Архив города Белоярского — это не просто место хранения старых бумаг, а ключевое культурное и административное учреждение, обеспечивающее сохранность документального фонда муниципального образования. Расположенный в административном центре Белоярского района Ханты-Мансийского автономного округа, Югры, архив выполняет функции государственного архива по отношению к документам органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций.

Историческая справка

История архива неразрывно связана с историей города и района. Белоярский, основанный в 1965 году в связи с разработкой газоконденсатного месторождения, с первых дней своего существования порождал массивный документооборот.

• 1960–1970-е годы: Формирование первичных фондов. Документы строительных трастов, геологоразведочных партий, первых Советов рабочих депутатов.
• 1980-е годы: Централизация архивного дела. Создание архива Белоярского районного исполнительного комитета (Райисполкома).
• 1990-е годы, настоящее время: Трансформация в Архив администрации города Белоярского (Муниципальное казенное учреждение «Архив администрации города Белоярского»). Переход на новые правовые основы (ФЗ «Об архивном деле в РФ», законодательство ХМАО-Югры).

Сегодня архив является правопреемником всех архивных учреждений, функционировавших на территории города в советский и постсоветский периоды.

Основные функции и полномочия

Деятельность архива регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и уставом учреждения. К ключевым задачам относятся:

1. Прием и государственная регистрация документов, подлежащих передаче в архив, от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций.
2. Обеспечение сохранности документов: создание необходимых климатических условий (температура, влажность), противопожарная защита, биозащита, восстановление (реставрация) поврежденных документов.
3. Научно-описная работа: систематизация, описание, составление справочных приборов (путеводителей, описей, карточек учета) для обеспечения поиска информации.
4. Обеспечение доступа к архивным документам для государственных органов, организаций и граждан (в соответствии с законодательством о доступе к информации, защите персональных данных и гостайне).
5. Информационно-справочное обслуживание: выдача справок, выписок, копий документов (архивные, подтверждающие стаж, заработную плату, награждения, жилищные права и т.д.).
6. Цифровизация фондов: сканирование документов, формирование электронных баз данных, внедрение электронного документооборота (ЭДО).
7. Методическое руководство за архивным делом в структурных подразделениях администрации города и муниципальных учреждениях (экспертиза документов, составление номенклатур, сроков хранения).

Структура и состав архивных фондов

Фонды архива города Белоярского формируют документы, отражающие политическую, экономическую, социальную и культурную жизнь города за более чем полвека. Общий объем фондов исчисляется тысячами дел.

Основные группы фондов:

• Фонды органов власти и управления: Депутатские органы (Советы народных депутатов, Дума города), Исполнительно-распорядительные органы (Исполком, Администрация города), Комитеты и отделы администрации (архитектуры, образования, культуры, хозяйства, юстиции и др.).
• Фонды муниципальных учреждений: Школы, детские сады, библиотеки, дома культуры, поликлиники, больницы, ЖЭК/УК, бани, лавки бытового обслуживания.
• Фонды предприятий и организаций (муниципальной собственности): МУП «Водоканал», МУП «Теплосеть», МУП «Спецавто», городские рынки и др.
• Персональные фонды и коллекции: Документы выдающихся жителей города, ветеранов труда и войны, почетных граждан Белоярского.
• Фото-, кино-, фоно- и видеодокументы: Уникальный визуальный ряд: строительство города, газодобычи, городские праздники, портреты пионеров разработки Севера.
• Документы личного состава: Личные дела работников муниципальных организаций (передаются в архив после ликвидации организаций или по истечении сроков хранения в самих организациях).

Важно: Документы постоянного хранения (до 1991 года, 75 лет, после 1991 года, 100 лет для личных дел) хранятся в архиве бессрочно. Документы временного хранения (10, 50, 75 лет) подлежат экспертизе и либо уничтожению, либо переводу в постоянное хранение.

Информационно-справочное обслуживание граждан

Одна из самых востребованных функций архива — помощь гражданам в подтверждении социально-правовых прав.

Основные виды выдаваемых справок:

• О стаже работы (для назначения пенсии, льгот).
• О заработной плате (для пересчета пенсии, судебных исков).
• О награждении орденами и медалями СССР/РФ.
• Об образовании (дубликаты аттестатов, дипломов, если учебное заведение ликвидировано).
• О праве на жилую площадь (выписки из домовых книг, лицевых счетов).
• О реабилитации (документы по делам репрессированных, если фонды хранятся в архиве).

Порядок обращения:

1. Личный визит в читальный зал архива (с паспортом, документами, подтверждающими родственные связи — при запросе за родственников).
2. Почтовый запрос (с нотариально заверенным подписью или подписью под росписью у почтового работника).
3. Электронное обращение через официальный сайт Администрации города Белоярского (раздел «Архив» / «Гражданам» / «Электронная приемная») или портал Госуслуг (если подключен сервис).
4. Через Пенсионный фонд (СФР) — межведомственное взаимодействие (запросы направляются официально).

Сроки исполнения: согласно законодательству, справки выдаются в течение 30 календарных дней с момента регистрации обращения (в сложных случаях срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя).

