Архив актов гражданского состояния (ЗАГС) Тамбовской области является важным хранилищем документального наследия региона. В нём сосредоточены миллионы записей о рождении, браке, смерти, усыновлении и других значимых событиях жизни жителей области. Ниже представлен подробный обзор структуры, функций и текущих проектов архива.

История и правовая база

Система учёта актов гражданского состояния в Тамбовской губернии начала формироваться ещё в конце XIX – начале XX века. После создания советской системы ЗАГС в 1918 году учёт записей был централизован в районных и городских отделах. С 1930‑х годов началось формирование районных архивных фондов актов гражданского состояния, которые позже вошли в состав областного архива.

Основные нормативные акты, регулирующие деятельность архива:

• Федеральный закон «Об актах гражданского состояния»;
• Постановление Правительства РФ от № 1062 «О порядке ведения государственного реестра актов гражданского состояния»;
• Региональные нормативные акты Тамбовской области о работе органов ЗАГС и архивного дела.

Структура и функции областного архива ЗАГС

Основные задачи

1. Формирование из первых экземпляров актовых записей районного архивного фонда записей актов гражданского состояния;
2. Обеспечение правильного учёта и длительного хранения документов;
3. Ежемесячная передача вторых экземпляров записей актов гражданского состояния в отдел ЗАГС Тамбовской области (о рождении, заключении брака, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти, перемене имени);
4. Оказание услуг по выдаче справок, копий и выписок из архивных дел гражданам, организациям и судебным органам;
5. Участие в проектах оцифровки и создания электронных баз данных.

Организационная структура

• Руководство архива – директор и его заместители;
• Отдел приёма и учёта документов – приём первых и вторых экземпляров актов, их регистрация;
• Отдел хранения и реставрации – обеспечение условий хранения (температура, влажность), проведение реставрационных работ;
• Отдел информационного обслуживания – работа с заявителями, выдача справок, консультирование;
• Отдел оцифровки и электронного документооборота – сканирование, метаданные, размещение в электронном каталоге.

Проект оцифровки архивных актов гражданского состояния

В 2020 году Тамбовская область получила финансирование на оцифровку архивных актов ЗАГС в размере 45,5 тыс. рублей. Цель проекта – полное преобразование в электронный вид 1 млн записей за период с 1926 по 1999 год. Ключевые этапы:

1. Подготовка документов (сортировка, очистка, minor реставрация);
2. Сканирование высококачественными сканерами (минимальное разрешение 300 dpi);
3. Создание метаданных (тип акта, дата, номер записи, ФИО, место события);
4. Контроль качества и проверка соответствия оригиналу;
5. Загрузка в единую электронную базу данных Управления ЗАГС Тамбовской области и предоставление доступа через портал госуслуг.

Ожидаемый срок завершения – не позднее 31 декабря текущего года. После оцифровки планируется:

• Сокращение времени выдачи справок с нескольких дней до нескольких минут;
• Минимизация риска утраты документов из‑за физического износа;
• Возможность удалённого доступа для исследователей, генеалогов и юридических лиц.

Как пользоваться архивом ЗАГС Тамбовской области

Личное посещение

Архив расположен по адресу: Советская улица, 107, г. Тамбов. Режим работы:

• Понедельник–пятница: 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00);
• Суббота, воскресенье – выходные.

Приём документов и выдача справок осуществляются в отделе информационного обслуживания. Для ускорения обслуживания рекомендуется заранее уточнить список необходимых справок и подготовить пакет документов (паспорт, заявление, доверенность при необходимости).

Дистанционные услуги

С 2022 года архив предоставляет возможность подачи запросов через:

• Электронную почту archive@tambov.ru;
• Портал госуслуг Тамбовской области (раздел «ЗАГС и архивные услуги»);
• Электронную библиотеку исторических документов (ЭБИД), где размещены оцифрованные метрические книги и ревизские сказки.

Ответ на запрос формируется в течение 3–5 рабочих дней при условии полной комплектности предоставленной информации.

Контактная информация

Областной архив ЗАГС Тамбовской области играет ключевую роль в сохранении исторической памяти региона и обеспечении прав граждан на получение документального подтверждения важных жизненных событий. Благодаря текущему проекту оцифровки архив становится более доступным, а его услуги – быстрее и удобнее для пользователей. Независимо от того, нужен ли вам справка о рождении для оформления паспорта, генеалогические исследования или юридическое подтверждение факта брака, архив готов предоставить необходимую информацию в соответствии с действующим законодательством.

Следите за обновлениями на официальном сайте архива и портале госуслуг – там публикуются новости о завершении этапов оцифровки, изменениях в режиме работы и новых сервисах для граждан.