Архив Глинковского района Смоленской области — это важнейшее культурное и информационное учреждение, выполняющее функции по сбору, хранению, учету и использованию документов, составляющих архивный фонд района. Он является не просто местом хранения бумаг, а центром исторической памяти территории, необходимым для обеспечения правовых и социальных гарантий граждан, а также для научных исследований.

Историческая справка и формирование архива

Глинковский район имеет древнюю историю, уходящую корнями в XVI век (первое упоминание Глинки датируется 1536 годом). Однако как самостоятельное административно-территориальное образование район был образован 12 июля 1929 года в составе Западной области (с 1937 года — Смоленской области).

Формирование архивного дела на территории района прошло несколько этапов:

• До 1929 года: Документы хранились в волостных правлениях, сельских советах, церковно-приходских архивах. Значительная часть дореволюционных документов была утеряна во время войн и пожаров.
• 1929–1941 гг.: С образованием района начинается создание районного архива при Райисполкоме. Накапливаются документы советского периода: протоколы съездов Советов, решения исполкомов, отчеты колхозов и МТС.
• Великая Отечественная война (1941–1943 гг.): Район был оккупирован немецко-фашистскими захватчиками с октября 1941 по сентябрь 1943 года. Большинство архивных документов до войны были уничтожены или вывезены. Это создало непоправимую брешь в документальной истории района.
• Послевоенное восстановление (1943–1990-е гг.): Архив восстанавливался практически с нуля. Собирались документы восстанавливаемых советов депутатов трудящихся, колхозов, госхозов, предприятий.
• Современный этап (с 1990-х гг.): Переход к новым правовым основам (Федеральный закон «Об архивном деле в РФ»), внедрение современных технологий учета и хранения, начало оцифровки фондов.

Правовой статус и структура

В настоящее время Архив Глинковского района функционирует как структурное подразделение Администрации Глинковского муниципального района (или Управления архивного дела Администрации Смоленской области, в зависимости от актуальной организационной структуры).

Основные нормативные акты, регулирующие деятельность:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Закон Смоленской области «Об архивном деле в Смоленской области».
3. Типовое положение об архиве муниципального района.
4. Порядок предоставления архивной информации гражданам и организациям.

Состав и характеристика архивных фондов

На 2024–2025 годы архивный фонд Глинковского района насчитывает несколько тысяч единиц хранения (обычно 3–5 тысяч дел, точные цифры меняются при ежегодной экспертизе стоимости и сроков хранения). Фонды делятся на несколько основных групп:

А. Фонды органов власти и управления (Советский и современный период)

• Ф. Р-1 (или аналогичный индекс): Глинковский районный Совет народных депутатов / Совет депутатов / Администрация района. Протоколы заседаний, решения, распоряжения, штатные расписания, отчеты о социально-экономическом развитии. Самый обширный фонд.
• Фонды сельских поселений/сельских Советов: Документы Глинковского, Заболотовского, Козловского, Новосокольнического, Пречистенского, Рождественского, Савинковского, Старосельского, Череповых и других сельских советов (протоколы, бюджеты, списки избирателей, земельные дела).

Б. Фонды хозяйственных организаций (Колхозы, Совхозы, МТС, СПК, ООО)

Это важнейший источник для истории сельского хозяйства региона:

• Уставы колхозов (артели), книги учета трудодней, отчеты правлений, инвентаризационные описи имущества.
• Документы МТС (Машинно-тракторных станций), ключевой источник по механизации сельского хозяйства 1930–1950-х гг.
• Документы современных правопреемников: СПК «Глинка», СПК «Заболотье», ООО «Агрофирма «Глинка» и др.

В. Фонды социально-культурных и иных учреждений

• Образование: Документы Глинковской средней школы, основных школ, детских садов (журналы классные, заказы, аттестаты, личные дела учеников/учителей).
• Здравоохранение: Глинковская центральная районная больница (ЦРБ), фельдшерско-акушерские пункты (ФАПы) — истории болезни (по истечении сроков хранения), отчеты, санитарная статистика.
• Культура: Глинковская центральная районная библиотека (ЦРБ), Дом культуры (ДК), Музей истории Глинковского района (акты приема-передачи музейных предметов, инвентарные книги).
• ЗАГС (Отдел регистрации актов гражданского состояния): Дубликаты книг записей актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть) за определенные периоды (обычно до 1990-х гг., более новые — в самом ЗАГСе).

Г. Личные фонды и коллекции

• Документы ветеранов Великой Отечественной войны, трудового фронта, почетных граждан района.
• Сборники воспоминаний, переписка, фотодокументы, переданные жителями района.

Д. Фонды личного происхождения (Дела личного состава)

Хранятся дела работников организаций района (личные карточки, служебные записки, приказы о приеме/увольнении, листы учета трудового стажа). Срок хранения — 75 лет. Это наиболее востребованные документы для подтверждения стажа и назначения пенсий.

