Архив города Серафимовича (Волгоградская область) является важнейшим хранилищем документального наследия юга России. Находясь в ведении архивного органа Волгоградской области, он сохраняет уникальные свидетельства истории донского казачьего края, преобразований XX века и современной жизни муниципалитета. Данная статья представляет подробный обзор истории учреждения, состава фондов, предоставляемых услуг и практических рекомендаций для работы с архивными материалами.

Историческая справка: от станицы Усть-Медведицкой к городу Серафимовичу

Понимание структуры архива невозможно без знания истории населенного пункта. Это ключ к поиску нужных дел.

• До 1919 года: Населенный пункт назывался станица Усть-Медведицкая — крупный центр Донского казачьего войска, уездный город Донской области (с 1870 г.). Архивные документы этого периода отражают казачье самоуправление, хозяйственную жизнь, военную службу и церковную статистику.
• 1919–1933 гг.: Переименование в город Серафимович в честь писателя Александра Серафимовича (группа писателей «Серафимович»), жившего здесь в юности. Период Гражданской войны, расказничения, коллективизации и создания колхозов.
• 1933–1937 гг.: Центр Серафимовичского района Западной (позже Сталинградской) области.
• С 1937 г.: В состав Сталинградской (с 1961 — Волгоградской) области.
• Великая Отечественная война: Район был зоной активных боевых действий (Сталинградская битва, оборона в районе х. Верхне-Чириский), что привело к частичной утрате документов 1942–1943 гг.

Важно: Из-за переименования и смены административно-территориального деления документы до 1919 г. могут храниться в фондах Донского казачьего войска (Государственный архив Ростовской области, РГВИА), а документы уездного периода, в Государственном архиве Волгоградской области (ГАВО).

Юридический статус и структура учреждения

На данный момент архив города Серафимовича функционирует как структурное подразделение (архивный отдел/управление) Администрации Серафимовичского муниципального района или как территориальный орган Архивного управления Волгоградской области (ГБУ «ЦГА ВО» — Центральный государственный архив Волгоградской области).

Основные функции:

1. Формирование архивных фондов: прием документов от органов местного самоуправления, учреждений образования, здравоохранения, культуры, предприятий муниципальной собственности, некоммерческих организаций.
2. Обеспечение хранения: создание условий для постоянного хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, антибиотериорная защита).
3. Научно-справочная работа: составление описей, путеводителей, карточек учета, ввод данных в автоматизированные информационные системы (АИС «Архив», Единая государственная архивная информационная система).
4. Предоставление доступа: выдача документов в читальный зал, подготовка архивных справок, оцифровка популярных фондов;

Состав архивных фондов: что можно найти

Фонды архива традиционно делятся на докtoberовские (до 1917 г.) и советские/современные (после 1917 г.). Учитывая историю города, фонд доктоябрьского периода может быть неполным (часть утеряна или передан в вышестоящие архивы), но сохраненные комплексы уникальны.

Фонды доктоябрьского периода (Фонд № 1, 2 и др.)

• Управление станицы Усть-Медведицкой / Становище станицы: дела по земельному вопросу, казачьим землям, верховой службе, судебным делам (станичный суд), постройкам, торговле, налогам.
• Духовные управления / Приходы: метрические книги (рождение, брак, смерть) православных приходов станицы и прилегающих хуторов (критически важны для геноалогии).
• Учреждения образования и благотворительности: станичные училища, парские школы, больницы, алмсхаузы.
• Купцы и промышленники: дела о торговле, рыболовстве (Дон — рыбная сторона), мельничном деле, паровых мельницах.

Фонды советского периода (1917–1991 гг.)

Это самый массивный блок. Основные фондопроизводители:

• Серафимовичский райисполком / Горгорисполком: основной фонд управления районом/городом. Дела по всем отраслям: землеустройство, коллективизация (деятельность колхозов/совхозов), промышленность (пищевые комбинаты, элеваторы, ремонтно-механические заводы), транспорт, связь.
• Райком / Горком ВКП(б) — КПСС: партийная документация: протоколы заседаний, отчеты, кадровые дела, работы по идеологическому воспитанию.
• Колхозы и совхозы района: фонды крупных аграрных предприятий (колхоз «Путь к коммунизму», «Красный Дон» и др.): учет трудоводней, планы посевных, инвентаризации имущества, списки колхозников.
• Образование и культура: школы (СОШ №1, №2), Детская музыкальная школа, Центральная районная библиотека, Дом культуры, музеи.
• Здравоохранение: Центральная районная больница (ЦРБ), поликлиники, санаторно-курортные учреждения (если были на балансе).
• Военно-учетные и эвакуационные комиссии: списки призывников, эвакуированных, участников ВОВ, давших узаконения.
• Народный контроль, профсоюзы, Комсомол, Женсоветы: общественные организации.

