Архив Главного управления Федеральной службы исполнения наказаний (ГУФСИН) России по Ростовской области — это специализированное структурное подразделение, обеспечивающее формирование, учет, хранение и использование архивных документов, образующихся в деятельности органов и учреждений уголовно-исполнительной системы (УИС) на территории региона. В отличие от Государственного архива Ростовской области (ГАРО), который хранит документы исторической и общественно-политической ценности, архив ГУФСИН является ведомственным и фокусируется на документах оперативно-управленческого, кадрового и личного характера, связанных с исполнением наказаний.

Правовая основа и статус

Деятельность архива регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральным законом от № 144-ФЗ «Об исполнении наказаний в виде лишения свободы»;
• Приказами ФСИН России и локальными нормативными актами ГУФСИН по Ростовской области;
• Типовым положением об архиве органа исполнения наказаний.

Архив является несамостоятельным структурным подразделением (сектором, отделом или управлением в зависимости от штатного расписания) Главного управления и не обладает правом юридического лица.

Состав архивного фонда: что хранится?

Фонд архива ГУФСИН по Ростовской области формируется из документов:

1. Аппарата Главного управления: приказы, распоряжения, протоколы совещаний, докладные записки, планы работы, отчетность, переписка с ФСИН России и другими ведомствами.
2. Подведомственных учреждений (ИК, КП, СИЗО, ИУ, ЕИИК): документы по учету осужденных и задержанных (личные дела, карточки учета, медицинские истории, дела по поощрениям/взысканиям, дела по условно-досрочному освобождению, заменам вида наказания).
3. Кадровые документы: личные дела сотрудников (после увольнения), служебные характеристики, приказы о зачислении/увольнении, назначении званий, наградении, пенсионные дела сотрудников системы.
4. Документы по материально-техническому обеспечению, строительству и ремонту объектов УИС.
5. Документы оперативного учета и контроля (в установленном законом порядке и сроки хранения).

Сроки хранения и ценностные категории

Документы распределяются по срокам хранения в соответствии с Единым номенклатурой управленческой документации и типовыми перечнями ФСИН России:

• Постоянное хранение (бессрочно): личные дела осужденных (после освобождения/смерти — в порядке передачи в госархивы), дела по уголовно-исполнительным производствам особой важности, кадровые документы сотрудников (передаются в архивы ЗАГС/ПФР/Госархивы по истечении сроков).
• Временное хранение (10, 50, 75 лет и др.): большинство управленческих, отчетных, финансовых, оперативных документов.

Важно: По истечении установленных сроков хранения документы ценностной категории «постоянно» подлежат передаче в Государственный архив Ростовской области (ГКУ РО «ГАРО») для вечного хранения и включения в Архивный фонд РФ. Адрес ГАРО: г. Ростов-на-Дону, проспект Ворошиловский, 28.

Организация работы архива

Основные функции:

• Приемка документов от структурных подразделений аппарата ГУФСИН и подведомственных учреждений по актам приема-передачи (инвентарям).
• Научно-справочная обработка: систематизация, описание (составление описей), оформление дел.
• Обеспечение режима хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, режим доступа/секретности).
• Выдача документов по запросам: внутриведомственным (для служебных нужд), гражданам (справки, копии документов), судам, прокуратуре, следственным органам.
• Цифрование фондов и ведение электронных баз данных (Электронный архив ФСИН).
• Уничтожение документов с истекшим сроком хранения по актам экспертизы ценности.

Порядок обращения в архив ГУФСИН по Ростовской области

Поскольку архив является закрытым ведомственным подразделением, личный прием граждан на его территории, как правило, не осуществляется. Обращения направляются через аппарат Главного управления.

