Архив Главного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Ростовской области — это ключевое структурное подразделение, обеспечивающее сохранность, учет и использование документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел региона. В статье подробно рассматриваются функции архива, порядок обращения граждан и организаций, актуальные контакты и нюансы работы с архивными фондами на 2026 год.

Общая информация и правовая основа деятельности

Деятельность архива ГУ МВД по Ростовской области регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральным законом «О полиции» (№ 3-ФЗ);
• Приказами МВД России по архивному делу (в т.ч; Приказ МВД России от № 989 «Об утверждении Инструкции по архивному делу в МВД России»);
• Локальными нормативными актами ГУ МВД по Ростовской области;

Главная цель архива: обеспечение сохранности документов, составляющих архивные фонды МВД России по региону, и предоставление доступа к ним в установленном законом порядке.

Важно: Архив ГУ МВД — это не открытая публичная библиотека. Доступ к документам строго регламентирован законодательством о гостайне, персональных данных и архивном деле. Большинство фондов относятся к категории «Секретно», «Для служебного пользования» или содержат персональные данные.

Структура и состав архивных фондов

Фонды архива ГУ МВД по Ростовской области формируются из документов:

1. Аппарата управления: приказы, распоряжения, протоколы совещаний, докладные записки, планы работы.
2. Территориальных органов (ОМВД/МО МВД России): документы городских и районных отделов полиции, входящих в структуру ГУ МВД.
3. Специализированных подразделений: УМВД по транспорту, управлений по экономической безопасности и противодействию коррупции (УЭБиПК), Центров «Э», Центров по противодействию экстремизму, К-9 центров и др.
4. Подразделений по работе с личным составом: личные дела сотрудников (после увольнения/перевода в резерв), служебные характеристики, листы учета службы.
5. Оперативно-розыскной деятельности: материалы оперативно-розыскных дел (с соблюдением режима секретности).
6. Уголовно-процессуальных материалов: копии решений об возбуждении/прекращении уголовных дел (после вступления в законную силу и передачи в архив по срокам хранения).

Сроки хранения документов

Сроки хранения устанавливаются номенклатурами дел, утверждаемыми МВД России. Основные категории:

• Постоянное хранение: документы исторической ценности, личные дела офицеров, указы о награждении, ключевые нормативные акты управления.
• Временное хранение (10, 25, 50, 75 лет): делопроизводство, отчетность, материалы проверок, личные дела рядового и сержантского состава (часто 50-75 лет).

Основные функции архива

Специалисты архива решают следующие задачи:

• Прием и учет: приемка документов от структурных подразделений ГУ МВД по истечении сроков хранения в делопроизводстве (перевод в архив).
• Научно-обработка: опись дел, составление справочников, путемников, информационно-поисковых систем (Электронные архивы/АИС «Архив»).
• Обеспечение сохранности: контроль микроклимата в хранилищах (температура, влажность), противопожарная безопасность, антибиотическая защита, оцифровка ценных/истощающихся фондов.
• Информационное обслуживание: выдача справок, выписок, копий документов по запросам подразделений МВД, судов, прокуратуры, граждан и организаций.
• Уничтожение: экспертиза документов с истекшими сроками хранения и их уничтожение по актам ликвидационной комиссии.

Порядок обращения граждан и организаций (2026 год)

Обращение в архив ГУ МВД возможно по следующим основаниям:

А. Получение справок о службе (для пенсии, льгот, ветеранства)

Наиболее частый запрос от уволенных сотрудников и членов их семей.

• Кто может получить: сам сотрудник (в резерве/на пенсии), наследники/члены семьи (при предъявлении свидетельства о смерти и документов, подтверждающих родство), уполномоченные лица по нотариальной доверенности.
• Необходимые документы: паспорт РФ, военный билет/удостоверение ветерана/пensionное удостоверение МВД, заявление установленного образца, доверенность (если представитель).
• Сроки: согласно ст. 14 ФЗ-125, архивная справка выдается в течение 30 календарных дней (может быть продлен до 60 дней при сложных поисках).

Б. Запросы судов, прокуратуры, следственных органов

Направляются официально по ведомственной почте или через АИС «Правосудие» / АИС «Прокуратура». Рассматриваются в приоритетном порядке (3-10 дней).

В. Генеалогические и исторические запросы

Возможны только для документов со сроком хранения «Постоянно» и после истечения 75 лет с момента создания документа (согласно ст. 15 ФЗ-125 об ограничении доступа к документам, содержащим сведения, составляющие тайну частной жизни). Запросы о сотрудниках НКВД-МВД 1930-1950-х гг. часто перенаправляются в ГАРО (Государственный архив Ростовской области) или ЦА ФСБ России.

Контакты и реквизиты Архива ГУ МВД по Ростовской области

Юридический/Фактический адрес: г. Ростов-на-Дону, ул. Буденновский, д. 91 (Здание ГУ МВД России по Ростовской области, корпус архива/делопроизводства). Уточняйте вход: часто прием посетителей осуществляется через пропускной режим административно-хозяйственного отдела (АХО) или отдельного окна архива.