Фонды современного периода (с 1991 г. по н.в.)

• Документы Администрации города/района, Думы (Совета депутатов).
• Муниципальные учреждения (школы, больницы, ЗАГС, МФЦ).
• Муниципальные унитарные предприятия (водоканал, теплосети, ЖКХ).
• Личные фонды известных земляков, ветеранов, писателей, художников.

Генеалогические исследования: «Золотой ключ» архива

Для родословных исследователей архив Серафимовича представляет особый интерес. Основные источники:

Совет: Начинайте поиск с известной даты и места (хутор/станица/улица). Обязательно уточняйте историческое название населенного пункта (многие хуторы переименовывались или перестали существовать).

Предоставляемые услуги и тарифы

Архив оказывает платные и бесплатные услуги в соответствии с законодательством РФ (ФЗ «Об архивном деле в РФ», Постановления Правительства РФ, локальные акты области).

Основные виды услуг:

• Выдача архивных справок: о месте жительства, стаже работы (для ПФР), зарплате, составе семьи, факте рождения/смерти/брака (если срок доступа истек), наградении медалями юбилейными/орденами.
• Копирование документов: фото/сканирование (цифровые копии), ксерокопирование (бумажные). Обычно требуеться письменное заявление.
• Научно-справочное обслуживание в читальном зале: бесплатно для личных целей (изучение дел), платно — за сложные поисковые работы сотрудниками архива.
• Оцифровка и предоставление копий в электронном виде: по запросу на e-mail или через портал госуслуг.
• Выдача заверенных копий документов: с печатью архива для судов, нотариусов, ПФР/СФР.

Сроки исполнения:

1. Простые справки (по готовым данным) — до 10–15 рабочих дней.
2. Сложные поисковые работы (генеалогия, стаж до 1990 г.) — до 30 календарных дней (с возможностью продления до 30 дней с уведомлением).
3. Через Госуслуги (ЕПГУ), сроки регламентированы регламентом услуги (обычно 10–20 дней).

Режим работы, контакты и доступ (Актуально на 2024–2026 гг.)

Режим работы читального зала (примерный, требует подтверждения):

• Понедельник – Четверг: 08:30 – 17:30 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Пятница: 08:30 – 16:30 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Суббота, Воскресенье: Выходной.
• Санитарный день: Последняя пятница месяца (или четверг), читальный зал не работает.

Важно: Перед поездкой обязательно звоните для подтверждения режима, наличия нужного фонда в доступе и необходимости предварительной заказа дел (некоторые фонды хранятся в удаленном хранилище и заказываются за 1–3 дня).

Как подготовить и подать запрос: Пошаговая инструкция

Вариант А: Через портал Госуслуг (Рекомендуемый, быстрый, бесплатно для справок о стаже/зарплате)

1. Зарегистрируйтесь/войдите на gosuslugi.ru.
2. В поиске введите: «Предоставление архивной справки».
3. Выберите ведомство: «Архивное управление Волгоградской области» или «Администрация Серафимовичского района».
4. Заполните форму: ФИО (все варианты написания), дата рождения, период работы/жительства, цель (пенсия, суд, личные нужды).
5. Прикрепите сканы паспорта, СНИЛС, документов о смене ФИО, доверенности (если за другого).
6. Отправьте. Ответ придет в личный кабинет или на почту.

Вариант Б: Почтой / E-mail (Для геноалогии, сложных справок, копий дел)

Напишите официальное заявление на имя Начальника Архивного отдела Администрации Серафимовичского МР.

Структура заявления:

• Шапка: Кому (Начальник архива), От кого (Ваши ФИО, адрес, телефон, e-mail).
• Суть просьбы: «Прошу предоставить архивную справку / копии документов по следующему лицу…».
• Максимально полные входные данные: ФИО (предка), дата/место рождения, примерные годы жизни в Серафимовиче/районе, место работы (колхоз, завод, учреждение), адрес проживания (улица, хутор), сословье (казак, крестьянин).
• Цель запроса: «Генеалогическое исследование», «Оформление пенсии», «Судебное дело №…».
• Согласие на обработку ПДн (если просите о живом лице или лице, умершем менее 75 лет назад — нужна нотариальная доверенность или согласие субъекта ПДн).
• Подпись, дата.

Отправляйте на почтовый адрес архива или на e-mail. Оплата за платные услуги производится по реквизитам, которые пришлет архив в ответном письме.

Вариант В: Личный визит в читальный зал

1. Возьмите паспорт.
2. Заполните «Заявку на выдачу документов» в зале (по опси/путеводителю).
3. Работайте с делом (фото без вспышки обычно разрешено, сканер свой — по согласованию).
4. Закажите копии у оператора зала (платно).

