Архивная система администрации Томского района представляет собой важнейший элемент информационной инфраструктуры муниципального управления. Она обеспечивает сохранность документов, подтверждающих права граждан, фиксирующих историю развития территории и деятельности органов местного самоуправления. В данной статье подробно рассматриваются структура архива, состав фондов, порядок доступа к документам и актуальные контакты.
Правовая основа и нормативная база
Деятельность архивов администрации Томского района регулируется комплексом нормативных правовых актов:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон).
- Закон Томской области от № 227-ОЗ «Об архивном деле в Томской области».
- Постановления Администрации Томского района об утверждении Положения об архиве, перечней типовых сроков хранения документов и инструкций по делопроизводству.
- Приказы Министерства культуры РФ (в части методических рекомендаций по формированию фондов и учету документов).
Организационная структура архивного дела в районе
В Томском районе архивная система имеет двухзвенную структуру:
Архив администрации Томского района (Централизованный муниципальный архив)
Является основным хранилищем документов органов местного самоуправления. К его компетенции относится:
- Прием на хранение дел администрации района, районных управлений, комитетов и отделов по истечении сроков хранения в ведомственных архивах.
- Прием документов ликвидированных или реорганизованных муниципальных учреждений (школ, больниц, домов культуры, ЗАГСов и др.).
- Обеспечение условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность) согласно ГОСТ Р 54989-2012.
- Научно-справочная работа: составление описей, путеводителей, информационно-справочных систем.
Ведомственные архивы структурных подразделений администрации
Каждое управление (например, Управление архитектуры и градостроительства, Управление образования, Финансовое управление) ведет текущий архив дел с сроками хранения до 10 лет (в редких случаях до 30 лет). После истечения сроков дела переводятся в централизованный архив администрации.
Архивы муниципальных учреждений
Самостоятельно хранят документы учреждения (школы, ФАПы, клубы, библиотеки) в течение установленных сроков. После ликвидации учреждения фонд передается в архив администрации района или в Государственный архив Томской области (если документы имеют историческую ценность).
Состав и характеристика архивных фондов
Фонды архива администрации Томского района формируются с 1920-х годов (с момента образования Томского района в 1924 г.) и делятся на несколько ключевых групп:
Фонды органов власти (до 1991 г.)
- Томский районный исполнительный комитет (Райисполком): протоколы заседаний, постановления, отчеты о социально-экономическом развитии, дела по коллективизации, индустриализации, Великой Отечественной войне (эвакуация, тыловые работы).
- Томский районный Совет депутатов трудящихся: материалы сессий, мандаты депутатов.
Фонды органов местного самоуправления (с 1991 г. по н.в.)
- Администрация Томского района (Глава администрации, Совет депутатов): распоряжения, приказы, решения, материалы заседаний Совета, программы развития района.
- Структурные подразделения: дела по земельным отношениям, строительству, образованию, здравоохранению, социальной защите, сельскому хозяйству.
Фонды ликвидированных и реорганизованных организаций
Это наиболее востребованная категория для граждан:
- ЗАГСы (Книги записей актов гражданского состояния): метрические книги до 1920 г. (переданы в ГАТО), книги 1920–по н.в. (хранятся в архиве района или ЗАГСе при сроке до 100 лет).
- Образовательные учреждения: личные дела учащихся, журналы зачетов, аттестаты, характеристики (срок хранения 50–75 лет).
- Медицинские организации: истории болезни, амбулаторные карты (срок хранения 25–50 лет).
- Сельскохозяйственные предприятия (колхозы, совхозы, СПК): трудовые книжки, пенсионные дела, учет рабочего времени, земельные надели (критически важны для подтверждения стажа).
Порядок обращения за архивной справкой или документом
Получить информацию из архива администрации Томского района можно несколькими способами:
Личное обращение
- Прийти в приемную архива (адрес уточнять на сайте администрации, обычно: с. Томское, ул. Ленина / Советская, здание администрации).
- Предъявить паспорт РФ.
- Заполнить заявление на имя руководителя администрации района (форму выдают на месте) с указанием: какие документы нужны, цель обращения, реквизиты для ответа.
- Оплатить госпошлину (если справка предоставляется в установленном законом порядке, часто бесплатно для подтверждения прав, платно — для genealogических запросов или коммерческих целей).
Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ / РПГУ)
Услуга: «Предоставление архивных справок, копий документов из архивных фондов». Позволяет подать заявку дистанционно, отслеживать статус и получить готовый документ по почте или в МФЦ.
Почтовое обращение
Направляется заказным письмом с уведомлением на адрес администрации. В письме обязательно: ФИО, адрес ответа, телефон, подробное описание запроса (ФИО искомого лица, даты рождения/смерти, место жительства/работы, родство), копия паспорта, документ, подтверждающий родство (если запрос не о себе).
Через МФЦ «Мои Документы»
В МФЦ Томского района работает окно приема заявлений на получение архивных справок (преимущественно по трудовому стажу, зарплате, образованию).
