Архивная система Республики Казахстан представляет собой сложную иерархическую структуру, обеспечивающую сохранность, учет и предоставление архивных документов гражданам и организациям. На 07 октября 2026 года актуальной является информация о порядке получения архивных справок, генеалогических исследований, апостилировании документов и работе электронных ресурсов. Данная статья систематизирует ключевые сведения о структуре архивов, их полномочиях и процедурах обращения за информацией.
Структура архивной системы Республики Казахстан
Архивное дело в РК регулируется законодательством и координируется уполномоченным органом в сфере культуры (Министерством культуры и спорта). Система включает в себя несколько уровней:
- Национальный архив Республики Казахстан (Национальный архив РК) — ведущее учреждение, обеспечивающее руководство по приему, хранению, обеспечению сохранности, государственному учету архивных документов на всех видах носителей. Он проводит государственную экспертизу ценности документов и ведет списки учреждений-источников комплектования Национального архивного фонда.
- Центральные государственные архивы (ЦГА) — специализированные хранилища документов федерального значения. Ключевым из них является Центральный государственный архив Республики Казахстан (ЦГА РК), расположенный в г. Алматы (пр-т Абая, 39).
- Архив Президента Республики Казахстан — хранит документы высшего эшелона власти, включая номенклатурные кадры Советского Казахстана.
- Областные (региональные) государственные архивы — присутствуют в каждой области (например, Государственный архив Восточно-Казахстанской области, Западно-Казахстанской области, Северо-Казахстанского государственного архива) и городах республиканского значения (Астана, Алматы, Шымкент).
- Специализированные архивы ведомств — например, архивы Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры (КПСИСУ ГП).
Основные услуги для граждан и организаций Выдача архивных справок и копий документов
Это наиболее востребованная услуга. Архивные справки выдаются по утвержденной форме (утверждена приказом Министра культуры и спорта РК) при комплектовании, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда.
Кто выдает справки:
- Республиканское государственное учреждение «Национальный архив Республики Казахстан»;
- Центральные государственные архивы;
- Государственные архивы областей;
- Архивы городов республиканского значения (Астана, Алматы, Шымкент);
- Специализированные ведомственные архивы (КПСИСУ ГП и др.).
Порядок обращения (общий):
- Подача заявления (формы установлены ведомством, например, Архивом Президента РК).
- Предоставление требуемых документов, подтверждающих личность и родственные связи (при запросе чужой информации).
- Оплата госпошлины (если предусмотрено).
- Ожидание исполнения в установленные законом сроки.
Апостилирование архивных справок для зарубежных учреждений
Если архивная справка предназначена для представления за границей, она подлежит апостилированию. Процедура осуществляется через портал «Электронное правительство Республики Казахстан» (egov.kz). Апостиль подтверждает подлинность подписи, печати и штампа на официальном документе для стран-участниц Конвенции Гааги 1961 года.
Генеалогические исследования (построение семейного дерева)
Архивы Казахстана являются основным источником для восстановления родословной. В частности, ЦГА РК (г. Алматы) предоставляет архивную информацию по генеалогическим запросам. Поиск и исследование документов ведется по метрическим книгам, ревизским сказкам, confesionalным росписям и иным фондам.
Существуют специализированные ресурсы и проекты (например, «Мое Семейное Древо»), агрегирующие информацию о центральных и областных архивах, удобных для генеалогов.
Цифровые ресурсы и электронный доступ Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД)
Ключевой цифровой ресурс — ЭБИД. Она предоставляет доступ к указателям и оцифрованным фондам Центрального государственного архива РК и других учреждений. Указатели позволяют удаленно определить наличие нужных дел в фондах перед личным обращением или заказом справки.
Портал «Электронное правительство» (egov.kz)
Единая точка входа для заказа государственных услуг в архивной сфере:
- Заказ архивных справок и копий документов;
- Апостилирование документов;
- Получение контактов управлений архивов по всем регионам;
- Правовая помощь по архивным вопросам.
Официальные сайты архивов - Национальный архив РК: Официальный сайт содержит информацию о направлениях деятельности, новостях, истории архива (ведет работу по запросам с 2025 года и ранее) и контактах.
- Архив Президента РК: Раздел с информацией о порядке обращения физлиц и юрлиц, формами заявлений и сроками.
- Областные архивы: Имеют свои веб-страницы (например, Госархив ВКО, СКО и др.), где публикуются контакты, режим работы и новости (например, мероприятия к годовщине Великой Победы).
Контакты ключевых архивных учреждений
| Учреждение | Адрес / Контакты | Особенности |
|---|---|---|
| Центральный гос. архив РК (ЦГА РК) | 050000, г. Алматы, пр-т Абая, 39 E-mail: info@cga.kz | Генеалогические запросы, исторические фонды, ЭБИД |
| Национальный архив РК | г. Астана (контакты на сайте архива и егов.кз) | Методологическое руководство, гос. экспертиза, учет фондов |
| Архив Президента РК | г. Астана (детали на сайте архива президента) | Номенклатурные кадры, документы высшего руководства |
| Областные архивы (ВКО, ЗКО, СКО и др.) | Областные центры (контакты на egov.kz в разделе «Управления архивов») | Местные фонды, метрические книги районов/уездов |
| Архивы КПСИСУ ГП | г. Астана (через портал егов.кз) | Документы прокуратуры, судов, следственных органов |
Примечание: Полный реестр адресов и телефонов управлений архивов и документаций городов Астана, Алматы, Шымкент и областных центров доступен на портале Электронного правительства в разделе «Гражданам» -> «Правовая помощь» -> «Апостилирование документов и архивные справки».
Важные нюансы и рекомендации - Сроки исполнения: Законами РК установлены конкретные сроки выдачи справок (обычно до 15-30 рабочих дней в зависимости от сложности поиска). Точные сроки уточняйте при подаче заявления.
- Конфиденциальность: Доступ к документам, содержащим сведения, составляющие тайну государства или иную охраняемую законом тайну, а также к персональным данным граждан (до истечения 75 лет со дня создания документа или 100 лет со дня рождения), ограничен и требует оснований (нотариальное доверенность, решение суда, запрос госоргана).
- Подготовка к запросу: Для успешного поиска (особенно генеалогического) соберите максимум исходных данных: ФИО, примерные даты рождения/смерти/брака, место жительства (уезд, волость, село, город), вероисповедание, социальное сословие.
- Электронный архив ЦГА МКС РК: На данный момент (по данным на 2026 год) доступ к описанию некоторых страниц электронного архива может быть временно ограничен («Невозможно предоставить описание этой страницы»), рекомендуется использовать указатели ЭБИД или обращаться напрямую по email.
Архивная система Казахстана на 2026 год представляет собой развитую сеть учреждений, активно интегрирующуюся в цифровую экосистему страны через портал egov.kz и ресурс ЭБИД. Для гражданина ключевыми точками входа являются: Национальный архив (методология и сложные запросы), Центральный гос. архив в Алматы (исторические и генеалогические фонды), областные архивы (локальная история) и Архив Президента (специфические фонды). Наличие процедуры апостилирования на госпортале значительно упрощает использование архивных документов за рубежом. Рекомендуется начинать поиск с изучения указателей в ЭБИД и оформления заявки через «Электронное правительство» для экономии времени.