Архив электронных документов (АЭД) – это специализированный государственный фонд, созданный для долговременного хранения, систематизации и обеспечения доступа к электронным документам, имеющим историческую, научную, культурную и административную ценность. Архив функционирует под эгидой Национального архивного фонда Республики Беларусь и является важным элементом информационной инфраструктуры страны.

Правовые основы создания и функционирования АЭД

Деятельность Архива электронных документов регулируется рядом нормативных актов, среди которых:

• Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и архивных фондах»;
• Постановление Совета Министров Республики Беларусь «О порядке создания, ведения и использования электронных архивов»;
• Приказы и методические рекомендации Национального архивного фонда, в частности Порядок формирования и использования электронных документов в Национальном архивном фонде.

Эти документы определяют правовой статус электронных архивов, требования к их сохранности и порядок доступа к материалам.

Цели и задачи Архива электронных документов

Основные цели АЭД включают:

1. Обеспечение долговременного сохранения электронных документов, признанных ценными для истории и культуры Беларуси;
2. Создание универсального доступа к архивным материалам для исследователей, государственных органов и граждан;
3. Поддержка процессов цифровой трансформации государственных и научных учреждений;
4. Гарантирование юридической силы и подлинности электронных документов.

Структура и основные подразделения

Архив электронных документов состоит из нескольких ключевых подразделений:

• Отдел формирования и приёма электронных документов – отвечает за прием материалов от государственных органов, научных учреждений и частных организаций.
• Отдел системного обеспечения (ИС АЭД) – разрабатывает и поддерживает Информационную систему архивных электронных документов (ИС АЭД), которая обеспечивает метаданные, индексацию и поиск.
• Отдел обеспечения сохранности – реализует технологические решения по резервному копированию, миграции форматов и защите от потери данных.
• Отдел пользовательского обслуживания – предоставляет услуги доступа, консультации и обучение пользователей.

Информационная система АЭД (ИС АЭД)

ИС АЭД – это специализированная платформа, позволяющая:

• Регистрация и классификация поступающих электронных документов;
• Создание и поддержка метаданных (автор, дата создания, тематика, уровень доступа и т.д.);
• Поиск и просмотр документов через веб‑интерфейс;
• Контроль доступа в соответствии с правовыми ограничениями;
• Автоматическое резервное копирование и миграцию данных в новые форматы.

Система открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь позволяет пользователям получать информацию без необходимости физического присутствия в архиве, однако некоторые материалы доступны только в здании Национальной библиотеки Беларуси по специальному запросу.

Порядок подачи и приёма электронных документов

Документы могут быть переданы в АЭД следующими способами:

1. Через электронную почту (например, infonces.by) с приложением официального письма, подтверждающего право на передачу;
2. С помощью специальных порталов государственных органов (например, портал Президента Республики Беларусь);
3. Лично в офисе архива, где осуществляется проверка и ввод метаданных.

Все документы проходят проверку на соответствие требованиям к формату, целостности и юридической значимости.

Доступ к архивным материалам

Существует несколько уровней доступа:

• Открытый доступ – документы, не содержащие ограничений, доступны всем пользователям через веб‑портал.
• Ограниченный доступ – материалы, требующие авторизации (например, научные исследования, документы с персональными данными).
• Закрытый доступ – документы, доступ к которым разрешён только уполномоченным сотрудникам государственных органов.

Для получения доступа к ограниченным и закрытым материалам необходимо подать запрос через официальную форму обращения.бел или обратиться в отдел пользовательского обслуживания.

Технические меры по сохранности

Для обеспечения долговременного хранения применяются:

• Многократное резервное копирование на географически распределённые дата‑центры;
• Регулярная миграция форматов в соответствии с международными стандартами (ISO 14721 – OAIS);
• Контроль целостности данных с помощью контрольных сумм (SHA‑256);
• Защита от несанкционированного доступа через шифрование и многофакторную аутентификацию.

Пользовательские сервисы и поддержка

Архив предоставляет следующие услуги:

• Онлайн‑поиск и просмотр документов;
• Заказ копий (цифровых или печатных) архивных материалов;
• Консультации по вопросам авторского права и лицензирования;
• Обучающие вебинары и семинары по работе с ИС АЭД.

Контактная информация

Для связи с Архивом электронных документов используйте следующие каналы:

• Телефон: (017) -72‑29‑52
• Электронная почта: infonces@bel
• Адрес: г. Минск, ул. Пушкина, 12 (здание Национальной библиотеки Беларуси)
• Сайт: www.nab.gov.by

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

1. Расширение функционала ИС АЭД за счёт внедрения искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания текста;
2. Интеграция с международными цифровыми архивными платформами (Europeana, Digital Public Library of America);
3. Увеличение объёма открытого доступа, в частности оцифровка исторических газет и журналов XIX‑XX веков;
4. Развитие мобильных приложений для быстрого доступа к документам на ходу.

Архив электронных документов Республики Беларусь – это современный, технологически оснащённый фонд, который обеспечивает сохранность и доступность важнейших электронных материалов страны. Благодаря чёткой правовой базе, продуманной структуре и передовым ИТ‑решениям, АЭД играет ключевую роль в цифровой трансформации архивного дела и поддерживает исследовательскую и культурную деятельность как внутри страны, так и за её пределами.

Если у вас возникли вопросы или вы хотите разместить свои документы в архиве, свяжитесь с нами по указанным выше контактам.