Информационно-справочный аппарат

Для поиска документов в архиве созданы:

• Описи фондов (инвентаризации): Основной поисковый прибор. Содержат перечень дел с указанием заглавия, дат, количества листов.
• Путеводители по фондам: Обобщенное описание фондов с историко-архивной справкой.
• Картотеки: Алфавитно-систематические картотеки к документам ЗАГС, делам личного состава, наградным документам.
• Электронные базы данных: Внедряется программа «Архивист» / АИС «Архивные фонды» для автоматизации учета и формирования электронных копий описей.

Предоставление архивной информации гражданам

Это одна из главных функций архива. Граждане обращаются за:

1. Подтверждением трудового стажа и заработной платы (для назначения пенсий, льгот) — дела личного состава колхозов, совхозов, бюджетных организаций.
2. Справками из книг ЗАГС (рождение, брак, смерть) — для восстановления утерянных свидетельств, установления родственных связей.
3. Подтверждением факта проживания/регистрации (домовые книги, выписки из списков избирателей, переписи населения).
4. Генеалогическими исследованиями (ревизские сказки, confesionalные росписи — если сохранились в фондах сельских советов или духовной консистории в ГАСО).
5. Земельно-иммущественными спорами (земельные дела колхозов, планы межевания, акты передачи земель).

Порядок обращения:

• Лично: В читальном зале архива (необходимо паспорт, заявление).
• По почте / через Госуслуги / портал «Архивы Смоленской области»: Направление официального запроса;
• Через МФЦ (Мои Документы): Подача заявления на получение архивной справки.

Сроки: Согласно закону, справки выдаются в течение 30 календарных дней (в сложных случаях до 60 дней). Бесплатно выдаются справки для пенсионного обеспечения и социальной защиты; за остальные — по тарифам, утвержденным Администрацией района.

Оцифровка и удаленный доступ

Архив активно работает над созданием электронных копий документов:

• Оцифровываются описи фондов (перевод в PDF/XML для загрузки на портал).
• Сканируються наиболее востребованные серии документов: метрические книги (переписи, ревизские сказки — если есть), дела личного состава (по запросам).
• Информация о фондах выгружается на Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ) и портал «Архивы Смоленской области» (archiv-smolensk.ru), где доступен открытый поиск по описям.

Хранение и консервация

Архив располагает специализированными хранилищами, обеспечивающими режим температуры (18±2°С) и влажности (50-55%). Проводится работа по:

• Профилактическому осмотру документов (выявление грибка, насекомых, кислотного разрушения бумаги).
• Реставрации и консервации ценных экземпляров (переклеивание, дезактивация, помещение в безкислотные конверты/коробки).
• Экспертизе стоимости и сроков хранения документов (ежегодно формируются акты отбора к уничтожению документов с истекшим сроком хранения, не представляющих исторической ценности).

Научно-информационная и просветительская деятельность

Архив не является «закрытым складом»:

• Публикация сборников документов и фотоальбомов к юбилеям района (например, к 80-летию, 90-летию образования района).
• Организация выставок в Музее истории Глинковского района и Доме культуры на основе архивных документов («Глинка в лицах», «Дорога Победы», «История школ района»).
• Проведение уроков местоведения для школьников с демонстрацией подлинников документов.
• Консультирование местных историков, краеведов, авторов книг о родных краях;

Контакты и реквизиты (актуальные на 2024–2025 гг.)

Советы исследователям и genealogистам

1. Подготовьте исходные данные: ФИО полностью, примерные даты рождения/смерти/брака, название населенного пункта (деревни/села) и название сельского совета (важно, так как границы менялись).
2. Проверьте описи онлайн: Перед поездкой изучите описи на портале archiv-smolensk.ru или в ЕГАФ. Это сэкономит время — вы придете уже с номерами дел (Фонд, Опись, Дело).
3. Учтите потери ВОВ: Документов до 1943 года в районном архиве крайне мало. Ищите дореволюционные документы в Государственном архиве Смоленской области (ГАСО) (ф. Духовной консистории, ф. Уездных управлений, ф. Земских управлений) и в РГИА (СПб) / РГАДА (Москва).
4. Колхозные архивы: Если ваши предки работали в колхозе, ищите фонд именно этого колхоза (название могло меняться). Дела личного состава колхозников — главный источник по стажу.
5. Метрические книги: В Глинковском районе сохранились не все метрические книги; Часть находится в ГАСО (фонд Духовной консистории Смоленской епархии), часть (после 1917–1920 гг.) — в ЗАГСе или в районном архиве (дубликаты).

Архив Глинковского района Смоленской области — это хранилище коллективной памяти малой родины. Несмотря на трагические потери времен войны, архив сохраняет уникальные свидетельства восстановления района, развития его сельского хозяйства, образования, здравоохранения и жизненных путей тысяч людей. Современная работа по оцифровке и внедрению электронных сервисов делает этот исторический ресурс все более доступным для жителей района, потомков глинковцев, живущих по всей стране, и исследователей истории Смоленского края.

Данная статья составлена на основе общедоступной информации о структуре архивного дела Смоленской области и типичном составе фондов районных архивов. Для получения актуальных контактов, режима работы и возможности удаленного заказа справок настоятельно рекомендуется обращаться к официальному сайту Администрации Глинковского района или порталу «Архивы Смоленской области» непосредственно перед обращением.