Типовые справочные запросы и сроки исполнения
| Тип справки / документа | Где хранятся оригиналы | Срок исполнения (закон) | Примечания |
|---|---|---|---|
| Подтверждение трудового стажа / зарплаты (пension) | Архив админа / Архив предприятия (если сущ.) | 30 дней (ст. 22 Закона об архивном деле) | Бесплатно для пенсионного обеспечения |
| Справка об образовании (дубликат аттестата/диплома) | Архив школы / Архив админа (ликвид. школы) | 30 дней | Дубликат выдает школа/колледж, архив дает справку-основание |
| Акт записи ЗАГС (рождение, брак, смерть) | ЗАГС (до 100 лет) / Архив админа / ГАТО | 30 дней | Справка формы № 34 / Повторное свидетельство |
| Земельные надели / домовладения (до 2001 г.) | Архив админа (фонды Райисполкома, БТИ) | 30 дней | Для оформления права собственности (дачный амнистия) |
| Генеалогические запросы | Архив админа, ГАТО, ЗАГСы | До 3 мес. (сложные) | Платно, требует точных входных данных |
Государственный архив Томской области (ГАТО) — взаимодействие
Важно отличать архив администрации района от Государственного архива Томской области (г. Томск, пр. Ленина, 75).
- В ГАТО хранятся фонды исторической ценности (обычно до 1990-х гг.), переданные на вечное хранение: фонды Томского уездного исполкома, Томского окркома партии, фонды крупных предприятий, личные фонды известных людей.
- Метрические книги до 1917–1920 гг. находятся именно в ГАТО (фонд Духовной консистории, уездных правлений).
- Архив администрации района передает в ГАТО дела с истекшими сроками хранения, признанные историческими (по актам экспертизы ценности).
Совет: Если ищете документы до 1920–1930 гг. или по репрессированным — обращайтесь сразу в ГАТО или на портал «Память народа» / «Подвиг народа».
Цифровизация и удаленный доступ
На текущий момент (2026 г.) архив администрации Томского района ведет работу по цифровизации фондов:
- Создана электронная база описей (описания фондов загружены в АИС «Архив» / портал архивов Томской области).
- Доступны сканы метрических книг (по согласованию с ЗАГС) и ревизских сказок через читальный зал ГАТО или портал «Архивы Томской области» (archives.tomsk.ru).
- Внедряется технология электронного заказа копий документов с оплатой через Госуслуги.
Контактная информация (актуальная на 2026 год)
Администрация Томского района (Архив / Отдел делопроизводства и архивного дела):
- Адрес: 634009, Томская область, Томский район, с. Томское, ул. Ленина, д. 14 (здание администрации). Уточняйте кабинет на информационном стенде или по телефону.
- Телефон справочно-информационной службы администрации: +7 (3822) -1-XX-XX (уточнить у оператора внутренний номер архива).
- Официальный сайт: tomskraj.ru (раздел «Структура» -> «Отдел делопроизводства и архивного дела» или «Архив»).
- E-mail архива / отдела делопроизводства: arkhiv@tomskraj.ru (или docs@tomskraj.ru, уточнить на сайте).
- Режим работы приемной (примерный): Понедельник–Четверг: 08:30–17:00 (перерыв 12:30–13:30), Пятница: 08:30–16:00. Суббота, Воскресенье — выходные. Обязательно звоните заранее для подтверждения часов приема граждан!
Частые ошибки и советы при обращении
- Недостаточность входных данных. «Ищу дедушку Иванова Ивана», архив не найдет. Нужны: ФИО полностью, год рождения (хотя бы приблизительный), название населенного пункта, место работы/службы.
- Обращение не в тот архив. Трудовые книжки колхозников часто остались в архивах самих СПК (если они существуют) или в Пенсионном фонде (СФР), а не в администрации района.
- Игнорирование сроков. Закон дает 30 дней. Срочность (например, для суда) требует официального запроса от суда/нотариуса/СФР — тогда срок 3–5 дней.
- Отсутствие документов, подтверждающих родство. Для получения справки о другом лице (даже умершем) нужен документ, подтверждающий родственные отношения (свидетельство о рождении, браке) или нотариальное доверенность.
Архивы администрации Томского района — это не просто «склад старых бумаг», а работающий механизм защиты прав граждан на пенсию, жилье, землю, образование и восстановление семейной истории. Понимание структуры фондов, знание правил обращения и использование цифровых сервисов (Госуслуги, портал архивов области) позволяют существенно сократить время получения нужной справки. При подготовке сложных запросов (генеалогия, земельные споры, репрессированные) рекомендуется предварительная консультация с архивистом по телефону или на профильных форумах (например, «Томская генеалогия», «Архивы Сибири»).
Данная статья носит информационный характер. Реквизиты, часы приема и внутренняя структура могут меняться. Обязательно сверяйте актуальную информацию на официальном сайте tomskraj.ru или по телефону перед визитом.