Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Архив администрации города Абакан — это не просто место хранения старых бумаг, а ключевое структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документационного наследия столицы Республики Хакасия․ В условиях перехода к электронному документообороту роль архива трансформируется: от «хранилища дел» он становится центром управления информацией, гарантирующим правовую значимость документов, доступность сведений для граждан и организаций, а также сохранность исторической памяти города․

Историческая справка: От основания до наших дней

История архивного дела в Абакане неразрывно связана с историей самого города․ Статус города Абакан получил в 1931 году, а в 1991 году стал столицей вновь образованной Республики Хакасия․ Параллельно с развитием городской власти формировался и архивный фонд․

1930-е – 1950-е годы: Накопление документов городского Совета рабочих депутатов, исполкома, управлений народного хозяйства․ Документы этого периода отражают индустриализацию, строительство Абаканской ТЭЦ, развитие транспортного узла․
1960-е – 1980-е годы: Формирование системного подхода к делопроизводству․ Создание архива как отдельного отдела (сектора) при горисполкоме․ Массовое переведение дел на хранение в Государственный архив Хакасской АО (ныне ГА РХ)․
1990-е годы: Переход к новой системе органов местного самоуправления․ Реорганизация архивных учреждений․ Появление нормативной базы: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (1993), Закон РХ «Об архивном деле в Республике Хакасия»․
2000-е – настоящее время: Внедрение электронного документооборота (ЭДО), создание электронных архивов, цифровизация уникальных фондов, интеграция в Единую архивную информационную систему (ЕАИС)․

На Архив администрации города Абакан функционирует как структурное подразделение (часто — Отдел архивного дела и делопроизводства или Управление по архивному делу) в составе Администрации города, подчиняясь непосредственно главе администрации или его заместителю, курирующему организационно-правовые вопросы․

Правовая основа деятельности

Деятельность архива регулируется многоуровневой системой нормативных правовых актов:

Федеральный уровень: Конституция РФ, Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ФЗ «Об основных принципах организации местного самоуправления в РФ» № 131-ФЗ, ФЗ «О предоставлении государственных и муниципальных услуг» № 210-ФЗ, требования Росархива (Приказы, Методические рекомендации)․
Региональный уровень: Закон Республики Хакасия «Об архивном деле в Республике Хакасия», Постановления Правительства РХ, Приказы Министерства архивного дела РХ (или уполномоченного органа)․
Муниципальный уровень: Устав города Абакан, Решения Совета депутатов города, Административные регламенты Администрации города по предоставлению муниципальных услуг в архивной сфере, Положение об Архиве администрации, Инструкция по делопроизводству․

Основные функции и полномочия

Архив администрации города Абакан выполняет широкий спектр задач, которые можно сгруппировать по ключевым направлениям:

Организация делопроизводства и управление документооборотом

Разработка и утверждение инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, сроков хранения документов․
Контроль за соблюдением правил регистрации, исполнения, оформления и учета документов (в т․ч․ в АИС «Делопроизводство» / ЭДО)․
Обеспечение единых требований к формированию дел как на бумажном, так и на электронном носителях․

Формирование и экспертиза архивных фондов

Приемка документов от структурных подразделений администрации по истечении сроков хранения в ведомственных архивах․
Проведение актирующей экспертизы документов (экспертиза ценности) с составлением экспертных листов и актов отбора/уничтожения;
Формирование архивных фондов администрации города (фонд № 1 — Администрация, фонды структурных подразделений, ликвидированных органов)․

Обеспечение сохранности и физического хранения

Содержание архивных помещений в соответствии с санитарными нормами (температура 18±2°С, влажность 50±5%)․
Оснащение стеллажами, средствами пожаротушения, системой охраны и контроля доступа․
Организация аварийно-спасательных работ, защита от чрезвычайных ситуаций․

Информационное обслуживание (Справочно-информационная работа)

Выдача архивных справок, выписок, заверенных копий документов гражданам и организациям (пENSIONные, жилищные, земельные, реhabilitatsionные вопросы)․
Организация удаленного доступа к архивной информации через официальный сайт Администрации (abakan․ru) и портал «Госуслуги»․
Научные справочные работы по истории города, toponymике, биографиям почетных граждан․

Цифровизация и электронный архив

Создание электронных копий ценных и часто запрашиваемых документов (сканирование, OCR-распознавание, атрибуция метаданными)․
Ведение электронного архива (ЭА) с обеспечением юридической значимости электронных документов (ЭП, штампы времени, хеш-суммы)․
Интеграция с региональной и федеральной архивными информационными системами․

Структура архивных фондов: Что хранится в Абакане?

