Дата актуализации: 11:07:55
Содержание
- Общая информация об архиве
- Правовая база и нормативные документы
- Структура и подразделения
- Какие услуги предоставляет архив
- Как получить доступ к архивным актовым записям
- Контактная информация
- Часто задаваемые вопросы
Общая информация об архиве
Архив актовых записей в органах ЗАГС Смоленской области – это специализированное подразделение, которое занимается хранением, учётом и выдачей документов, подтверждающих регистрацию актов гражданского состояния (рождения, брака, смерти, разводов и др.). В Смоленске архив располагается в отделе учёта и хранения документов ЗАГС города.
- Адрес: 214000, г. Смоленск, ул. Глинки, д. 4
- Телефон (начальник отдела): 8 (4812) -8‑53‑55
- Дополнительные телефоны: 8 (4812) -8‑21‑41, 8 (4812) -8‑07‑94
- Режим работы: Пн‑Пт — 08:00‑17:00 (без обеда), суббота, воскресенье — выходные
Архив обслуживает запросы как физических, так и юридических лиц, а также предоставляет справочную информацию по вопросам, связанным с актами гражданского состояния.
Правовая база и нормативные документы
Деятельность архива ЗАГС города Смоленска регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон «О государственной регистрации актов гражданского состояния» от № 150‑ФЗ.
- Областной нормативный акт «Положение об Управлении записи актов гражданского состояния Администрации города Смоленска», утверждённый распоряжением Главы города Смоленска от № 70‑р.
- Положение об Архиве актовых записей в органах ЗАГС Смоленской области (утверждённое приказом Главного управления записи актов гражданского состояния Смоленской области).
- Региональные нормативные акты, регламентирующие порядок хранения и выдачи архивных материалов.
Все документы, выдаваемые архивом, имеют юридическую силу и могут использоватся в судах, при оформлении наследства, смене фамилии и других официальных процедурах.
Структура и подразделения архива
В рамках ЗАГС города Смоленска архив состоит из следующих отделов:
- Отдел учёта и хранения документов – основной блок, где находятся оригиналы актовых записей.
- Отдел выдачи справок и копий – занимается подготовкой и выдачей копий актов по заявкам граждан.
- Отдел цифровизации – отвечает за перевод бумажных актов в электронный вид и их загрузку в Единый государственный реестр.
- Консультационный центр – предоставляет информацию о порядке обращения, необходимых документах и сроках.
Все отделы работают в единой системе, что позволяет быстро находить нужные записи и выдавать их в течение от 1 до 5 рабочих дней (в зависимости от сложности запроса).
Какие услуги предоставляет архив
В архиве ЗАГС города Смоленска можно оформить следующие услуги:
| Услуга | Краткое описание | Срок выполнения |
|---|---|---|
| Выдача копии свидетельства о рождении | Копия оригинального свидетельства с заверением подписью начальника отдела. | 1‑3 дня |
| Выдача копии свидетельства о браке | Для подтверждения семейного статуса, оформления наследства и др. | 2‑4 дня |
| Выдача копии свидетельства о смерти | Необходима для оформления наследства, получения пенсии и др. | 1‑2 дня |
| Выдача выписки из реестра актов | Полный перечень всех актов, зарегистрированных в ЗАГСе за определённый период. | 3‑5 дней |
| Цифровизация архивных материалов | Перевод бумажных записей в электронный формат и загрузка в ЕГРЗАГС. | От 5 дней (по согласованию) |
Как получить доступ к архивным актовым записям
Для получения копий актов или выписок необходимо выполнить несколько простых шагов. Ниже представлена пошаговая инструкция.
Подготовка документов
- Заполнить заявление (бланк доступен на сайте ЗАГС Смоленска или в самом отделе).
- Предоставить паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
- Указать точные данные акта: ФИО, дата, место регистрации, номер записи (если известен).
- Оплатить государственную пошлину (при необходимости) – реквизиты указаны в заявлении.
Подача заявления
- Лично посетить отдел учёта и хранения документов по адресу ул. Глинки, д. 4.
- Либо отправить сканированные копии заявления и паспорта на официальную электронную почту zags-smolensk@smolensk.gov.ru с пометкой «Запрос в архив».
- Для дистанционного получения можно воспользоваться порталом Госуслуг – зарегистрироваться, выбрать услугу «Выдача копий актов ЗАГС» и прикрепить необходимые файлы.
Ожидание и получение результата
- После подачи заявления вам будет назначен номер заявки. По нему можно отслеживать статус онлайн (на сайте zags-smolensk.ru).
- При готовности копии будут выданы лично в отделе или отправлены заказным письмом (по желанию заявителя).
- Если требуется ускоренный процесс (например, для судебного разбирательства), можно оформить экспресс‑запрос за дополнительную плату.
Особые случаи
Для получения записей о разводе, смене фамилии или доступа к архивным материалам старше 50 лет может потребоваться дополнительное согласование с отделом юридической службы. В таких случаях рекомендуется предварительно связаться с архивом по телефону.
Контактная информация
Все вопросы, связанные с работой архива, можно задать по следующим каналам:
- Адрес: 214000, г. Смоленск, ул. Глинки, д. 4
- Телефон (начальник отдела): 8 (4812) -8‑53‑55
- Дополнительные телефоны: 8 (4812) -8‑21‑41, 8 (4812) -8‑07‑94
- E‑mail: zags-smolensk@smolensk.gov.ru
- Сайт: https://zags-smolensk.ru
- Портал Госуслуг: gosuslugi.ru – раздел «ЗАГС Смоленская область»
Для визуального ориентирования на карте можно воспользоваться сервисом Yandex.Карты или Google Maps.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сколько стоит копия свидетельства о браке?
Стоимость зависит от формата копии:
- Копия на обычной бумаге – 200 руб.
- Копия в нотариальном заверении – 500 руб.
Можно ли получить запись о рождении предка, умершего более 30 лет назад?
Да. Архив хранит записи более 100 лет. Для старых записей может потребоваться подтверждение родства (например, справка о родстве от нотариуса).
Как ускорить процесс получения документа?
Оформить экспресс‑запрос (доплата 300 руб.) и предоставить все необходимые данные полностью, без уточнений.
Можно ли получить электронную копию через портал Госуслуг?
Да. После подачи заявки в личном кабинете появляется возможность скачать электронный документ в формате PDF с цифровой подписью.
Что делать, если в архиве нет нужного акта?
В таком случае следует обратиться в Государственный архив Смоленской области, где хранятся более старые и редкие документы. Контактные данные доступны на их официальном сайте.
Архив ЗАГС города Смоленска – это надёжный ресурс для получения официальных актов гражданского состояния. Благодаря чётко отлаженной структуре, современным электронным сервисам (портал Госуслуг) и доступному персоналу процесс получения нужных документов стал быстрым и удобным. При возникновении вопросов достаточно связаться с отделом учёта и хранения документов по указанным выше телефонам или воспользоваться онлайн‑запросом.
Помните, что правильное оформление заявления и наличие всех требуемых документов ускорит процесс и избавит от лишних походов в ЗАГС.