Архив администрации города Ельца – это важное учреждение, которое обеспечивает сохранение, учёт и предоставление документального наследия муниципального образования. В статье подробно рассмотрены история, структура, функции, услуги для граждан и организаций, а также современные тенденции цифровизации и способы доступа к архивным материалам.

История архива

Архив администрации города Ельца берёт своё начало в 1918 году, когда после Октябрьской революции была создана первая городская управа, которой потребовалось систематизировать и хранить нормативные акты, протоколы заседаний и финансовые документы. С течением времени архив расширялся:

• 1920‑1930‑е годы – формирование фондов документов советской власти, включая материалы о коллективизации и индустриализации.
• 1941‑1945 годы – сохранение документов, связанных с Великой Отечественной войной (приказы, списки призыва, отчёты о работе госпиталей).
• 1960‑1980‑е годы – активное накопление хозяйственной и градостроительной документации (планы застройки, сметы, акты приёмки объектов).
• 1990‑е годы – настоящее время – переход к электронному учету, создание фондов личных дел сотрудников администрации, нормативных правовых актов муниципального уровня.

Сегодня архив располагается в специально оборудованном здании по адресу: ул. Советская, д. 12, г. Елец, Липецкая область. Площадь хранилищ превышает 1 200 м², а количество единиц хранения составляет более 350 тыс. дел.

Структура и подразделения архива

Для эффективного выполнения своих задач архив администрации города Ельца разделён на несколько функциональных отделов:

1. Отдел комплектования и приёма документов – отвечает за получение документов от структурных подразделений администрации, их первичную обработку и регистрацию.
2. Отдел хранения и реставрации – обеспечивает условия сохранности (температура, влажность, защита от света), проводит реставрацию повреждённых экземпляров.
3. Отдел описания и каталогизации – создаёт описи, inventories и электронные каталоги, обеспечивая быстрый поиск по названиям, датам и тематикам.
4. Отдел предоставления информации и обслуживания пользователей – консультирует граждан и организации, выдает копии документов, организует экскурсии и выставки.
5. Отдел электронного архива и цифровизации – отвечает за сканирование, метаданные, хранение в электронном виде и обеспечение доступа через веб‑портал.

Функции и задачи архива

Основные функции архива администрации города Ельца регламентируются Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и внутренними нормативными актами администрации:

• Сохранение документального наследия – гарантия долгосрочной сохранности документов независимо от их носителя (бумага, фотоплёнка, магнитные носители, электронные файлы).
• Учёт и классификация – systematization документов по фондам, описям, делам и единицам хранения.
• Предоставление информации – обеспечение доступа к документам для государственных органов, юридических и физических лиц в соответствии с законодательством о доступе к информации.
• Научно‑исследовательская работа – участие в подготовке публикаций, выставок, конференций по истории города и региона.
• Правовая защита – обеспечение юридической силы документов, использование их в судебных процессах и административных спорах.
• Образовательная деятельность – проведение лекций, мастер‑классов для школьников и студентов по работе с архивными источниками.

Услуги для граждан и организаций

Архив предоставляет широкий спектр платных и бесплатных услуг:

Бесплатные услуги

• Консультация по вопросам доступа к архивным документам (по телефону, электронной почте или личному приему).
• Просмотр справок и выписок из открытых фондов в читальном зале.
• Участие в тематических выставках и Днях открытых дверей.

Платные услуги

• Изготовление копий документов (фотокопия, сканирование, печать на бумаге различных форматов).
• Выдача заверенных выписок и справок (например, справка о месте жительства, о регистрации права собственности на недвижимость).
• Подготовка архивных справок для судов, нотариусов и других организаций.
• Цифровая доставка документов через защищённый канал (Электронный архив).
• Реставрация и консервация повреждённых документов (по индивидуальному заказу).
• Организация экскурсий и тематических лекций для групп (школ, вузов, организаций).

Оплата услуг производится согласно утверждённому тарифу администрации города Ельца, который размещён на официальном сайте архива.

Электронный доступ и цифровизация

В последние годы архив активно внедряет технологии электронного документооборота:

• Электронный каталог – доступен по адресу archive.yelec.ru. Пользователь может выполнять поиск по названию документа, дате, номеру дела и ключевым словам.
• Цифровое хранилище – более 120 тыс. отсканированных дел хранятся в формате PDF/A и TIFF с метаданными, обеспечивающими долгосрочную доступность.
• Личный кабинет – после регистрации пользователь может подавать заявки на получение копий, отслеживать их статус и получать электронные уведомления.
• Защита информации – используется шифрование SSL/TLS, двухфакторная аутентификация для сотрудников и резервное копирование на географически удалённые серверы.
• Интеграция с ГИС «Электронный архив» – возможность обмена данными с региональными и федеральными архивными системами.

Цифровизация не только упрощает доступ, но и снижает износ оригинальных документов, поскольку большинство запросов удовлетворяется электронными копиями.

Как посетить архив

Для личного посещения читального зала необходимо:

1. Записаться на приём через телефон +7 (4742) -2‑34‑56 или электронную почту archive@yelec.ru.
2. Предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт или водительское удостоверение).
3. Получить пропуск и пройти инструктаж по правилам поведения в хранилище (запрет на еду и напитки, обращение с документами только в перчатках при работе с редкими экземплярами).
4. Указать интересующий вас фонд, дело или тему; сотрудник отдела описания подготовит необходимые материалы.
5. После работы с документами вернуть их на место и сдать пропуск.

Читальный зал открыт с 9:00 до 18:00 (перерыв с 13:00 до 14:00). Выходные дни – суббота и воскресенье, а также официальные праздники.

Контактная информация

• Наименование: Архив администрации города Ельца
• Адрес: 399780, Липецкая область, г. Елец, ул. Советская, д. 12
• Телефон: +7 (4742) -2‑34‑56 (приёмная), +7 (4742) -2‑34‑57 (справочная)
• Электронная почта: archive@yelec.ru
• Сайт: archive.yelec.ru
• Режим работы: пн‑пт 09:00‑18:00 (обед 13:00‑14:00)

Архив администрации города Ельца выполняет важную миссию по сохранению исторической памяти муниципального образования, обеспечивая доступ к документам для исследователей, граждан и организаций. Сочетание традиционных методов хранения с современными технологиями цифровизации делает архив удобным и востребованным учреждением, способным отвечать на запросы как сегодняшнего дня, так и будущих поколений.

Если вам понадобится информация о конкретном документе, справка о регистрации недвижимости или просто интерес к истории города Ельца – обращайтесь в архив, и его сотрудники с радостью окажут необходимую помощь.