Архив администрации города Томска – это муниципальное учреждение‚ которое занимается сбором‚ хранением‚ систематизацией и предоставлением доступа к документам‚ отражающим административную‚ социально‑экономическую и культурную жизнь города. В статье рассмотрены история создания‚ организационная структура‚ основные услуги‚ порядок обращения и цифровые возможности архива.

Содержание

1. История создания и правовой статус
2. Организационная структура
3. Основные услуги и функции
4. Какие документы хранятся в архиве
5. Цифровой архив и онлайн‑сервисы
6. Контактные данные и режим работы
7. Как получить доступ к документам
8. Часто задаваемые вопросы

История создания и правовой статус

Архив администрации города Томска был основан в начале 1990‑х годов в рамках реформы архивного дела России. Он функционирует как муниципальный архив и находится под непосредственным руководством Администрации города Томска. На основании Устава и нормативных актов (в частности‚ постановления администрации от  г.) архив имеет право:

• принимать и хранить официальные документы органов муниципального управления;
• обеспечивать их сохранность и доступность для исследователей‚ граждан и организаций;
• взаимодействовать с Государственным архивом Томской области (ОГКУ ГАТО)‚ который подчиняется Департаменту культуры и туризма области.

С 2018 года архивный отдел модернизировал свою ИТ‑инфраструктуру совместно с компанией ООО «Архивные Информационные Технологии»‚ что позволило внедрить онлайн‑доступ к части фондов.

Организационная структура

Внутренняя структура архива включает несколько ключевых подразделений:

Основные услуги и функции

Архив администрации города Томска предоставляет широкий спектр услуг:

• Хранение и охрана документов – обеспечение надёжного и длительного сохранения официальных бумаг.
• Поиск и выдача справок – предоставление информации о наличии нужных документов‚ их содержания и условий доступа.
• Оцифровка и создание цифровых копий – перевод бумажных материалов в электронный формат.
• Консультации – помощь в подготовке запросов‚ разъяснение архивных процедур.
• Выдача копий – предоставление заверенных копий документов (по согласованию).
• Образовательные программы – проведение экскурсий‚ лекций и семинаров для школ и вузов.

Какие документы хранятся в архиве

В фондах архивного отдела администрации города Томска находятся документы‚ относящиеся к различным сферам муниципального управления:

1. Протоколы заседаний городского совета и комиссии.
2. Решения и постановления администрации.
3. Документы по градостроительному планированию и земельным отношениям.
4. Отчёты о реализации социальных программ (мера социальной поддержки‚ жилищные вопросы и т.п.).
5. Финансовая отчётность‚ бюджеты и планы развития.
6. Корреспонденция с региональными и федеральными органами.
7. Документы‚ связанные с культурными и историческими проектами города.

Полный перечень организаций‚ чьи документы хранятся в архиве‚ доступен на официальном сайте администрации по ссылке.

Цифровой архив и онлайн‑сервисы

С 2018 года архив активно развивает цифровой доступ к своим фондам. Основные возможности:

• Онлайн‑каталог – поиск по названиям‚ датам‚ тематикам и ключевым словам.
• Электронные запросы – форма подачи заявки на просмотр или копию документа через сайт archiveadmin.tomsk.ru.
• Скачивание сканов – для открытых документов доступна бесплатная загрузка в формате PDF.
• Заказ цифровой копии – возможность заказать оцифровку закрытых материалов (по согласованию).

Для доступа к цифровому архиву необходимо зарегистрировать аккаунт на портале администрации и подтвердить личность (паспортные данные или иной документ‚ удостоверяющий личность).

Контактные данные и режим работы

Адрес: г. Томск‚ ул. Водяная‚ 78

Телефон: 8 (3822) -9‑13‑44

Электронная почта: archiveadmin.tomsk.ru

Режим работы: Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00). Выходные и праздничные дни – закрыто.

Важно помнить‚ что электронный ящик персонального характера просматривается только сотрудниками архива‚ а ответы могут поступать с задержкой до нескольких недель. При отправке запросов рекомендуется указывать полные контактные данные.

Как получить доступ к документам

Для получения доступа к архивным материалам следует выполнить несколько простых шагов:

1. Определить нужный документ – воспользоваться онлайн‑каталогом или обратиться к сотрудникам по телефону.
2. Подать запрос – заполнить форму на электронную почту или лично в архивном отделе. В запросе указываются:
   • ФИО заявителя;
   • Контактный телефон и e‑mail;
   • Наименование и реквизиты документа (если известны);
   • Цель использования (исследование‚ юридические нужды и т.п.).
3. Ожидание решения – архивный отдел проверит наличие документа и определит возможность доступа (открытый‚ ограниченный‚ конфиденциальный).
4. Посещение читального зала – при положительном решении заявителю назначается время посещения. В читальном зале можно ознакомиться с оригиналом или получить копию.
5. Получение копий – при необходимости оформить заказ на копию (печатную или цифровую) и оплатить услуги (если применимо).

Для срочных запросов рекомендуется заранее уточнить наличие документа и возможные сроки подготовки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие документы нельзя получить?

Запрещено выдавать документы‚ содержащие сведения‚ отнесённые к государственной тайне‚ персональные данные граждан без их согласия‚ а также материалы‚ подпадающие под действие закона о защите коммерческой тайны.

Можно ли заказать оцифровку закрытого документа?

Да‚ но только после получения официального разрешения от соответствующего органа (например‚ от администрации города). Оцифровка производится в отдельном помещении с ограниченным доступом.

Сколько стоит копирование документов?

Стоимость зависит от объёма и формата копии (печать‚ сканирование‚ электронный файл). Точную цену можно уточнить у сотрудников архивного отдела при оформлении заявки.

Как узнать‚ какие организации представлены в фондах?

Полный перечень организаций и их архивных фондов публикуется на официальном сайте администрации в разделе «Перечень организаций‚ документы которых хранятся в архиве».

Можно ли использовать архивные материалы в публикациях?

Да‚ при условии указания источника и соблюдения авторских прав. Для публикаций‚ требующих копий оригиналов‚ необходимо получить письменное разрешение от архивного отдела.

Архив администрации города Томска – важный институт‚ обеспечивающий сохранность исторической и административной памяти города. Благодаря современным цифровым решениям и открытой политике взаимодействия с гражданами‚ архив стал доступным не только для профессиональных исследователей‚ но и для всех желающих узнать больше о развитии Томска.

Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в работе с архивными материалами‚ смело обращайтесь по указанным выше контактам. Архивный отдел всегда готов оказать поддержку и помочь в поиске нужной информации.