Цифровая трансформация и электронные ресурсы

В соответствии с программой «Цифровая экономика РФ» и региональными проектами ХМАО-Югры, архив города Белоярского активно внедряет современные технологии:

• Электронный архив (ЭА): Создание единой информационной базы фондов. На текущий момент оцифрованы наиболее востребованные фонды: домовые книги, описи фондов администрации, фотофонды.
• Электронный читальный зал: Возможность удаленного просмотра оцифрованных описей и отдельных документов (в режиме доступа «в читальном зале» или «удаленный» для документов с истекшим сроком ограничения доступа).
• Автоматизированная система архивного дела (АСАД): Учет фондов, контроль сроков хранения, формирование отчетности, учет обращений граждан.
• Публикация путеводителей: Размещение сводных путеводителей по фондам на официальном сайте администрации для предварительного поиска пользователями.

Материально-техническая база и условия хранения

Архив располагает специализированными помещениями, отвечающими требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 «Информация и документация. Условия хранения архивных документов»:

• Хранилища: Оснащены системами климат-контроля (поддержание температуры 18±2°С, относительной влажности 50±5%), пожаротушением (газовые модульные установки, исключающие повреждение бумаги водой), системой охраны и видеонаблюдения.
• Читальный зал: Оснащен рабочими местами для пользователей, ПК для доступа к электронным каталогам, копировальной техникой (планшетные сканеры для безнакладного копирования).
• Реставрационный участок/кабинет: Для проведения профилактической консервации и аварийной реставрации документов (сушка, разклеивание, закрепление писца, переклейка).
• Цифровизационный центр: Планшетные и книжные сканеры профессионального уровня (разрешение 300-600 dpi), программное обеспечение для распознавания текста (OCR) и формирования метаданных.

Научно-методическая и просветительская работа

Архив не пассивно хранит документы, а активно вводит их в научный оборот и патриотическое воспитание:

• Издания: Подготовка сборников документов к юбилеям города («Белоярский в документах и фотографиях»), выпуску памятных дат.
• Выставки: Стационарные и выездные документальные выставки в школах, библиотеках, ДК, на городских праздниках (День города, День нефтянника/газовика, Победа).
• Работа с молодежью: Экскурсии по архиву, уроки мужества с демонстрацией оригиналов фронтовых писем, наградных листов, кенкарт строителей.
• Генеалогия: Консультации по составлению родословных, поиску предков, живших в Белоярском районе (партизанские отряды, спецпоселенцы, геологи, строители).
• Методическая помощь: Проведение семинаров для архивистов и секретарей муниципальных учреждений по делопроизводству, экспертизе ценности и срокам хранения.

Правовой режим доступа к документам

Доступ к архивным документам предоставляется в соответствии со ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ:

• Открытые документы: С истекшим сроком ограничения доступа (общего пользования — 30 лет, личные тайны — 75 лет со дня создания или 10 лет после смерти физ. лица). Доступ предоставляется без ограничений.
• Документы с ограниченным доступом: Содержащие гостайну, личные данные, коммерческую тайну, служебную тайну. Доступ предоставляется только заинтересованным лицам (субъектам прав) или по решению суда/прокурора/органа власти.
• Копирование: Разрешено бесплатно для личных целей (фотоаппаратом без вспышки, сканером архива). Ксерокопирование оригиналов строго ограничено (только по решению руководителя архива, если состояние документа позволяет).

Контакты и реквизиты (актуальные на 2026 год)

Значение архива для города и района

Архив города Белоярского является фундаментом правового поля муниципалитета. Без достоверных архивных данных невозможно:

• Разрешение земельных и имущественных споров.
• Назначение и пересчет пенсий ветеранам труда, «детям войны», ликвидаторам ЧАЭС.
• Градостроительное проектирование (изучение инженерно-геологических отчетов, планов застройки 70-80-х гг.).
• Экологический мониторинг (данные по бурению, забою скважин, отходам за прошлое время).
• Формирование городской идентичности и патриотического воспитания молодежи.

В условиях Дальнего Севера, где климатические и социальные условия диктуют особые требования к документам (переносы архивов при строительстве, риск порчи от влажности/температурных перепадов), работа архивистов Белоярского приобретает особую значимость. Это ежедневный, невидимый глазу труд по спасению «бумажной памяти» города для будущих поколений.

Перспективы развития

Стратегические цели архива на ближайшие годы (в рамках нацпроекта «Цифровая культура» и госпрограммы ХМАО-Югры):

1. Полный перевод описей фондов в электронный вид с полнотекстовым поиском.
2. Оцифровка 100% фондов постоянного хранения (приоритет — документы личного состава, домовые книги, фотофонды).
3. Внедрение технологии блокчейн / распределенного реестра для подтверждения подлинности выдаваемых электронных выписок.
4. Создание виртуального музея истории города на базе архивных коллекций (3D-туры по историческим фото).
5. Ремонт и модернизация хранилищ с внедрением систем инертного пожаротушения нового поколения.
6. Расширение межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) для автоматической выдачи справок в СФР, МФЦ, суды без бумажного носителя.

Архив города Белоярского — это живой организм, связывающий прошлое, настоящее и будущее северного города. Он гарантирует правовую защищенность каждого жителя, сохраняет память о подвиге первопроходцев — геологов, строителей, газовиков, которые в суровых условиях тайги и вечной мерзлоты построили мощный энергетический донор страны. Обращение в архив, это не бюрократическая формальность, а обращение к корням своей семьи и истории малой родины.

Материал подготовлен на основе открытых данных законодательства РФ в сфере архивного дела, типовых уставов муниципальных архивов и информации об административно-территориальном устройстве Белоярского района ХМАО-Югры. Для получения конкретных справок или доступа к документам рекомендуется связаться с архивом напрямую по указанным контактам.