Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Анкета-заявление, это основной официальный документ, который необходимо подать в архивное учреждение для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки или информационного письма. Без правильно заполненного бланка архив не имеет права приступить к выполнению запроса. В данной статье мы подробно разберем, что это за документ, зачем он нужен, как его правильно заполнить и где найти актуальные образцы.

Что такое анкета-заявление и для чего она нужна?

С юридической точки зрения, анкета-заявление — это письменный запрос физического или юридического лица, адресованный руководителю архивного учреждения. Она служит основанием для:

Поиска документов в фондах архива;
Выдачи архивной справки (подтверждающей факт трудового стажа, заработной платы, награждения и т.д.);
Выдачи архивной копии (полного воспроизведения документа с нотариальной силой);
Выдачи архивной выписки (извлечения из документа сведений, имеющих значение для заявителя);
Направления информационного письма (по тематическому запросу).

Важно: Анкета выполняет двойную функцию: она является одновременно заявлением (просьбой о предоставлении услуги) и анкетой (источником идентифицирующих сведений о заявителе и искомых документах). Архивисты используют данные из анкеты для формирования поисковых реквизитов (фонд, опись, дело, лист).

Нормативная правовая база

Оформление и подачу анкеты-заявления регулируют следующие нормативные акты:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22, 39, 40) — определяет права граждан на получение архивной информации и порядок предоставления архивных документов.
Постановление Правительства РФ от № 608 «Об утверждении Положения о порядке предоставления государственными архивами архивных документов для пользования».
Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральным архивным агентством государственной услуги по предоставлению архивных документов для пользования» — регламентирует сроки, формы и порядок взаимодействия.
Локальные акты конкретного архива (Положение о читальном зале, Правила пользования фондами).

Виды анкет-заявлений

В зависимости от цели обращения, используются разные бланки. Наиболее распространенные типы:

Анкета-заявление на архивную справку / копию / выписку по личным документам

Самый частый вариант. Используется для подтверждения:

Трудового стажа и заработной платы (для пенсионного фонда / СФР);
Факта награждения медалями и орденами;
Образования (если архив хранит дела учебных заведений);
Реабилитации, пребывания в лагерях/ссылке и т.д.

Анкета-заявление на тематический запрос (информационное письмо)

Подается, когда точные реквизиты дела неизвестны, а нужен поиск информации по проблеме, теме, событию или факту (например, история предприятия, родословная, факты исторических событий).

Анкета для работы в читальном зале

Отдельный бланк для регистрации читателя и заказа дел на изучение в помещении архива (без выдачи копий/справок).

Структура и обязательные реквизиты анкеты

Согласно Административному регламенту (Приказ Росархива № 100), в заявлении должны содержаться следующие сведения:

Реквизит	Описание / Требования к заполнению
Наименование архива	Полное официальное название (например, ГАРФ, ГАСО, ЦГА СПб, ЗАГС-архив и т.д.).
Данные заявителя (ФИО полностью)	Фамилия, Имя, Отчество. Если фамилия менялась — указать все фамилии и даты смены.
Паспортные данные	Серия, номер, кем выдан, когда выдан, код подразделения.
Адрес регистрации / проживания	Почтовый адрес для отправки готового документа (если заказ почтой).
Контакты	Телефон, e-mail для связи архивиста при уточнении запроса.
Данные субъекта поиска (если не заявитель)	ФИО, дата и место рождения человека, по документу которого ищут сведения.
Цель обращения	Например: «Назначение пенсии», «Судебный иск», «Личные нужды», «Генéalогическое исследование».
Тип запрашиваемого документа	Архивная справка / Архивная копия / Архивная выписка / Информационное письмо.
Известные реквизиты дела	Название организации-образователя фонда, годы работы/учебы, номер дела (если известен из прошлых запросов).
Способ получения	Лично / Почтой (заказное вложение) / Электронно (если архив предоставляет такую услугу).
Подпись и дата	Эigenhändige Unterschrift des Antragstellers.