Особенности и сложности поиска в архиве Серафимовича

1. Утраты 1942–1943 гг.: Окупация и бои привели к гибели части дел райисполкома, колхозов, ЗАГС. Часто сохраняются только копии, направленные в область (ГАВО), или дубликаты в фондах вышестоящих органов.
2. Переименование населенных пунктов: Многие хутора перестали существовать (перебазированы в 1960–70-е гг. в связи с созданием водохранилищ или неперспективностью). Нужен «Список населенных пунктов Серафимовичского района» разного времени (есть в архиве и ГАВО).
3. Казачье происхождение: Для дореволюционного периода основной массив в Государственном архиве Ростовской области (ГАРО) (фонды Донского войска) и РГВИА (Москва). В местном архиве могут быть только копии или поздние справки.
4. Фонды колхозов: Часто описаны слабо (по годам, а не по фамилиям). Поиск конкретного человека требует просмотра «Ведомостей трудодней» или «Книг учета членов колхоза» за конкретные годы.
5. Доступ к ЗАГС (100-летнее правило): Справки из актовых записей ЗАГС за последние 100 лет выдаются только заявителю (субъекту записи), родителям, детям, супругу или по нотариальной доверенности / судебному решению. Архив выдает справки только из фондов, срок хранения которых истек (старше 100 лет) или из фондов организаций (райисполком, колхозы), где есть сведения о составе семьи.

Альтернативные и смежные архивы (Куда еще обратиться)

Если в архиве г. Серафимовича информация не найдена, проверьте:

• ГБУ «Центральный государственный архив Волгоградской области» (ГАВО), г. Волгоград: Главный региональный архив. Хранит фонды уездных/окружных/краевых/областных органов, дубликаты метрических книг, фонды крупных предприятий, партийные архивы. Адрес: ул. Маршала Чуйкова, 10. Сайт: gavo34.ru.
• Государственный архив Ростовской области (ГАРО): Фонды Донского казачьего войска, станичных управлений, войсковых управлений (доктоябрьский период).
• РГВИА (Российский государственный военно-исторический архив), Москва: Главный архив по военной истории, служебным спискам казаков, офицерам, полковым журналам.
• РГАЭ (Российский государственный архив экономики), Москва: Фонды народных комиссариатов/министерств, крупных предприятий союзного подчинения.
• ЦГАЛИ СПб (Центральный государственный архив литературы и искусства): Если ищете документы по А. Серафимовичу (личный фонд писателя).
• Память Народа / Подвиг Народа / ОБД Мемориал: Для поиска участников ВОВ, награждений, потерь (если родственник призывался в Серафимовичском РВК).

Цифровые ресурсы и удаленная работа

Архивная сфера активно оцифровывается. Проверьте перед поездкой:

• Единая государственная архивная информационная система (ЕГАИС) / Нац. архивный фонд: Поиск по описям (фундаментам) фондов Серафимовичского архива (код ведомства 34…).
• Сайт ГАВО (gavo34.ru): Раздел «Информационные ресурсы» -> «Электронные описи», «Путеводители», «Цифровые копии». Часто выкладывают описи фондов районов.
• FamilySearch / Ancestry / MyHeritage: Мормонская церковь оцифровала множество метрических книг Дона и Нижнего Поволжья. Проверьте каталог FamilySearch по запросу «Ust-Medveditskaya» или «Serafimovich».
• Проект «Родовид» / «Женя» / Генеалогические форумы (ВГД, Родина): Часто исследователи выкладывают индексы по метрическим книгам Серафимовичского уезда/района.

Архив города Серафимовича — это не просто склад старых бумаг, а живой организм, хранящий память о донском крае, его людях, трагедиях и трудах. Работа с ним требует терпения, знания истории административно-территориального деления и умения формулировать запросы.

Главные правила успеха:

1. Собирайте максимум входных данных (ФИО, даты, названия хуторов/колхозов, улиц) перед обращением.
2. Используйте Госуслуги для типовых справок (стаж, зарплата) — это быстрее и бесплатно.
3. Для геноалогии готовьтесь к работе с первичными источниками (метрические книги, ревизские сказки, делопроизводство колхозов) либо в читальном зале, либо заказывая копии.
4. Не игнорируйте ГАВО (Волгоград) и ГАРО (Ростов-на-Дону), они часто хранят то, что утеряно или не передано в районный архив.

История вашей семьи и истории города Серафимовича ждет своего исследователя в архивных делах. Удачи в поисках!

Данная статья носит информационный характер. Реквизиты, режим работы, тарифы и состав фондов могут меняться. Обязательно подтверждайте актуальную информацию на официальном сайте Администрации Серафимовичского района или по телефону архива перед обращением.