Дата актуализации: 10 июля 2026 г․
Содержание
- Что такое архив государственных нотариальных контор
- Нормативно‑правовая база
- Основные функции и задачи архива
- Структура и виды хранимых документов
- Порядок передачи документов в архив
- Доступ к архивным материалам
- Тарифы и оплата услуг
- Региональные особенности (примеры)
- Часто задаваемые вопросы
Что такое архив государственных нотариальных контор
Архив государственных нотариальных контор – это специализированный архивный фонд, в котором хранятся нотариальные документы, созданные в рамках деятельности государственных нотариальных контор (ГНК) и контор нотариусов, занимающихся частной практикой, в случаях их упразднения, прекращения полномочий нотариуса или перехода к другому органу․
Документы, находящиеся в архиве, являются официальными юридическими источниками и могут использоваться как доказательства в суде, при оформлении наследства, сделках с недвижимостью и других правовых процедурах․
Нормативно‑правовая база
- Приказ Министерства юстиции РФ от 14 декабря 2022 г․ № 395 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования нотариальных документов»․ (На момент написания приказ ещё не вступил в силу, но уже регулирует порядок работы архивов)․
- Статья 23 Закона Украины «О нотариате» (для сравнения) – определяет государственные нотариальные архивы в украинском праве․
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ) – общие требования к архивированию государственных документов․
- Региональные нормативные акты (приказы областных нотариальных палат, уставы муниципальных архивов)․
Основные функции и задачи архива
- Сохранение правовой памяти․ Обеспечение долговременного хранения оригиналов и дубликатов нотариальных актов․
- Контроль доступа․ Предоставление сведений о наличии (отсутствии) запрашиваемых документов только уполномоченным лицам․
- Выдача дубликатов․ Копия, выданная из нотариального архива, приравнивается к дубликату нотариального документа․
- Учет и инвентаризация․ Ведение реестров, журналов приёма‑выдачи, учет перемещения документов․
- Содействие в правовом обслуживании․ Помощь в наследственных делах, оформлении сделок, восстановлении утраченных документов․
Структура и виды хранимых документов
В архиве могут находиться следующие категории документов:
- Нотариальные акты: завещания, договоры, доверенности, сделки с недвижимостью, акты об уплате госпошлин․
- Документы, связанные с наследством: свидетельства о праве наследования, договоры дарения, соглашения о разделе имущества․
- Свидетельства о праве собственности․
- Договоры и соглашения, заключённые в рамках нотариального обслуживания․
- Временные документы: черновики, протоколы, служебные записки, которые могут стать частью постоянного архива․
Документы хранятся в оригинальном виде (бумажный носитель) и, где это предусмотрено, в электронных копиях, созданных согласно требованиям ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»․
Порядок передачи документов в архив
- Инициирование передачи․ При упразднении государственной нотариальной конторы, выходе на пенсию, отставке или переводе нотариуса в частную практику, нотариальная палата получает уведомление о необходимости передачи документов․
- Подготовка пакета документов․ Нотариус (или уполномоченный сотрудник) формирует акт приёма‑передачи, в котором указываются:
- Перечень передаваемых документов;
- Состояние оригиналов;
- Дата и подписи сторон․
- Транспортировка․ Документы передаются в архив в запечатанном виде, с соблюдением требований к сохранности (защищённые от влаги, пыли, механических повреждений)․
- Регистрация в архиве․ Приёмный отдел архива проводит проверку соответствия акта и фактического содержания, вносит данные в реестр и выдаёт приемный лист․
- Комплектование и хранение․ Документы размещаются в архивных ящиках, снабженных системой климат‑контроля и охраны․
Важно отметить, что документы, ранее принятые на хранение в государственные и муниципальные архивы, изыматься не будут – они остаются в своих постоянных хранилищах․
Доступ к архивным материалам
Доступ к архиву регулируется строгими правилами:
- Кому предоставляется доступ? – Стороны, участвующие в деле (наследники, покупатели недвижимости), их законные представители, суды, органы государственной власти, а также юридические лица, имеющие законный интерес․
- Какие документы можно получить?
