Архив администрации города Иркутска – это муниципальное подразделение, которое хранит, систематизирует и обеспечивает доступ к документам, относящимся к деятельности органов исполнительной власти города. Он входит в систему муниципальных архивов Иркутской области и тесно взаимодействует с Государственным архивом Иркутской области (ГАИО).

История создания и переезд

• 1990‑е годы – формирование архивного отдела в структуре администрации города.
• 2005 г. – архив получает статус муниципального архива и начинает вести учет дел в электронном виде.
• Апрель 2010 г. – архив переезжает в новое помещение по адресу: 664007, г. Иркутск, ул. Поленова, 1. Здание находится на балансе Департамента информатизации и хозяйственного обеспечения аппарата администрации города Иркутска.
• С 2015 г. архив активно внедряет систему СПАРК (система автоматизированного поиска и архивного контроля).

Организационная структура

1. Отдел регистрации и архива организационно‑контрольного управления аппарата администрации.
2. Отдел делопроизводства и архива Департамента муниципальной службы, кадров и делопроизводства.
3. Служба цифровых технологий – отвечает за оцифровку и удалённый доступ к документам.
4. Читальный зал и справочно‑информационный пункт.

Основные функции и услуги

Архив администрации города Иркутска предоставляет следующие услуги гражданам, организациям и сотрудникам администрации:

• Хранение и охрана документов – от государственных актов до личных дел сотрудников.
• Выдача справок и копий (в т.ч. заверенных нотариусом).
• Консультации по использованию архивных материалов – помощь в поиске нужных дел.
• Электронная запись в читальный зал через официальный сайт.
• Удалённый доступ к оцифрованным делам через специальный портал (включая метрические книги, ревизские сказки и др.).
• Подготовка и передача документов в Государственный архив Иркутской области в соответствии с нормативными актами.

Цифровизация и удалённый доступ

С 2018 года архив активно реализует проект «Электронный архив администрации города Иркутска». Ключевые возможности:

• Онлайн‑каталог всех дел с возможностью поиска по дате, номеру и ключевым словам.
• Скачивание электронных копий в формате PDF/JPEG.
• Видеоконференц‑связь с архивистом для уточнения вопросов.
• Интеграция с системой СПАРК, позволяющая отслеживать статус запросов.

Для доступа необходимо зарегистрироваться на официальном портале arhivirkadm.ru и получить персональный логин/пароль.

Правовая база

Деятельность архива регулируется рядом федеральных и региональных нормативных актов:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.).
• Указ Президента РФ от № 332 «О мерах по развитию архивного дела».
• Закон Иркутской области «О государственных и муниципальных архивах».
• Внутренние нормативные акты администрации города Иркутска (приказы № 12‑О‑2021, № 7‑О‑2023 и др.).

Режим работы и контактные данные

Как посетить архив

Для посещения читального зала рекомендуется предварительно оформить электронную запись через сайт архива. При личном визите необходимо иметь:

• Паспорт (для физических лиц) или служебное удостоверение (для сотрудников).
• Заявление о предоставлении доступа к документам (можно заполнить онлайн).
• При необходимости – согласие на обработку персональных данных.

В случае необходимости копирования документов, в архиве предоставляются услуги печати и сканирования за отдельную плату.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как получить копию документа, хранящегося в архиве?

Отправьте запрос через форму на сайте arhivirkadm.ru, указав номер дела, период и цель использования. После проверки запроса архив выдаст копию в течение 5‑10 рабочих дней.

Можно ли получить доступ к архивным материалам онлайн?

Да. После регистрации в личном кабинете вы получаете доступ к электронному каталогу и можете скачивать сканированные копии.

Какие документы находятся в архиве администрации?

В архиве хранятся:

• Приказы и распоряжения мэра и администрации.
• Протоколы заседаний городского совета.
• Документы по градостроительному планированию.
• Финансовая отчётность и бюджеты.
• Личные дела сотрудников (в рамках закона).

Какой срок хранения документов?

Сроки определяются нормативными актами: от 5 до 50 лет в зависимости от категории документа. По истечении срока документы могут быть переданы в Государственный архив Иркутской области.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

1. Полная оцифровка всех бумажных дел до 2028 года.
2. Внедрение искусственного интеллекта для автоматического распознавания текста (OCR) и семантического поиска.
3. Расширение мобильного приложения для доступа к архивным материалам «на ходу».
4. Участие в региональных проектах по сохранению культурного наследия (например, в рамках Государственной программы развития культуры Иркутской области 2019‑2024).

Для получения более подробной информации посетите официальный сайт arhivirkadm.ru или позвоните по указанным выше телефонам.