Фонды Архива администрации города Абакан уникальны и отражают все сферы жизни столицы Хакасии за почти столетие․

Категория фондов / Документов	Хронологические границы	Основное содержание
Органы городской власти (Совет/Исполком/Администрация)	1931 – н․в․	Постановления, распоряжения, протоколы заседаний, доклады о социально-экономическом развитии, бюджетах, градостроительстве․
Градостроительство и архитектура	1950-е – н․в․	Генпланы города, проекты застройки, разрешения на строительство, акты приемки объектов (ТЭЦ, мосты, жилые массивы, соцобъекты)․
Земельные отношения и имущество	1990-е – н․в․	Решения о предоставлении земельных участков, договора аренды/купли-продажи муниципального имущества, кадастровая документация․
Коммунальное хозяйство и ЖКХ	1960-е – н․в․	Документы по эксплуатации сетей тепло/водоснабжения, канализации, общественного транспорта, благоустройству․
Социальная сфера (Образование, Здравоохранение, Культура, Спорт)	1940-е – н․в․	Уставы школ/больниц, отчеты, штатные расписания, документы по капитальному ремонту соцобъектов․
Персональные дела и кадровые документы	1930-е – н․в․	Личные карточки служащих администрации, служебные записки, приказы о приеме/увольнении, награждении (для назначения пенсий, льгот)․
Документы ликвидированных предприятий/учреждений (муниципальных)	Разные годы	Уставы, финансовая отчетность, инвентаризационные акты муниципальных УП, ЖРЭО, автоколонн, комбинатов бытового обслуживания․

Важно: Документы, имеющие постоянный срок хранения (историческая ценность), по истечении установленных сроков (обычно 10 лет после завершения дела в ведомственном архиве) подлежат обязательной передаче в Государственный архив Республики Хакасия (ГА РХ) — главное архивное хранилище региона․ Архив администрации хранит документы со сроками хранения до 10 лет (временные) и до 75 лет (долгосрочные, в т․ч․ кадровые)․

Муниципальные услуги: Как получить справку или документ?

Архив администрации предоставляет муниципальные услуги в соответствии с Административным регламентом, утвержденным Распоряжением Главы администрации․ На 2026 год основные услуги:

Перечень основных услуг:

Выдача архивных справок, выписок из документов, заверенных копий документов архивных фондов Администрации города Абакан․
Выдача архивных справок о присвоении почётного звания «Почётный гражданин города Абакан», о награждении медалями города․
Предоставление информации из архивных фондов для нужд органов власти, судов, прокуратуры, следственных органов (в рамках законодательства)․
Обеспечение доступа к архивным документам для научных, культурно-просветительских целей (в читальне или удаленно)․

Способы обращения (актуально на 2026 год):

Портал «Госуслуги» (ЕПГУ / РПГУ): Раздел «Культура, спорт, отдых» → «Архивные услуги» → «Получение архивной справки/выписки»․ Самый быстрый и удобный способ․
Официальный сайт Администрации города Абакан (abakan․ru): Раздел «Муниципальные услуги» / «Архив» → Электронная форма обращения / Запись на прием․
Личный прием посетителей (Читальный зал): По предварительной записи через портал Госуслуг или по телефону․
Почтовое обращение: На адрес Администрации города с пометкой «Архив»․
Электронная почта архива: Обычно указывается на сайте в разделе контактов (например: archive@abakan;ru или arhiv@adm-abakan․ru — проверяйте актуальность на сайте)․

Сроки предоставления услуги:

