Архив дежурной части – это специализированный набор документов, регламентов и записей, которые формируются в процессе ежедневной работы дежурных подразделений (полиции, МЧС, военных, охранных структур и т.п.). Он служит важным инструментом обеспечения правопорядка, контроля над выполнением задач и сохранения исторической информации.

Что входит в состав архива дежурной части?

В зависимости от типа организации, в архив могут входить следующие документы:

• Журналы дежурств (ежедневные, сменные, круглосуточные).
• Протоколы происшествий и инцидентов.
• Отчёты о выполненных заданиях и постановках.
• Служебные записки, приказы и распоряжения.
• Картотеки с фотографиями, видеоматериалами и аудиозаписями.
• Регистрационные журналы о приёме и выдаче оружия, спецсредств.
• Документы по техническому обслуживанию оборудования.
• Сводки о состоянии общественного порядка и чрезвычайных ситуаций.

Цели и задачи архива дежурной части

Основные цели создания и ведения архива:

1. Контроль и мониторинг – фиксировать все действия дежурных сотрудников, обеспечивая возможность проверки их законности и эффективности.
2. Документальное подтверждение – предоставлять доказательства в случае расследований, судебных разбирательств и административных проверок.
3. Аналитика и планирование – использовать накопленные данные для выявления тенденций, планирования профилактических мероприятий и оптимизации ресурсов.
4. Сохранение исторической памяти – фиксировать важные события, которые могут иметь значение для будущих поколений и исследований.
5. Соблюдение законодательства – соответствовать требованиям нормативных актов о хранении и защите служебных документов.

Правовые основы формирования архива

В России регулирование архивов дежурных частей осуществляется несколькими нормативными документами:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.).
• Приказ МВД России № 562 от «Об организации и ведении дежурных журналов».
• Приказ МЧС России № 112‑Р от «Об учете и хранении документов в службах спасения».
• Требования ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Термины и определения».

Организация и структура архива

Физическая (бумажная) часть

Для бумажных документов рекомендуется использовать следующую структуру:

1. Раздел «Журналы дежурств» – подпапки по годам и месяцам.
2. Раздел «Протоколы происшествий» – подпапки по типу происшествия (правонарушения, ЧС, административные правонарушения).
3. Раздел «Приказы и распоряжения» – подпапки по подразделениям и датам.
4. Раздел «Техническая документация» – отдельные папки для каждого вида оборудования.

Электронная (цифровая) часть

Современные дежурные части всё чаще переходят к электронному архиву. Ключевые принципы:

• Единый формат хранения – PDF/A для текстовых документов, MP4/MKV для видеоматериалов, WAV/MP3 для аудио.
• Метаданные – каждый файл сопровождается метаданными (дата, тип, ответственный, ключевые слова).
• Система управления документами (DMS) – специализированные программы (1С:Документооборот, Alfresco, SharePoint) позволяют автоматизировать индексацию и поиск.
• Резервное копирование – ежедневные бэкапы на отдельный сервер и облачное хранилище.
• Контроль доступа – разграничение прав (чтение, редактирование, удаление) в зависимости от должностных обязанностей.

Порядок работы с архивом

Приём и регистрация документов

Каждый документ, поступающий в архив, проходит следующие этапы:

1. Проверка подлинности и соответствия требованиям (подпись, печать, дата).
2. Присвоение уникального регистрационного номера.
3. Внесение записи в журнал регистрации (бумажный или электронный).
4. Классификация по разделам и подпапкам.

Хранение и охрана

Для обеспечения сохранности документов необходимо:

• Обеспечить климатический контроль (температура 18‑22 °C, влажность 45‑55 %).
• Использовать огнеупорные шкафы и сейфы для особо ценных материалов.
• Ограничить доступ к помещениям архива (пропускная система, видеонаблюдение).
• Проводить регулярные проверки состояния документов (каждые 6 мес.).

Доступ и выдача

Запросы на выдачу документов оформляются в виде служебных заявок. Процедура включает:

1. Подачу заявки (бумажной формы или через электронную систему).
2. Проверку полномочий заявителя.
3. Подготовку копий или оригиналов.
4. Регистрацию выдачи в журнале (указание даты, цели, получателя).

Перевод бумажного архива в электронный формат

Этапы цифровизации:

1. Аудит текущего состояния – оценка объёма, состояния и приоритетности документов.
2. Подготовка оборудования – сканеры высокого разрешения, специализированные программы OCR.
3. Сканирование – создание PDF/A файлов, проверка качества сканов.
4. Обогащение метаданными – автоматическое распознавание дат, номеров, ключевых слов.
5. Импорт в DMS – загрузка файлов, настройка прав доступа.
6. Уничтожение оригиналов (по согласованию с руководством) или их хранение в архиве «долгосрочного хранения».

Лучшие практики ведения архива дежурной части

• Стандартизация – использовать единые шаблоны журналов и протоколов.
• Регулярный аудит – проводить проверки соответствия нормативным требованиям минимум раз в год.
• Обучение персонала – проводить тренинги по работе с архивом, правилам хранения и защите информации.
• Автоматизация – внедрять системы DMS с функциями напоминаний о сроках хранения и автоматической классификации.
• Соблюдение сроков хранения – вести реестр сроков (например, протоколы о правонарушениях – 5 лет, приказы – 10 лет).
• Защита от несанкционированного доступа – использовать двухфакторную аутентификацию и шифрование данных.

Примеры типовых форм

Журнал дежурств (пример)

| № | Дата | Смена | ФИО дежурного | Время начала | Время окончания | Краткое содержание дежурства |
|---|------|-------|----------------|--------------|------------------|------------------------------|
| 1 | | Ночная | Иванов И.И. | 00:00 | 08:00 | Патрулирование улицы Ленина, 5 вызовов |
 

Протокол происшествия (пример)

Протокол № 2026/045
Время: 14:35
Место: ул. Советская, д.12
Сотрудники: Петров П;П., Сидоров С.С.
Событие: ДТП с участием легкового автомобиля и мотоцикла.
Описание: ...
Подписи: ______________________
 

Архив дежурной части – это не просто хранилище бумаг, а стратегически важный ресурс, обеспечивающий законность, эффективность и прозрачность работы службы. Правильная организация, соблюдение нормативных требований и внедрение современных технологий позволяют существенно повысить уровень контроля, ускорить поиск информации и снизить риски утраты данных.

Помните: качественный архив – залог надёжного функционирования любой дежурной части.