Архив главного управления органов регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС) по Рязанской области, это уникальный хранилище документальной памяти региона. Здесь сосредоточены записи о ключевых событиях жизни поколений рязанцев: рождении, браке, разводе, усыновлении, смене имени и смерти. В статье подробно рассматриваются история архива, его фонды, порядок обращения за справками, а также современные этапы оцифровки и интеграции в федеральную информационную систему.

Историческая справка: от метрических книг к Единому госреестру

История архива неразрывно связана с историей гражданского регистра в России. До 1917 года учетом актов гражданского состояния занимались духовные консистории (метрические книги приходов), мечети и синагоги. С приходом советской власти Декретом СНК РСФСР от учет актов гражданского состояния был передан в ведение гражданских органов власти — отделов ЗАГС.

Ключевые этапы формирования архива:

• 1918–1920-е гг.: Создание сети органов ЗАГС в уездах Рязанской губернии. Начало ведения актовых книг на бланках установленного образца.
• 1937 г.: Образование Рязанской области. Формирование областного управления ЗАГС и централизованного хранения старых фондов.
• Великая Отечественная война: Эвакуация и сохранность фондов, работа органов ЗАГС в тыловых условиях, регистрация убылей и рождений в эвакуации.
• 1997 г.: Принятие Федерального закона № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», закрепившего правовую базу архивного дела в сфере ЗАГС.
• 2000-е – настоящее время: Переход к электронному ведению регистра, начало массовой оцифровки архивных фондов.

Структура и состав архивных фондов

Фонды архива главного управления ЗАГС по Рязанской области формируются за счет передачи дел из территориальных органов ЗАГС районов и городов области по истечении сроков хранения в действующих архивах ЗАГС (обычно 100 лет для книг рождений/браков/смертей и 75 лет для книг разводов/усыновлений/смены имени).

Основные категории документов:

1. Актовые записи (книги регистрации):
   • Книги записи рождений (с 1918–1920 гг.);
   • Книги записи заключения браков;
   • Книги записи разводов;
   • Книги записи смертей;
   • Книги записи усыновлений (усыновления);
   • Книги записи установления отцовства;
   • Книги записи смены имени, фамилии, отчества.
2. Дополнительные фонды:
   • Алфавитные указатели (репертуары) к актовым книгам — критически важны для поиска записи без точного номера и года;
   • Дела по восстановлению утерянных записей актов гражданского состояния (судебные решения, справки из архивов ЗАГС других регионов);
   • Документы, поступившие из ликвидированных органов ЗАГС (сельских советов, городских отделов);
   • Метрические книги дореволюционного периода (приходовые, мечетные, раббинские), переданные в архив в 1920–1930-е гг. (часть из них может храниться в ГАРО — Государственном архиве Рязанской области).

Важно: Согласно ст. 4 ФЗ № 143-ФЗ, записи актов гражданского состояния составляются на русском языке. Однако в архиве хранятся документы ранних лет, составленные на национальных языках (например, татарском, польском, немецком — в зависимости от национального состава уездов) или дореволюционные метрические записи на церковнославянском языке. В рамках федеральной программы такие записи подлежат переводу на русский язык, последующей оцифровке и внесению в Единый государственный реестр актов гражданского состояния (ЕГР ЗАГС).

Цифровая трансформация: «Электронный ЗАГС» и ЕГР ЗАГС

На сегодняшний день (по состоянию на 2026 год) архив проходит этап активной интеграции в федеральную информационную систему. Реализация регионального компонента системы «Электронный ЗАГС» позволяет:

• Обеспечить удаленный доступ к сведениям об актовых записях для уполномоченных органов (МФЦ, нотариусы, суды, МВД, Пенсионный фонд);
• Сократить сроки выдачи справок гражданам (в т.ч. через портал Госуслуги);
• Формировать Единый государственный реестр актов гражданского состояния (ЕГР ЗАГС), собирающий в единую базу записи о всех гражданах, независимо от места регистрации акта.

Правительство РФ регулярно выделяет субсидии на эти цели (так, только в октябре 2026 г. было выделено более 1,1 млрд рублей на оцифровку архивов по всей стране). В Рязанской области это позволило отсканировать значительный массив книг за 1920–1990-е гг. и внести их в электронную базу.

Как получить справку или выписку из архива Рязанской области

Обращение в архив главного управления ЗАГС возможно несколькими способами. Главное правило: выдача сведений из записей актов гражданского состояния производится только заинтересованным лицам (самому лицу, родителям, детям, супругам, наследникам, опекунам) или их уполномоченным представителям (по нотариальной доверенности), а также по запросам судов, нотариусов, органов следствия.

