Архив документов по личному составу Ростовской области (ГКУ РО «Архив документов по личному составу») – это специализированное государственное учреждение, которое собирает, хранит и предоставляет доступ к документам, отражающим служебную и личную деятельность граждан, работавших в органах государственной власти, муниципальных образованиях, предприятиях и организациях региона. Ниже представлен подробный обзор его истории, структуры, услуг и практической информации для исследователей, genealogist‑ов и граждан, желающих получить сведения о своих предках.
История и правовое положение
Архив был создан в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и постановлением Правительства Ростовской области о формировании единой системы хранения документов по личному составу. Учреждение получило статус государственное казенное учреждение (ГКУ) и находится в подчинении Департамента культуры и архивного дела Ростовской области.
- Дата основания: 2000 г. (первый набор документов поступил в фонд).
- Юридический адрес: Ворошиловский проспект, д. 6а, 1‑й этаж, г. Ростов‑на‑Дону (по данным сервиса 2ГИС и Zoon).
- Альтернативный адрес (для справок и запросов): пр. Соколова, д. 52, г. Ростов‑на‑Дону (указан в веб‑архиве web‑archiv.ru).
- Контактный телефон:
+7 (863) -40‑50‑39(основной) и+7 (863) -66‑59‑57(для справок). - Электронная почта: gku.adls@yandex.ru.
- Режим работы:
- Понедельник‑четверг: 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00).
- Пятница: 09:00–16:45 (перерыв 13:00–14:00).
- Суббота, воскресенье – выходные.
Структура и фонды
Архив состоит из нескольких отделов, каждый из которых отвечает за определенный тип документов:
- Отдел комплектования и приема документов – принимает дела личного состава от государственных и муниципальных органов, предприятий, организаций и частных лиц (по договору дарения).
- Отдел хранения и реставрации – обеспечивает условия долгосрочного сохранения бумажных и электронных носителей, проводит реставрацию поврежденных документов.
- Отдел описания и каталогизации – создает описи, электронные базы данных и метаданные для удобного поиска.
- Отдел предоставления информации и работы с пользователями – консультирует заявителей, выдает справки, копии и выписки из дел.
- Отдел цифровизации и электронного доступа – сканирует документы, загружает их в виртуальный читальный зал и обеспечивает удаленный доступ через интернет‑портал.
В фондах архива хранятся:
- Личные дела сотрудников государственных органов (министрастерства, ведомства, управления).
- Трудовые книжки, аттестации, награды, представления к званиям.
- Документы о службе в армии, militära‑учёте, мобилизации.
- Материалы по партийной и общественной деятельности (членские билеты, протоколы собраний).
- Документы, связанные с эвакуацией и репрессиями периода Великой Отечественной войны и сталинских репрессий.
- Электронные копии документов, переданные в рамках проекта «Виртуальный архив Ростовской области» (см. donarch.ru).
Услуги для граждан и исследователей
Архив предоставляет широкий спектр услуг, доступных как в читальном зале, так и в удаленном формате:
| Услуга | Описание | Как получить |
|---|---|---|
| Справка о службе | Подтверждение факта работы в определенной организации, занимаемой должности, периода службы. | Личное обращение в отдел предоставления информации или запрос по электронной почте. |
| Выписка из личного дела | Копия конкретных документов (аттестация, награждение, приказ о переводе). | Заявление с указанием реквизита дела (номер, год, учреждение). |
| Генеалогический запрос | Поиск сведений о предках, служивших в государственных или муниципальных структурах. | Заполнить форму на сайте donarch.ru или прийти в архив с документами, подтверждающими родство. |
| Цифровая копия документа | Скан высокого разрешения для личного использования или публикации. | Оформить заявку в отделе цифровизации; оплата согласно тарифу (бесплатно для научных целей при предварительном согласовании). |
| Консультация по работе с архивными фондами | Помощь в формировании запроса, ориентировании в описях, использовании электронного каталога. | Записаться на прием к сотруднику отдела предоставления информации (по телефону или через сайт). |
Все услуги предоставляются на платной основе согласно утвержденному тарифному перечню Ростовской области, однако для научных, образовательных и социально значимых запросов возможны льготы и бесплатное обслуживание.
Виртуальный читальный зал и онлайн‑ресурсы
С целью повышения доступности архивных материалов учреждение активно развивает электронные сервисы:
- Виртуальный читальный зал – раздел на портале donarch.ru, где размещены оцифрованные дела личного состава, доступные для просмотра после регистрации.
- Электронный каталог – поиск по фамилии, имени, отчеству, датам рождения/смерти, номеру дела, учреждению.
- База данных «Документы ГАРО о Великой Отечественной войне» – часть материалов, оцифрованных в рамках проекта с участием ученых ЮНЦ РАН (см. источники [2] и [9]).
- Электронная очередь и запись на прием – через сайт 2ГИС или непосредственно по телефону.
Эти ресурсы позволяют исследователям из других регионов и стран получать необходимые сведения без личного визита в архив.
Как подать запрос на получение информации
- Определите, какой именно документ вам нужен (справка, выписка, копия).
- Соберите предварительные сведения: фамилия, имя, отчество, approximate годы службы, название организации или ведомства.
- Заполните заявление (можно скачать с сайта donarch.ru или получить в архиве).
- Приложите копию документа, подтверждающего ваше право на запрос (паспорт, доверенность, документ о родстве).
- Отправьте заявление:
- Лично в отдел предоставления информации (адрес: Ворошиловский пр., 6а, 1‑й этаж).
- По электронной почте: gku.adls@yandex.ru.
- По почте заказным письмом на тот же адрес.
- Ожидайте ответа (standardный срок – до 30 рабочих дней; срочные запросы могут быть обработаны за 5‑10 дней за дополнительную плату).
- Получите результат: справка на бланке архива, электронная копия или уведомление об отсутствии данных.
При возникновении сложностей рекомендуется предварительно позвонить по телефону +7 (863) -40‑50‑39 для уточнения требований и возможных ограничений.
Полезные советы для исследователей
- Начинайте поиск с общих справочников (например, «Списки личного состава органов власти Ростовской области 1920‑1940 гг.»), которые часто находятся в открытом доступе на портале donarch.ru.
- Уточняйте название организации в момент службы: многие учреждения меняли названия в ходе реформ (например, «Управление ЗАГС Ростовской области» → «Департамент ЗАГС»).
- Если документ относится к периоду репрессий, будьте готовы к возможным ограничениям доступа (некоторые дела могут быть закрыты на 75 лет);
- При работе с электронным каталогом используйте операторы поиска: кавычки для точного совпадения фразы, звёздочка для подстановки неизвестных символов.
- Для подтверждения родства при запросе genealogical информации подготовьте копии свидетельств о рождении, браке и смерти предков.
ГКУ Ростовской области «Архив документов по личному составу» является важным хранилищем исторической памяти региона, предоставляющим доступ к сведениям о жизни и деятельности тысяч людей, служивших в государственных и муниципальных структурах. Благодаря сочетанию традиционных архивных методов и современных цифровых технологий учреждение обеспечивает как очный, так и удаленный доступ к документам, что делает его незаменимым ресурсом для genealogist‑ов, историков, студентов и всех, кто интересуется прошлым своего края.
Если вам понадобится справка о службе, выписка из личного дела или просто интерес к архивным материалам Ростовской области – обращайтесь в архив по указанным контактам, воспользуйтесь виртуальным читальным залом и получите нужную информацию быстро и удобно.