Контактная информация ГУФСИН России по Ростовской области (для направления запросов):

• Юридический/почтовый адрес: 344002, г. Ростов-на-Дону, ул. Будённовская, д. 91 (или актуальный адрес на официальном сайте).
• Телефон справочной / приемной: +7 (863) -63-XX-XX (точные актуальные номера лучше уточнять на официальном сайте ro.fsin.gov.ru в разделе «Обращения граждан»).
• Официальный сайт: ro.fsin.gov.ru (разделы: «Обращения граждан», «Электронный прием», «Контакты»).
• Реквизиты (для официальных запросов):
  • ИНН: 6164046238
  • ОГРН: 1026103272832
  • КПП: 616401001
  • ОКПО: 08557593

Как получить справку или копию документа (гражданам):

1. Через портал Госуслуг (ЕПГУ): сервис «Получение справки из архива ФСИН» или обращение в ГУФСИН по Ростовской области через личный кабинет.
2. Почтовым отправлением: заказным письмом с вложенным описанием на адрес ГУФСИН. В письме обязательно указывать: ФИО, дату рождения, период пребывания в УИС (название колонии/СИЗО), цель запроса, контактный телефон и адрес для ответа. Приложить копию паспорта.
3. Через администрацию учреждения: если гражданин отбывает наказание или находится в СИЗО, запрос пишется через начальство учреждения (ч/з командующего/начальника СИЗО).
4. Судебным/прокурорским запросом: направляются официально по ведомственной почте или системе «Правосудие»/ЕАС ПРОКУРАТУРЫ.

Особенности доступа к различным категориям документов

Личные дела осужденных и задержанных

Хранятся в архивах конкретных учреждений (ИК, СИЗО) до момента освобождения/перевода. После освобождения дела централизованно передаются в архив ГУФСИН для хранения в течение 75 лет (с 2000 г.) или 50 лет (ранее), после чего — в ГАРО.

Что выдается гражданину: справки об отбытом наказании, копии приговоров, медицинских заключений, характеристик (для суда, ПФР, МВД, трудоустройства). Выдача полного личного дела в руки гражданина не производится.

Кадровые документы сотрудников (военнослужащих/сотрудников ФСИН)

Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве ГУФСИН 75 лет. Справки о стаже, награждениях, присвоении званий выдаются по запросу бывших сотрудников или Пенсионного фонда (СФР).

Документы ликвидированных учреждений

При ликвидации или реорганизации колоний/СИЗО их архивы с актами приема-передачи переходят в архив ГУФСИН. Поиск по таким фондам требует указания старого и нового названий учреждения.

Взаимодействие с Государственным архивом Ростовской области (ГАРО)

Необходимо четко разграничивать компетенции:

Цифровизация и электронные ресурсы

В рамках программы «Цифровая экономика» и переходной модели ФСИН России, архив ГУФСИН по Ростовской области ведет работу по:

• Созданию электронных копий наиболее востребованных фондов (личные дела, приказы).
• Внедрению системы электронного документооборота (СЭД) для текущей работы.
• Интеграции с федеральными информационными системами (ЕИАС ФСИН, ГИС «Архивные фонды»).

Часть справочной информации (списки ликвидированных учреждений, реквизиты для запросов) доступна на официальном сайте ro.fsin.gov.ru.

Частые ошибки при обращении

• Обращение в ГАРО за актуальными справками об отбывании наказания. ГАРО хранит только переданные ему исторические фонды (обычно до 1990-х или старые фонды ликвидированных учреждений). Актуальные справки выдает только ГУФСИН или учреждение-исполнитель.
• Отсутствие точных данных в запросе. Обязательно указывайте: полное ФИО (в т.ч. до смены имени), дату рождения, статью УК, название колонии/СИЗО и примерные даты пребывания.
• Попытка личного визита в архив без согласования. Территория ГУФСИН — режимный объект. Вход только по пропуску, выданному по служебной записке или решению руководителя.

Архив ГУФСИН России по Ростовской области играет ключевую роль в обеспечении правовой защиты осужденных, бывших заключенных и сотрудников системы, а также в сохранении исторической памяти уголовно-исполнительной системы Дона. Для получения документов наиболее эффективен путь официального письменного запроса (почта, Госуслуги) с полным пакетом идентифицирующих данных. Для историко-генералогических исследований по старым фондам (до 1990-х гг.) целесообразно параллельно обращаться в Государственный архив Ростовской области (ГАРО) по адресу: пр. Ворошиловский, 28, или через виртуальный портал «Донские архивы».

Дата актуализации информации: . Реквизиты и контакты могут меняться, перед отправкой запроса рекомендуется проверить актуальные данные на официальном сайте ro.fsin.gov.ru или по телефону справочной ГУФСИН.