Стандартный срок: до 30 календарных дней со дня регистрации обращения (согласно ФЗ № 210-ФЗ и Административному регламенту)․
В простых случаях (справка о награждении, стандартная пенсионная справка) — часто готовят за 3–10 рабочих дней․
Сложные научные запросы или поиск документов по неполным данным, до 30 дней с возможностью продления (не более чем на 30 дней) с уведомлением заявителя․

Необходимые документы для обращения:

Заявление (бланк на сайте/Госуслугах) с указанием цели запроса и реквизитов для ответа․
Копия паспорта гражданина РФ (или иного документа, удостоверяющего личность)․
Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос касается другого лица: свидетельство о рождении/браке, решение суда о вступлении в законную силу)․
Доверенность (если обращается представитель), нотариально заверенная или простая письменная с указанием полномочий․
Для юрлиц — устав, выписка из ЕГРЮЛ, доверенность на представителя, письмо на бланке организации․

Контакты и реквизиты Архива администрации города Абакан

 Адрес: 655017, Республика Хакасия, г․ Абакан, ул․ Ленина, д․ 115 (Здание Администрации города Абакан, корпус/блок Б, этаж/кабинет, уточняйте на сайте)
 Телефон справочно-информационной службы (Читальный зал): +7 (3902) -X-XX-XX (Актуальный номер смотрите на abakan․ru в разделе «Контакты» -> «Архив»)
 E-mail: archive@abakan․ru (или актуальный адрес с сайта)
 Официальный сайт: https://abakan․ru
 Режим работы читального зала (типовый):
 Понедельник – Четверг: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00 – 14:00)
 Пятница: 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00)
 Суббота, Воскресенье: Выходной
 *Прием посетителей часто ведется ПО ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСИ через Госуслуги․ 

Цифровая трансформация: Электронный архив и открытые данные

В 2024–2026 годах Архив администрации Абакана активно реализует проект «Цифровой архив города»․ Ключевые достижения:

Портал «Архив Абакана» (раздел сайта админки): Размещены описи фондов (путеводители), цифровые копии уникальных документов (генпланы 1950-х, фотохроника строительства города, указы о присвоении званий Почётных граждан)․
Интеграция с ЕАИС (Единая архивная информационная система): Возможность межведомственного электронного взаимодействия (МЭВ) для подтверждения стажа, зарплаты, факта проживания без бумажных справок (пensionный фонд, МФЦ, суды запрашивают данные автоматически)․
Открытые данные (Open Data): Публикация реестров архивных фондов, перечней улиц с исторической справкой, данных о Почётных гражданах в машиночитаемом формате (CSV, JSON) на портале data․abakan․ru / data․gov․ru․
Электронный архив (ЭА) администрации: Перевод текущего делопроизводства на «безбумажку»․ Исходящие/входящие документы, приказы, распоряжения формируются, подписываются КЭП и хранятся в ЭА с момента создания․ Архив осуществляет экспертный контроль за формированием электронных дел․

Распространенные вопросы граждан (FAQ)

❓ Где хранятся старые личные дела рабочих заводов (Абаканский агрегатный, АЗАС и др․)?

Личные дела работников предприятий ведомственной подчиненности (не муниципальных) хранятся в архивах самих предприятий (после ликвидации — в ГА РХ или специализированных архивах отрасли)․ Архив Администрации города хранит дела только служащих органов местного самоуправления (горисполкома, администрации, муниципальных учреждений)․

❓ Как найти историю своего дома (кто строил, когда сдавался, архивные фото)?

Необходимо обратиться в Архив администрации с указанием адреса․ Ищутся: проектный состав (в фондах градостроительства), акты приемки в эксплуатацию, ведомости заселения․ Фотодокументы часто находятся в Государственном архиве РХ (фотофонд) или в Музее истории Абакана․ В Архиве админки могут быть отчеты о благоустройстве крорайонов с фото․

❳ Нужен ли мне приезжать в Абакан, если я живу в другом городе?