- Сведения о наличии (отсутствии) запрашиваемой информации;
- Оригиналы (в исключительных случаях, например, при невозможности восстановления);
- Копии (дубликаты), которые приравниваются к оригиналам․
- Процедура запроса․
- Подача письменного заявления в нотариальный архив (можно через электронный портал нотариальной палаты)․
- Указание точных реквизитов документа (номер, дата, ФИО сторон)․
- Оплата установленного тарифа (см․ раздел Тарифы)․
- Получение ответа в течение 10‑15 рабочих дней․
Тарифы и оплата услуг
Согласно правилам, установленным в каждом региональном архиве, взимается плата за:
- Выдачу справки о наличии документа – от 200 руб․
- Выдачу копии (дубликата) – от 500 руб․ (зависит от объёма и количества страниц)․
- Экспресс‑выдачу (в течение 1‑2 дней) – дополнительный коэффициент × 1,5․
- Перевод оригиналов в электронный формат – от 300 руб․ за лист․
Оплата производится банковским переводом, через платёжные терминалы или наличными в кассе архива․
Региональные особенности (примеры)
Свердловская область
Нотариальная палата Свердловской области управляет архивом, в котором хранятся документы государственных нотариальных контор, находившиеся на временном хранении у нотариусов‑частников․ По запросу выдаются сведения о наличии или отсутствии документов․
Республика Башкортостан
В архиве принимаются документы, созданные нотариусами, занимающимися частной практикой․ Приёмный акт фиксирует состояние оригиналов, а выдача дубликатов осуществляется в соответствии с Приказом Минюста РФ от № 32․
Орловская область
С г․ в Орловской областной нотариальной палате действует нотариальный архив․ Для получения документов необходимо оформить запрос через электронный сервис палаты, указав номер акта и дату его создания․
Московская область и г․ Москва
Существует несколько архивных подразделений, где хранятся документы, принятые на государственное хранение до 12 декабря 2023 г․ Списки архивов регулярно обновляются и публикуются на официальных сайтах нотариальных палат․
Белорусские примеры
Нотариальный архив Минского городского нотариального округа хранит, помимо нотариальных актов, исторические издания (например, газету «Советская Беларусь» от 3 июля 2026 г․) – это свидетельствует о расширенной функции архивов как культурно‑исторических хранилищ․
Часто задаваемые вопросы
Как узнать, где находится нужный документ?
Сначала следует обратиться в нотариальную палату региона, где был выдан акт․ Палата проверит реестр архивов и предоставит справку о наличии или отсутствии документа․
Можно ли получить оригинал документа?
Обычно выдаются только дубликаты․ Оригиналы возвращаются в архив после использования, за исключением случаев, когда оригинал утрачен и требуется его восстановление․
Сколько времени занимает выдача дубликата?
Стандартный срок – 10‑15 рабочих дней․ При необходимости экспресс‑выдачи срок сокращается до 1‑2 дней, но стоимость увеличивается․
Какие документы не передаются в архив?
Документы, уже находящиеся в государственных или муниципальных архивах, а также те, которые по закону подлежат уничтожению (например, документы, срок хранения которых истёк и которые не имеют исторической ценности)․
Как происходит электронный доступ к архивным материалам?
Некоторые регионы (например, Свердловская область) внедрили онлайн‑порталы, где после авторизации можно просматривать сканы документов, заказывать копии и отслеживать статус запроса․
Архив документов государственной нотариальной конторы – это важный элемент правовой инфраструктуры России․ Он обеспечивает сохранность нотариальных актов, гарантирует их доступность для законных интересантов и способствует прозрачности сделок с имуществом․ Понимание правил передачи, хранения и выдачи документов помогает гражданам и юридическим лицам эффективно взаимодействовать с нотариальными органами и защищать свои права․
Для получения более детальной информации рекомендуется обращаться непосредственно в региональную нотариальную палату или на её официальный сайт, где публикуются актуальные реестры архивов, тарифы и формы заявлений․