Способы обращения:

1. Через портал «Госуслуги» (самый быстрый способ):
   • Раздел: «Документы» → «Получение справки из органов ЗАГС»;
   • Выбор вида справки (Форма № 16, № 25, № 31 и др.);
   • Оплата госпошлины (с 30% скидкой при электронной оплате);
   • Получение готовой справки в личном кабинете или на почте (ЕМС).
2. Через МФЦ «Мои Документы»: Личный визит или заявление через терминал/оператора. Справка выдается в любом МФЦ региона независимо от места архивации записи (безтерриториальный принцип).
3. Напрямую в Главное управление ЗАГС по Рязанской области (Архив):
   • Адрес: г. Рязань, ул. Семашко, д. 14 (адрес может уточняться, рекомендуется проверить на официальном сайте zagс62.ru или госуслугах);
   • Режим приема: обычно будни, уточняйте часы работы архива (часто отличаются от режима приемной комиссии);
   • Необходимые документы: паспорт, документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете не свою запись), доверенность (если представитель).
4. Почтовым отправлением: Заявление с нотариально заверенной подписью, копии документов, квитанция об оплате пошлины, конверт с обратным адресом и марками для ответа.

Виды выдаваемых документов:

• Справка формы № 16 (или выписка из актовой записи): Полный текст записи (ФИО, дата, место, родители, свидетели и т.д.). Необходима для восстановления паспорта, оформления наследства, гражданства, поездки за границу.
• Справка формы № 25 (о заключении брака / разводе): Для судов, нотариусов, ПФР.
• Справка формы № 31 (о рождении / смерти): Краткая справка.
• Дубликат свидетельства: Выдается взамен утерянного/испорченного (на бланке строгой отчетности).

Поиск записей: сложности и нюансы

Поиск в архиве — это процесс, требующий точных входных данных. Чем больше информации вы предоставите, тем быстрее и дешевле будет поиск (плата за поиск взимается отдельно от госпошлины за справку, если точная дата/номер неизвестны).

Ключевые данные для поиска:

• ФИО лица (на момент совершения акта);
• Точная или примерная дата события (год, месяц);
• Место события (название населенного пункта, название ЗАГС / сельсовета / районного отдела);
• Номер записи и том книги (если известны из старых справок);
• ФИО родителей (для записей о рождении) или супруга(и) (для брака/развода).

Особые случаи:

• Утерянные записи: Если книга не сохранилась (пожар, война, утеря), архив выдает Справку об отсутствии записи. На ее основании через суд восстанавливается запись (ст. 45 ФЗ № 143-ФЗ).
• Изменение границ: Рязанская область меняла состав районов. Записи, сделанные в бывших районах (например, Спасск, Касимов, Ряжск и т.д.), хранятся в центральном архиве управления в Рязани, но для поиска нужно знать историческое название органа ЗАГС.
• Дореволюционные метрики: Если событие произошло до 1918 г., поиск ведется в Государственном архиве Рязанской области (ГАРО) (ф. Приходы, Мечети, Духовное управление), а не в архиве ЗАГС.

Правовая основа и конфиденциальность

Деятельность архива регулируется:

• ФЗ № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (ст. 39, 40, 41, 45, порядок хранения, выдачи сведений, восстановления);
• ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» (защита сведений о частной жизни);
• Постановлением Правительства РФ № 1287 (Правила ведения регистрации актов гражданского состояния);
• Приказами Минюста России (порядок оцифровки, формирования ЕГР ЗАГС).

Сроки хранения архивных дел ЗАГС установлены навсегда (категория «Постоянно»). Уничтожению не подлежат.

Контакты и полезные ссылки

Архив главного управления ЗАГС по Рязанской области переходит от бумажного хранения к полноценной цифровой платформе. Создание Единого госреестра (ЕГР ЗАГС) и перевод записей на национальных/иностранных языках на русский с последующей оцифровкой — это стратегические задачи, решаемые при поддержке федерального центра (Минюста России). Для гражданина это означает возможность получить нужную справку о рождении дедушки 1925 года или о браке родителей 1970 года онлайн за несколько минут, не выходя из дома и не зная точного номера тома книги. Однако для сложных генеалогических запросов, восстановления утерянных записей или работы с дореволюционными фондами личный визит в архив или обращение к профессиональным геноалогам остается актуальным.

Статья подготовлена на основе открытых данных, Федерального закона № 143-ФЗ, информации с официального сайта Главного управления ЗАГС по Рязанской области и новостей ТАСС/Интерфакс за октябрь 2026 года. Перед визитом обязательно уточняйте актуальные реквизиты и режим работы на официальных ресурсах.