Архив администрации города Липецка, это структурное подразделение органа местного самоуправления, обеспечивающее сохранность, учет и использование документов, образующихся в деятельности главы города, администрации и ее подведомственных учреждений. В отличие от Государственного архива Липецкой области (ГАЛО), который хранит фонды исторического и общественного значения, архив администрации работает с текущим и научно-справочным делопроизводством действующего органа власти.

Правовая основа деятельности

Деятельность архива регулируется следующими нормативными правовыми актами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон).
• Федеральный закон от № 122-ФЗ «Об архивах в Российской Федерации» (в части доступа к документам).
• Устав города Липецка и Положение об администрации города Липецка.
• Приказы и распоряжения Главы города Липецка и Главы администрации города Липецка по вопросам делопроизводства и архивного дела.
• Типовое положение об архиве организации (утв. Росархивом).

Основные функции архива

Архив администрации выполняет комплекс задач по документообороту и сохранению архивного фонда органа власти:

1. Приемка и учет документов: приемка дел от структурных подразделений администрации по истечении сроков хранения в рабочих архивах подразделений (по инвентарям сдачи).
2. Формирование архивного фонда: экспертиза документов на предмет определения сроков хранения (временные / постоянные), составление описей, инвентарей, формирование научной справочной аппаратуры.
3. Обеспечение сохранности: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, антибиотериорозащита), контроль за состоянием фондов.
4. Информационно-справочное обслуживание: выдача справок, выписок, копий документов сотрудникам администрации, иным государственным органам и гражданам.
5. Консультирование структурных подразделений: методологическая помощь по вопросам делопроизводства, номенклатуры дел, сроков хранения, оформления дел к сдаче в архив.
6. Цифровизация и электронное документооборото: участие в переводе бумажных фондов в электронный вид, работа в АИС «Делопроизводство» (или иной используемой системе ЭДО).

Структура архивного фонда

Фонд архива администрации города Липецка формируется с момента основания органа местного самоуправления в современном виде (постсоветский период) и включает документы:

• Распорядительного характера: указы Главы города, распоряжения и приказы Главы администрации, постановления администрации.
• Нормативно-правовые акты: проекты и утвержденные решения Совета депутатов, подготовленные администрацией.
• Организационно-распорядительная документация: штатные расписания, положения о структурных подразделениях, приказы по личным вопросам (в установленном порядке доступа).
• Документы по ключевым направлениям деятельности:
  • Градостроительство и архитектура (проекты генпланов, схемы территориального планирования, разрешения на строительство — копии/дубликаты).
  • Экономика и инвестиции (программы развития, отчеты о выполнении бюджета, соглашения об инвестициях).
  • Коммунальное хозяйство и благоустройство (договоры ресурсоснабжения, акты приемки объектов).
  • Социальная политика, образование, здравоохранение, культура (локальные нормативные акты, отчетность).
  • Земельные отношения (акты предоставления/изъятия земельных участков).
• Документы личного состава: личные дела служащих, служебные характеристики, листы учета трудового стажа (передаются в ГАЛО или хранятся в архиве администрации в зависимости от сроков и статуса учреждения).

Сроки хранения и экспертиза документов

Ключевой этап работы архива — экспертиза документов на предмет определения сроков хранения. Она проводится ежегодно экспертной комиссией администрации.

Важно: Документы постоянного хранения (исторической ценности) обязательно передаются в Государственный архив Липецкой области (ГАЛО) по истечении 10 лет со дня окончания дела (ст. 22 Закона № 125-ФЗ). Архив администрации является промежуточным звеном (текущим архивом).

Доступ к документам: права граждан и организаций

Кто имеет право на доступ?

• Служащие администрации (по служебной необходимости).
• Глава города, депутаты Совета депутатов.
• Правоохранительные и контролирующие органы (прокуратура, следствие, суд, Счетная палата), на основании официальных запросов.
• Граждане и юридические лица — в отношении документов, касающихся их прав и законных интересов (ст. 22 ФЗ-125).

Порядок получения справок и копий гражданами:

1. Обращение: Письменное заявление (запрос) адресуется Главе администрации города Липецка. Можно подать:
   • Через портал Госуслуги (ЕПГУ/РПГУ) — раздел «Обращения к органам власти».
   • На официальном сайте администрации (admlip.ru) — раздел «Обращения граждан».
   • Почтой РФ: 398001, г. Липецк, пл. Соборная, 1 (Администрация города Липецка).
   • Лично в приемной администрации (по предварительной записи).
2. Содержание запроса: ФИО, адрес, контакты, четкое описание требуемого документа/сведений (номер, дата, ключевые слова), цель запроса.
3. Сроки рассмотрения: Согласно ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан…» — до 30 дней (может быть продлен до 15 дней с уведомлением). По архивным справкам часто выдаются быстрее (5–10 рабочих дней).
4. Форма ответа: Письменная справка, заверенная печатью архива/администрации; нотариально заверенная копия документа; электронный документ с ЭЦП.

