Архив администрации города Костромы – это важнейший информационный ресурс, который хранит документы, отражающие историю, правовое регулирование и текущую деятельность муниципального органа власти. Ниже представлен подробный обзор структуры, функций, доступа и значимости архива для жителей, исследователей и чиновников.

История создания архива

Архив администрации Костромы начал формироваться ещё в советские годы, когда впервые были созданы отделы делопроизводства в городском исполкоме. С момента основания города в 1152 году документы о управлении хранились в различных церковных и светских учреждениях, но систематизированный архив появился только в послевоенный период.

• 1950‑е годы – создание первого центрального архива при исполкоме горсовета.
• 1991 год – переход к муниципальному управлению после распада СССР; архив получил статус муниципльного архива.
• 2005 год – введение электронной системы учёта документов (ЭСУД), что значительно упростило поиск и предоставление информации.
• 2020‑е годы – запуск проекта полной цифровизации фондов и создание открытого онлайн‑каталога.

Структура архива

Архив администрации города Костромы делится на несколько основных подразделений, каждое из которых отвечает за определённый тип документов.

1. Отдел делопроизводства и текущего документооборота – принимает и регистрирует поступающие документы от всех отделов администрации.
2. Отдел хранения и комплектования фондов – отвечает за физическое размещение бумажных носителей, их реставрацию и обеспечение условий хранения (температура, влажность, защита от света).
3. Отдел электронного документооборота – управляет электронными архивами, метаданными и системой доступа через корпоративный портал.
4. Отдел обслуживания пользователей – консультирует граждан, исследователей и сотрудников администрации по вопросам поиска и предоставления информации.
5. Отдел научной и методической работы – проводит исследовательские проекты, публикует справочники и готовит экспозиции для выставок.

Основные функции архива

Архив выполняет ряд ключевых функций, обеспечивающих прозрачность и эффективность работы городской администрации:

• Хранение документации – сохранение всех нормативных актов, протоколов заседаний, распоряжений, договоров и иных материалов, имеющих юридическую силу.
• Обеспечение доступа к информации – предоставление справок, выписок и копий документов по запросам граждан и организаций в соответствии с Федеральным законом «О доступе к информации».
• Поддержка правопреемственности – гарантия непрерывности управления за счёт сохранения исторических решений и прецедентов.
• Научно‑исследовательская деятельность – участие в подготовке исторических исследований, публикаций и образовательных программ о городе Костроме.
• Архивное законодательство и нормативное регулирование – соблюдение требований Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и внутренних нормативных актов администрации.

Как получить доступ к архиву

Доступ к материалам архива возможен в двух форматах: очном и удалённом.

Очный доступ

Для работы в читальном зале необходимо:

1. Предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
2. Заполнить заявку на предоставление документов (можно сделать на месте или заранее через электронную форму на сайте администрации).
3. Получить разрешение от руководителя отдела обслуживания пользователей.
4. Соблюдать правила обращения с архивными материалами (не использовать ручки, работать только в перчатках при работе с особенно ценными экземплярами).

Удалённый доступ

С 2022 года администрация предоставляет электронный каталог, доступный через официальный портал archive.kostroma.gov.ru. Пользователь может:

• Выполнять поиск по ключевым словам, датам, номерам дел и типам документов.
• Просматривать электронные копии документов (сканы в формате PDF/TIFF) в рамках открытого доступа.
• Оформлять запрос на предоставление заверенной копии документа (услуга платная, тарифы утверждены постановлением администрации).
• Получать справки о наличии того или иного дела в архиве без посещения учреждения.

Для удалённого доступа требуется регистрация на портале и подтверждение электронной почты.

Наиболее значимые фонды и документы

В архиве администрации Костромы хранятся уникальные материалы, представляющие интерес не только для чиновников, но и для историков, краеведов и genealogов.

Фонд «Городские постановления и распоряжения» (1917‑настоящее время)

Содержит все нормативные акты, принятые городским советом и исполкомом, включая решения о градостроительстве, благоустройстве и социальной политике.

Фонд «Документы по истории города» (XII‑XX вв.)

Включает грамоты, привилегии, переписку с центральными властями, материалы о строительстве храмов и монастырей, а также списки жителей разных эпох.

Фонд «Финансово‑экономическая деятельность»

Бюджеты города, отчёты о доходах и расходах, контракты на выполнение муниципальных заказов, аудиторские заключения.

Фонд «Личные дела сотрудников администрации»

Служебные характеристики, приказы о приёме и увольнении, материалы по аттестации и повышению квалификации (хранятся с ограниченным доступом в соответствии с законом о персональных данных).

Электронный фонд «Проекты градостроительства»

3D‑модели, генеральные планы, схемы инженерных сетей, визуализации новых общественных пространств (парки, набережные, транспортные узлы).

Цифровизация и перспективы развития

В последние годы администрация Костромы активно внедряет цифровые технологии в архивное дело:

• Автоматизированная система учёта (АСУ) – позволяет отслеживать жизненный цикл документа от создания до уничтожения или передачи на постоянное хранение.
• Оптическое распознавание символов (OCR) – преобразует сканированные изображения в поисковый текст, что существенно ускоряет работу с бумажными фондами.
• Облачное хранилище – резервные копии электронных документов хранятся в защищённом дата‑центре, обеспечивая сохранность при форс‑мажорных обстоятельствах.
• Виртуальные выставки – на портале размещены тематические подборки документов (например, «Кострома в годы Великой Отечественной войны», «Архитектурное наследие города»).
• Обратная связь с пользователями – через форму на сайте можно оставлять замечания и предложения по улучшению сервиса.

Планируется к 2028 году завершить полную оцифровку всех фондов, созданных до 2000 года, и обеспечить открытый доступ к ним через единый государственный архивный портал.

Контактная информация

Для обращения в архив администрации города Костромы можно воспользоваться следующими реквизитами:

• Адрес: 156000, г. Кострома, ул. Советская, д. 12, кабинет 304 (архивный отдел).
• Телефон: +7 (4942) -2‑34‑56 (приёмная).
• Электронная почта: archive@kostroma.gov.ru.
• Часы работы: пн‑пт 09:00‑18:00, обед 13:00‑14:00; сб‑вс – выходные.
• Сайт: archive.kostroma.gov.ru (электронный каталог и услуги).

Архив администрации города Костромы – это не просто хранилище бумаг, а живой информационный ресурс, который обеспечивает прозрачность власти, сохраняет историческую память и поддерживает развитие города. Благодаря ongoing процессу цифровизации и улучшению сервиса доступа, архив становится всё более доступным для широкой аудитории: от чиновников, которым нужны нормативные акты для работы, до студентов и краеведов, исследующих богатое наследие Костромы.

Мы приглашаем всех заинтересованных лиц посетить наш архив лично или воспользоваться онлайн‑сервисами, чтобы открыть для себя страницы истории и современной жизни одного из старейших городов России.