Пошаговая инструкция по заполнению

Скачайте актуальный бланк. Используйте только форму, размещенную на официальном сайте конкретного архива или портале Госуслуг. Бланки 2018-2020 годов могут быть недействительны.
Заполните заголовок. Укажите наименование архива (кому адресуется).
Внесите свои паспортные данные. Пишите четко, блоковыми буквами (если ручкой) или печатным шрифтом (в Word/PDF);
Укажите данные человека, по которому нужен документ. Если это вы — напишите «Те же». Если родственник — полные ФИО, дата рождения, степень родства (приложите подтверждающие документы).
Максимально подробно опишите объект поиска. Название завода, колхоза, учебного заведения, воинской части, архива ЗАГСа. Укажите годы (период работы/службы/учебы).
Выберите тип документа. Для СФР обычно нужна архивная справка (форма установлена ведомством). Для суда, часто архивная копия (имеет силу оригинала). Для справки о награждении — справка или копия наградного листа.
Укажите способ получения. Если по почте — обязательно укажите почтовый индекс и адрес полностью. Оплату почтового отправления часто нужно сделать отдельно (по квитанции архива или маркам).
Подпишите и поставьте дату. Без подписи заявление не рассматривается.

Пакет документов, прилагаемых к анкете

К заполненной анкете-заявлению необходимо приложить копии (и предъявить оригиналы при личной подаче):

Паспорта заявителя (страницы с фото и регистрацией).
Документов, подтверждающих родственные отношения (свидетельства о рождении/браке, решение о усыновлении), если запрос идет не о себе.
Доверенности (нотариальной или простой письменной формы, заверенной в установленном порядке), если подает представитель.
Документа, подтверждающего смену фамилии (если актуально).
Квитанции об оплате (госпошлины за выдачу документа и/или почтового отправления). Примечание: предоставление архивной информации гражданам для реализации прав на пенсию, жилище, реабилитацию часто бесплатно (ст. 39 Закона № 125-ФЗ), но за изготовление копий и отправку могут взиматься платежи.

Способы подачи анкеты-заявления

Лично в читальном зале архива

Самый быстрый способ уточнить детали на месте. Архивист поможет правильно заполнить бланк, сразу проверит наличие фондов и примет оплату.

Почтовым отправлением (ценным письмом с вложением)

Отправляется на юридический адрес архива. В конверте: анкета-заявление (в 2 экземплярах), копии документов, квитанции об оплате, конверт с обратным адресом и марками для ответа.

Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ) / Региональные порталы

Многие государственные архивы (ГАРФ, РГАЭ, региональные госархивы) подключены к электронному приему. Заявление заполняется в интерактивной форме, сканы документов прикрепляются файлами. Это исключает ошибки почтовой доставки и ускоряет регистрацию.

По электронной почте / Через форму обратной связи на сайте архива

Допускается частично: часто первичный запрос можно отправить на e-mail, но для выдачи документа с печатью/подписью все равно требуется оригинал заявления или усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Сроки рассмотрения и исполнения

Согласно ст. 39 ФЗ № 125-ФЗ и Административному регламенту:

Срок регистрации заявления: 3 рабочих дня с момента поступления.
Срок предоставления архивной справки/копии/выписки: до 30 календарных дней со дня регистрации заявления.
Срок предоставления информационного письма (тематический запрос): до 30 календарных дней (может быть продлен на 30 дней при сложности поиска с уведомлением заявителя).
В случаях, связанных с пенсионным обеспечением, срокам могут быть сокращены (до 10-14 дней) по просьбе заявителя с указанием основания.

Типичные ошибки, приводящие к отказу или задержке

Неполные ФИО или расхождения в фамилии без приложения документов о смене имени.
Отсутствие подписи заявителя.
Слишком неопределенный запрос: «Найдите все документы по моему деду». Необходимо указать хотя бы название организации и примерные годы.
Запрос в некомпетентный архив: Например, документы о зарплате на частном предприятии 2000-х годов ищутся не в госархиве, а в архиве-преемнике организации или в территориальном органе архивного дела (если предприятие ликвидировано).
Неоплаченная госпошлина или почтовые расходы (если они предусмотрены для данной категории запроса).

Где скачать актуальные образцы бланков (2024–2026 гг.)

Ниже приведены основные источники, где всегда можно найти свежие формы в формате .DOCX, .PDF, .RTF:

Официальный сайт конкретного архива (разделы: «Для пользователей», «Читальный зал», «Бланки заявлений», «Государственные услуги»).
Портал Госуслуг (gosuslugi.ru) — в карточке услуги «Предоставление архивных документов для пользования» есть ссылка на бланк и возможность подачи онлайн.
Сайт Росархива (rosarhiv.gov.ru) — раздел «Государственные услуги» -> «Административные регламенты» -> Приложения с формами.
Сайты региональных архивов (например, mosarchiv.ru, spbarchiv.ru, gaur.ru и др.) — часто имеют свои уточненные бланки.

Совет: Перед скачиванием проверьте дату обновления файла на сайте. Если на бланке указан старый приказ (например, Приказ Росархива № 76 от 2015 г.), а действует Приказ № 100 от 2019 г., лучше уточнить у архива, подходит ли этот бланк, или заполнить заявление через Госуслуги.