Типичные запросы граждан в архив администрации:

• Справки о присвоении почтовых адресов / переименовании улиц.
• Копии решений о предоставлении земельных участков (архивные копии, если оригиналы утеряны).
• Справки о факте проживания / регистрации в бывшем жилищном фонде городских советов (для подтверждения стажа/льгот).
• Документы по начислению пенсий/льгот (если делали через администрацию).
• Информация о мерах социальной поддержки, выплатах.

Взаимодействие с Государственным архивом Липецкой области (ГАЛО)

Это критически важный аспект. Архив администрации не является местом вечного хранения для документов исторической ценности.

• Приемка фондов ГАЛО: Ежегодно архив администрации сдает в ГАЛО дела с истекшим сроком хранения в текущем архиве (обычно 10 лет) и постоянным сроком хранения.
• Фонды до 1991 года: Документы исполкомов городских/районных Советов депутатов трудящихся Липецка до 1991 года хранятся исключительно в ГАЛО (фонды Р-…, П-…). В архиве администрации их нет.
• Научно-справочная аппаратура: Описи, сдаваемые в ГАЛО, составляются по единым государственным стандартам (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Совет: Если вы ищете документы по истории города, репрессированным, старому градостроительству (до 2000-х) — обращайтесь сразу в ГАЛО (ул. Папанина, 55, Липецк) или через их сайт galo.ru.

Современные технологии: Электронный архив и ЭДО

Администрация города Липецка активно внедряет бескागовое делопроизводство:

• АИС «Делопроизводство» (или региональная система ЭДО): Весь документооборот новых дел ведется в электронном виде. Подписание ЭЦП (усиленная/неквалифицированная).
• Цифровизация фондов: Программа по сканированию наиболее востребованных бумажных фондов (градостроительство, земельные дела, кадры) для быстрого доступа служащих и выдачи копий гражданам.
• Портал открытых данных: На сайте админинстрации (раздел «Деятельность» -> «Нормативная база» / «Открытые данные») выложены актуальные указы, приказы, отчеты в машиночитаемом виде.
• Единый архивный фонд (ЕАФ): Интеграция с федеральными реестрами (ЕГРЮЛ, ЕГРН, ЕГРН, ЕСИА) для верификации данных в документах.

Контакты и реквизиты

Администрация города Липецка
Адрес: 398001, г. Липецк, площадь Соборная, д. 1
Официальный сайт: https://admlip.ru
Телефон справочника/приемной: +7 (4742) -9-XX-XX (актуальные номера смотрите на сайте в разделе «Контакты»)

Структурное подразделение (Архив / Отдел делопроизводства и архива):
Обычно входит в состав Управления по организационно-кадровой работе и делопроизводству (или аналогичного структурного подразделения).
Для уточнения кабинета, телефона архивариуса и часов приема внутренних/внешних пользователей — звоните по справочнику администрации или уточняйте при подаче обращения через Госуслуги.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Могу ли я прийти в архив администрации лично и поработать с фондами?

Ответ: Нет. Архив администрации — это не читальный зал ГАЛО. Это служебное подразделение. Доступ к документам предоставляется путем выдачи справок/копий на основании официального запроса. Личный доступ к полкам/описаниям сторонним лицам запрещен режимом секретности и охраны персональных данных.

Вопрос: Нужен ли мне нотариально заверенный запрос?

Ответ: Для подачи через Госуслуги или почту — нет, достаточно простой письменной формы (электронной с ЭЦП/ЭСИА или почтовой с подписью). Нотариальное заверение копий выдает архив/администрация при выдаче ответа, если это требуется законом.

Вопрос: Срок хранения справки из архива администрации?

Ответ: Сама справка — документ строгой отчетности. Ее юридическая сила не ограничена во времени, но принимающая сторона (ПФР, суд, банк) может требовать справку, выданную не ранее определенного срока (например, за последние 1-3 месяца).

Вопрос: Где искать дело о моем прадеде, который был депутатом городского Совета в 1960-х?

Ответ: Только в ГАЛО (Государственный архив Липецкой области). В архиве администрации документы советского периода не хранятся.

Вопрос: Что делать, если администрация отказывает в выдаче копии документа?

Ответ: Отказ должен быть мотивированным и письменным (ст. 22 ФЗ-125, ст. 10 ФЗ-149). Основания: документ содержит гостайну, персональные данные третьих лиц (без согласия), запрашиваемый документ не относится к правам заявителя. Отказ можно обжаловать в вышестоящий орган (Губернатор области / Минюст РФ) или в суд.

Архив администрации города Липецка — это рабочий инструмент органа власти, обеспечивающий правовую значимость принимаемых решений и защиту прав граждан на доступ к информации о своей деятельности. Для исторических, генеалогических и сложных земельно-градостроительных исследований глубиной более 10–15 лет основным ресурсом остается Государственный архив Липецкой области (ГАЛО).

При обращении в архив администрации ключевыми факторами успеха являются: грамотно сформулированный запрос (с указанием реквизитов документа: номер, дата, ключевые слова), указание правовой основания (какое именно право вы реализуете) и использование электронных каналов связи (Госуслуги) для фиксации сроков и этапов рассмотрения.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ об архивном деле и делопроизводстве, типовой структуры органов местного самоуправления и информации с официального сайта Администрации города Липецка. Актуальна на . Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется консультироваться со специалистом архива или юристом.