типовой номенклатуры управленческой документации федеральных судов общей юрисдикции…».
4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Описание дел фондового хранения. Общие требования».
5. Постановление Пленума ВС РФ от № 5 «О некоторых вопросах применения судами общей юрисдикции общего порядка производства и рассмотрения гражданских дел» (в части оформления судебных дел).

Статья подготовлена на основе текста Приказа Судебного департамента при ВС РФ от № 157 (ред. от ) и действующего архивного законодательства РФ. Актуальность информации на .