Нет․ Оформите заявление через Портал Госуслуг (выберите Муниципальную услугу «Выдача архивных справок․․․» Администрации г․ Абакан)․ Готовую справку можно получить: 1) По почте (ЕМС/Почта России) на указанный адрес; 2) В виде электронного документа с ЭП в личном кабинете Госуслуг (если услуга переведена в электронный вид); 3) Через доверенное лицо в Абакане;

❓ Сколько стоит архивная справка?

Согласно законодательству, предоставление архивных справок гражданам для реализации прав на пенсию, льготы, жилье — БЕСПЛАТНО․ Плата взимается только за: изготовление заверенных копий документов (ксерокопия + заверение), сложные научные справки (по тарифам, утвержденным Администрацией), отправку почтой (по тарифам почты)․ Оплата производится через квитанцию/Госуслуги после принятия заявления к производству․

❓ Что такое «Номенклатура дел» и зачем она мне?

Номенклатура дел — это утвержденный ежегодно перечень видов документов, формируемых в администрации, со сроками их хранения․ Она определяет: будет ли документ уничтожен через 3-5 лет или передан в архив на 10/75/постоянное хранение․ Для гражданина это значит: если документ не попал в номенклатуру на долгосрочное хранение — его в архиве уже не будет․

Взаимодействие с Госархивом Республики Хакасия (ГА РХ)

Важно четко разграничивать компетенции:

Архив Администрации города Абакан (Ведомственный/Муниципальный архив): Хранит текущие и долгосрочные (до 75 лет) документы органов власти города․ Работает с живущими людьми (пенсии, жилье, права) «здесь и сейчас»․
Государственный архив Республики Хакасия (ГА РХ): Главное хранилище региона․ Принимает на постоянное хранение документы исторической ценности (фонды ликвидированных органов власти до 1990-х, личные фонды известных людей, фото/кино/фонофоны, документы предприятий регионального значения)․ Адрес: г․ Абакан, ул․ Пушкина, 87 (уточняйте)․

Схема перехода документов: Структурное подразделение админки (5 лет) → Архив Администрации (до 10-75 лет) → Экспертиза ценности → Передача в ГА РХ (навсегда)․

Перспективы развития до 2030 года

Стратегия развития архивного дела Администрации Абакана на ближайшие годы включает:

Полный переход на электронное делопроизводство (100% ЭДО): Отказ от бумажных оригиналов первичных документов (кроме строго отчетных/нотариальных)․
Внедрение ИИ для атрибуции и поиска: Автоматическое заполнение метаданных (названия дел, даты, авторы, ключевые слова) при сканировании массивов 1990-2010 гг․
Создание «Цифрового двойника» исторического центра: Геоинформационная система (ГИС) на основе архивных генпланов, кадастров и фотоснимков для градостроительного моделирования и туризма․
Расширение удаленных сервисов: Выдача 95% справок в электронном виде с КЭП архива без визита гражданина․
Модернизация хранилищ: Внедрение систем инертного газового пожаротушения, автоматического климат-контроля, роботизированных стеллажей для компактизации хранения․

Архив администрации города Абакан, это гарант правовой защищенности граждан (подтверждение стажа, прав на жилье, реабилитации) и хранилище городской памяти․ В 2026 году он прошел путь от закрытого кладовки к открытому цифровому сервису, доступному через «Госуслуги» в пару кликов․ Понимание структуры фондов, порядка обращения и различий между муниципальным и государственным архивами позволяет гражданам и юристам быстро получать необходимые документы, экономя время и нервы․

Рекомендация: Всегда начинайте поиск справки с Портала Госуслуг или официального сайта abakan․ru (раздел «Муниципальные услуги» → «Архив»)․ Там вы найдете актуальные бланки, телефоны, режим работы и сможете отследить статус готовности вашего запроса онлайн․

Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов (ФЗ-125, ФЗ-210, Закон РХ об архивном деле, Устав г․ Абакан, Административные регламенты Администрации г․ Абакан) и типовых стандартов организации архивного дела в органах местного самоуправления РФ․ Контактные данные и реквизиты могут меняться; перед визитом обязательно проверяйте их на официальном сайте Администрации города Абакан;