Детская поликлиника Кургана – одно из ключевых учреждений первичного звена здравоохранения региона. За годы её работы накопился значительный объём документации, который хранится в специализированном архиве. Ниже представлен подробный обзор архива детской поликлиники Кургана: его назначение, состав фондов, порядок доступа и перспективы цифровизации.

История создания архива

Архив детской поликлиники начал формироваться одновременно с открытием учреждения в середине XX века. Первые документы – это журналы приёма пациентов, приказы по личному составу и санитарно‑эпидемиологические отчёты. С 2015 года, когда поликлиника активно внедряла электронную запись к врачам (чат‑бот и онлайн‑запись), часть документации начала переводиться в электронный вид, однако бумажные носители по‑прежнему составляют основу архивного фонда.

Основные вехивхивные фонды

• Личные дела пациентов – амбулаторные карты, выписки, результаты лабораторных и инструментальных исследований (с 1960‑х годов по настоящее время).
• Приказы и распоряжения руководства – документы по кадровой политике, финансовому обеспечению, закупкам медикаментов и оборудования.
• Отчётно‑статистическая документация – годовые и квартальные отчёты о заболеваемости, профилактических прививках, диспансерном наблюдении.
• Нормативно‑правовые акты – приказы Минздрава РФ, региональные программы модернизации первичного звена, локальные нормативы поликлиники.
• Фотоматериалы и видеозаписи – фотоотчёты о мероприятиях (День бесплатной юридической помощи, акции по профилактике травматизма на водоёмах), видеоролики проекта «Чат‑бот для записи к врачу».
• Книги учета и журналы – журналы регистрации вызовов на дом, учёт прививок, книги учёта выданных рецептов.

Структура и размещение архива

Архив расположен в отдельном помещении по адресу:

Юридический (почтовый) адрес: 640002, г. Курган, ул. Коли Мяготина, д. 114, кабинет 9.

Помещение оснащено стеллажами с системой маркировки по годам и типам документов. Для обеспечения сохранности поддерживается постоянный температурный режим (18‑22 °C) и относительная влажность не более 55 %. Доступ к архиву осуществляется только уполномоченным сотрудникам поликлиники (главный врач, заведующий отделом медицинской документации, ответственный за архивное дело).

Порядок работы с архивом

1. Подача письменного запроса на получение справки или копии документа (указываются ФИО пациента, период, цель запроса).
2. Проверка наличия согласия на обработку персональных данных (в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных»).
3. Поиск документа в электронном каталоге (если документ оцифрован) или ручной поиск в бумажных фондах.
4. Изготовление копии (сканирование или фотокопирование) и заверение её печатью поликлиники.
5. Выдача заявителю под расписку.

Срок исполнения запроса не превышает 10 рабочих дней, за исключением случаев, требующих дополнительной проверки или восстановления повреждённых документов.

Цифровизация и электронный архив

С 2020 года в рамках региональной программы модернизации первичного звена здравоохранения Курганской области начался процесс перевода части архивных фондов в электронный вид. Основные этапы:

• Сканирование амбулаторных карт за период 2000‑2020 гг. (более 150 000 дел);
• Создание единой базы данных с возможностью поиска по ФИО, дате рождения, номеру полиса и диагнозу (интеграция с информационной системой поликлиники).
• Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) для текущих приказов, отчётов и назначений.
• Обеспечение защиты информации: шифрование, резервное копирование на удалённые серверы, контроль доступа по ролям.

Электронный архив значительно ускоряет получение справок для пациентов, снижает нагрузку на бумажный фонд и повышает прозрачность работы учреждения.

Социальное значение архива

Архив детской поликлиники выполняет не только административные, но и важные социальные функции:

• Обеспечение прав пациентов – предоставление медицинских справок, подтверждающих факт лечения, прививок или инвалидности.
• Научно‑исследовательская деятельность – материал для эпидемиологических исследований, оценки эффективности профилактических программ (например, акций по безопасности детей на водоёмах).
• Историческая память – документы отражают развитие детского здравоохранения в Кургане, изменения в подходах к лечению и профилактике.
• Поддержка юридических процессов – справки используются в судебных разбирательствах, оформлении опеки, получении социальных выплат.

Контактная информация

Для получения справок или консультаций по работе архива можно обратиться:

• Телефон справочной службы: 7 (352) -25-03-03 (с 8:00 до 12:00 и с 13:00 до 17:00).
• Электронная почта: archive@detpoliklinika45.ru (указать тему запроса).
• Личный приём: кабинет 9, ул. Коли Мяготина, д. 114, г. Курган.

Также на официальном сайте поликлиники размещён раздел «График работы специалистов» (/grafik-raboty-spetsialistov), где можно уточнить часы приёма ответственного за архивное дело.

Архив детской поликлиники Кургана – это живой хранилище медицинской и административной информации, которое обеспечивает защиту прав пациентов, поддерживает научную деятельность и сохраняет историческое наследие учреждения. Постепенная цифровизация делает доступ к документам быстрее и удобнее, однако бумажный фонд по‑прежнему остаётся важным резервом для долгосрочного хранения. Соблюдение норм конфиденциальности и современные методы архивного дела позволяют архиву эффективно выполнять свои функции в интересах жителей Кургана и области.