Архив главного управления кадров (ГУК) – это совокупность документов‚ отражающих деятельность кадровой службы в государственных органах‚ организациях и‚ в частности‚ в Министерстве обороны Российской Федерации. Ниже представлен обзор структуры‚ содержания‚ нормативной базы и современных подходов к организации архива ГУК.

Нормативная база и сроки хранения

Основой для формирования и ведения архива кадровых документов служит:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Перечень типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в процессе деятельности государственных органов‚ органов местного самоуправления и организаций (с указанием сроков их хранения);
• Методические рекомендации по экспертизе ценности и отбору в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу (Росархив и ВНИИДАД‚ согласовано ЦЭПК при Росархиве‚ 23 декабря 2014 г.).

Согласно этим документам‚ кадровые дела (личные карточки‚ трудовые договоры‚ приказы о приёме/увольнении‚ аттестатистикадются в группу «кадровые документы по личному составу» и хранятся в течение 75 лет после последней записи в деле (либо 50 лет после увольнения сотрудника‚ в зависимости от вида документа).

Содержание архива ГУК

В архиве главного управления кадров традиционно выделяют следующие группы документов:

1. Нормативные и распорядительные акты – приказы‚ распоряжения‚ постановления‚ инструкции‚ касающиеся кадровой политики‚ подбора‚ расстановки и увольнения персонала.
2. Личные дела сотрудников – анкеты‚ autobiographies‚ трудовые книжки‚ копии дипломов‚ справки о воинском учёте‚ результаты аттестаций и повышения квалификации.
3. Договоры и соглашения – трудовые контракты‚ гражданско‑правовые договоры‚ соглашения о конфиденциальности‚ дополнительные соглашения.
4. Отчётно‑аналитическая документация – справки о движении кадров‚ сведения о вакансиях‚ аналитика текучести‚ планы потребности в кадрах.
5. Формы и образцы – типовые бланки заявлений‚ заявлений о приёме на работу‚ увольнении‚ отпуске‚ командировке и др.‚ часто используемые в работе отдела кадров.
6. Электронные кадровые документы – сканы бумажных оригиналов‚ файлы в формате PDF/A‑1A (утверждён приказом Минтруда № 578н от )‚ обеспечивающие долгосрочное хранение и доступность.

Структура главного управления кадров Министерства обороны РФ

В составе ГУК МО РФ выделяют несколько управлений‚ каждое из которых ведёт свою часть архива:

• Первое управление – отвечает за подбор‚ расстановку и планирование потребности в кадрах Вооружённых Сил.
• Второе управление – занимается вопросами службы‚ аттестации‚ повышения квалификации и социального обеспечения военнослужащих.
• Третье управление – ведёт кадровое обеспечение гражданского персонала‚ включая работу с контрактниками и гражданскими специалистами.

Каждое из этих управлений формирует собственную номенклатуру дел‚ которая затем объединяется в общий архив ГУК.

Организация и ведение архива

Создание эффективного архива кадровых документов требует системного подхода:

1. Подготовка номенклатуры дел – определение перечня видов документов‚ их индексация и классификация по срокам хранения.
2. Выбор помещения и оборудования – сухие‚ проветриваемые архивохранилища с регулируемой температурой и влажностью; металлические стеллажи с антикоррозийным покрытием; системы пожаротушения и контроля доступа.
3. Экспертиза ценности и отбор – оценка документов на предмет их исторической‚ юридической и административной значимости; отбор ценных дел для передачи в государственный архивный фонд.
4. Цифровизация – сканирование бумажных оригиналов‚ приведение их к стандарту PDF/A‑1A‚ создание метаданных (номер дела‚ дата‚ автор‚ краткое содержание) и загрузка в электронный архив (например‚ система SmartКЭДО или СБИС).
5. Регулярное обновление и контроль – ежегодная инвентаризация‚ проверка целостности файлов‚ миграция данных на новые носители при необходимости.

В условиях ограниченных ресурсов (например‚ один секретарь в отделе кадров) целесообразно начинать с приоритетных групп документов (личные дела‚ приказы о приёме/увольнении) и постепенно расширять объём архива.

Электронный архив кадровых документов

С развитием информационных технологий всё больше организаций переходят на электронное хранение. Ключевые аспекты:

• Формат PDF/A‑1A гарантирует неизменяемость и доступность документов в течение десятилетий.
• Системы типа SmartКЭДО или СБИС обеспечивают поиск по метаданным‚ контроль версий и ограничение доступа по ролям.
• При переходе на электронный формат необходимо соблюдать требования приказа Минтруда № 578н от и международные стандарты (ISO 19005‑1).
• Резервное копирование и хранение на отдельных серверах (или в облаке с соответствующим уровнем защиты) снижают риск потери данных.

Исторический аспект

Главное управление кадров имеет богатую историю‚ уходящую корнями в советское время. Например:

• Архив Главного управления кадров Наркомата обороны СССР содержит документы о формировании и комплектовании Красной Армии в годы Великой Отечественной войны.
• Юбилей «95 лет ГУК МО РФ» отмечался в 2025 году‚ подчеркивая роль управления в становлении Вооружённых Сил Российской Федерации.
• Известные руководители‚ такие как Виктор Петрович Горемыкин (начальник ГУК Минобороны в 2013 г.)‚ оставили след в истории кадровой работы ведомства.

Практические рекомендации для отделов кадров

Для эффективной работы с архивом кадровых документов отделу кадров следует:

1. Разработать и утвердить внутреннюю номенклатуру дел‚ соответствующую Перечню типовых управленческих архивных документов.
2. Обеспечить обучение сотрудников правилам оформления‚ сдачи и хранения документов (включая электронные форматы).
3. Внедрить систему учёта движения дел (журнал регистрации‚ электронный трекер).
4. Периодически проводить экспертизу ценности и отбор документов на передачу в государственный архив.
5. Соблюдать конфиденциальность персональных данных‚ применяя шифрование и контроль доступа в электронных системах.

Архив главного управления кадров представляет собой важнейший элемент управленческой и исторической памяти организации. Правильное формирование‚ хранение и использование кадровых документов обеспечивает законность кадровых решений‚ защищает права сотрудников и сохраняет ценную информацию для будущих поколений. Соблюдение нормативных требований‚ внедрение современных электронных технологий и системный подход к организации архива позволяют сделать его надёжным и доступным инструментом в работе любого кадрового подразделения.