Телефоны справки/приемной архива (актуально на 2026 г.):

• Единая справочная ГУ МВД: +7 (863) -49-XX-XX (доб. архива уточняйте у оператора).
• Прямой телефон отдела архива/делопроизводства (примерный): +7 (863) -49-XX-XX.

Режим работы для посетителей (приемная):

• Понедельник – четверг: 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Пятница: 09:00 – 16:00 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Суббота, Воскресенье: Выходной.
• Важно: Прием только по предварительной записи по телефону или через Госуслуги (раздел «Обращения в МВД»).

Электронное взаимодействие:

• Официальный сайт: rostov.mvd.ru (раздел «Обращения граждан» / «Электронный приемная»).
• Портал Госуслуг (ЕПГУ): услуга «Предоставление архивной справки из архива МВД России».
• Эл. почта управления (для официальных запросов): gu_mvd_rostov@mvd.ru (уточняйте на сайте).

Актуальный контекст: Руководство ГУ МВД (по данным на )

Понимание текущей структуры руководства помогает правильно адресовать официальные запросы и понимать подчиненность архива.

Особенности работы с «проблемными» категориями документов

Личные дела уволенных сотрудников

Личные дела переводятся в архив ГУ МВД после увольнения сотрудника в резерв/на пенсию (обычно в течение 1 года после приказа об увольнении).

Что делать, если дело не найдено:

1. Проверить, не находится ли дело еще в кадровой службе последнего места службы (ОМВД/УМВД).
2. Проверить архив ГУ МВД по предыдущему месту службы (если переводился из другого региона).
3. Обратиться в Центральный архив МВД России (г. Москва), единый реестр личных дел офицеров.

Документы репрессированных/реабилитированных

Материалы уголовных дел по политическим статьям (58-я УК РСФСР и др.) хранятся в основном в Государственном архиве Ростовской области (ГАРО) (фунды НКВД/МВД/КГБ) и ЦА ФСБ России. Архив ГУ МВД хранит преимущественно служебные документы по учету таких лиц (справки о реабилитации для назначения пенсий).

Оцифровка и удаленный доступ

С 2020-х гг. ведется активная работа по оцифровке фондов «Постоянного хранения» и личных дел. Часть справок (например, о стаже службы для ПФР/СФР) формируется автоматически через межведомственное электронное взаимодействие (СМЭВ), не требуя личного визита в архив.

Пошаговая инструкция: Как получить справку из архива ГУ МВД

1. Подготовка документов: Паспорт, документы, подтверждающие родство/полномочия (если не ), заявление (образец на сайте или в приемной).
2. Выбор способа обращения:
   • Через Госуслуги (рекомендуется): Услуга «Предоставление архивной справки» -> Выбор ведомства (МВД России) -> Регион (Ростовская обл.) -> Заполнение формы. Ответ придет в личный кабинет/почту.
   • Почта РФ (заказное письмо с вложением): На адрес: 344002, г. Ростов-на-Дону, ул. Буденновский, 91, ГУ МВД России по Ростовской обл., Архив.
   • Лично: После предварительной записи по телефону.
3. Оплата госпошлины: Выдача архивной справки гражданам бесплатна (ст. 16 ФЗ-125). Плата взимается только за изготовление копий документов (ксерокопия, скан) по тарифам МВД.
4. Получение результата: В установленный срок (до 30 дней) вы получаете справку на бланке строгой отчетности с печатью архива и подписью начальника архива/уполномоченного лица;

Частые ошибки и советы

• Ошибка: Обращение в ГАРО (Госархив области) за справкой о службе в полиции МВД.
  Правильно: Служебные дела сотрудников МВД хранятся в ведомственном архиве ГУ МВД. ГАРО хранит фонды дореволюционных учреждений, партийных органов, советских исполкомов, а также фонды НКВД/КГБ (оперативные дела).
• Ошибка: Приход без записи и без паспорта.
  Правильно: Объект находится на охраняемой территории. Пропуск выдается только по списку или по заявке, поданной заранее.
• Совет: Если спрашиваете стаж за работу в ОМВД конкретного района — уточните в заявлении точное название подразделения и годы работы. Это ускорит поиск в 3-4 раза.
• Совет: Для подтверждения стажа для Пенсионного фонда (СФР) часто достаточно сделать запрос через МФЦ или Госуслуги «Справка о стаже работы», запрос уйдет в МВД автоматически.

Архив ГУ МВД России по Ростовской области является надежным хранилищем исторической памяти и служебной биографии тысяч донских полицейских. Несмотря на закрытость фондов для массового пользователя, механизмы получения юридически значимых справок (о стаже, награждениях, службе) работают четко и регламентированно. Ключ к успеху — грамотное составление запроса с точными входными данными (ФИО, даты службы, номера приказов, названия подразделений) и использование электронных сервисов (Госуслуги) для минимизации временных затрат.

Дата актуализации статьи: . Контакты и должностные лица могут меняться. Перед визитом обязательно уточняйте информацию на официальном сайте rostov.mvd.ru или по телефонам справки ГУ МВД.