Пример заполнения ключевых полей (наглядно)

Поле «Сведения о лице, по документу которого запрашивается информация»

Фамилия: ИВАНОВА (рож. ПЕТРОВА)
Имя: МАРИЯ
Отчество: СЕРГЕЕВНА
Дата рождения: 
Место рождения: г. Москва
Фамилия при рождении/в документе: ПЕТРОВА
Смена фамилии: замужем с 1985 г. (свидетельство о браке № 12345 от )

Поле «Сведения об организации-образователе фонда (место работы/службы/учебы)»

Название: МОСКОВСКИЙ ЗАВОД «КРАСНЫЙ ПРОЛЕТАРИЙ» (позже ОАО «МЗКП»)
Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. 10
Период работы: – 
Должность: наладчик станков с ЧПУ
Номер табельного/личного дела (если известен): № 45892

Особенности запросов к разным типам архивов

Тип архива	Что хранят	Особенности анкеты
Государственные архивы (федеральные/региональные)	Документы ликвидированных госорганов, предприятий, организаций (до 1991 г. и позднее).	Стандартная анкета-заявление. Нужен точный номер фонда/описи/дела (если известен) или название организации.
Архивы ЗАГС / МФЦ	Акты гражданского состояния (рождение, брак, смерть, усыновление).	Специфические бланки (Заявление на выдачу справки/свидетельства). Часто оформляется через Госуслуги/МФЦ без личного визита в архив.
Архивы ведомств (МО, МВД, ФСБ, Росгвардия)	Личные дела военнослужащих, сотрудников, дел о награждениях, репрессиях.	Строгие бланки, часто требуется нотариальная доверенность для родственников. Запросы идут через ведомственные каналы или Госуслуги (услуга «Сведения о награждении» и т.д.).
Архивы действующих организаций / Архивы-преемники	Документы неликвидированных предприятий, кадровые дела текущих сотрудников.	Обращение адресуется руководителю организации. Анкета может быть свободной формы или по бланку организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заполнить анкету от руки?

Да, правила позволяют заполнение от руки (чернила синего или черного цвета, четко, без исправлений и зачеркиваний). Однако электронное заполнение (в Word/PDF) предпочтительнее, оно исключает ошибки чтения архивистом.

Нужно ли нотариально заверять подпись на анкете?

При личной подаче — нет, подпись ставится в присутствии сотрудника архива. При почтовой отправке — подпись на заявлении заверения не требует (само заявление является волевым проявлением), но копии паспорта и доверенности (если есть) лучше заверять у нотариуса или в архиве/МФЦ. Для ведомственных архивов (МО, МВД) часто требуется нотариальная доверенность на представителя.

Сколько стоит архивная справка/копия?

Для пенсионных, жилищных, реабилитационных целей, бесплатно (ст. 39 ФЗ № 125-ФЗ). В остальных случаях взимается плата за изготовление копии/справки и за почтовую отправку. Тарифы устанавливаются архивом (обычно от 100 до 500 руб. за документ + почта).

Что делать, если архив ответил: «Документы не найдены»?

Уточнить у архивиста, в каких фондах велся поиск. 2. Проверить, не перешел ли фонд в другой архив (преемник). 3. Обратиться в территориальный орган архивного дела за справкой о местонахождении фондов ликвидированной организации. 4. Если организация существует — обратиться туда напрямую.

Можно ли получить архивную копию в электронном виде (PDF с ЭЦП)?

Да, многие архивы (ГАРФ, РГАЭ, региональные) предоставляют услугу выдачи заверенных копий в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) архива. Это указывается в анкете в графе «Способ получения».

Анкета-заявление — это ключ к архивной информации. Качество ее заполнения напрямую влияет на скорость и результат поиска. Главные правила успеха:

Используйте только актуальные бланки с официального сайта целевого архива или Госуслуг.
Заполняйте максимально полно и точно (все известные реквизиты организации, даты, смены фамилий).
Прикладывайте полный пакет подтверждающих документов (паспорт, родственные связи, доверенность, квитанции).
Отдавайте предпочтение электронной подаче через Госуслуги — это быстрее, надежнее и дает гарантированный срок ответа.

При соблюдении этих рекомендаций процесс получения архивной справки, копии или выписки пройдет без лишних задержек и повторных визитов.

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ (ФЗ № 125-ФЗ, Постановление № 608, Приказ Росархива № 100) и информационных материалов официальных сайтов государственных архивов. Актуально на 2026 год.