Архив кадровой документации – важнейший элемент управления персоналом любой организации. Правильное формирование и хранение таких документов обеспечивает соблюдение законодательства, упрощает взаимодействие с контролирующими органами и защищает интересы как работодателя, так и сотрудников.
Нормативная база
С 17 сентября 2023 года вступили в силу новые правила хранения архивных документов, утверждённые приказом Росархива от № 77 (далее – Приказ). Основные положения:
- Установлены единые сроки хранения для различных видов кадровых документов;
- Требования к оформлению, описанию и передаче дел в архив;
- Возможность использования электронных и облачных систем при соблюдении условий конфиденциальности и целостности данных.
Кроме Приказа, при работе с кадровым архивом необходимо учитывать:
- Трудовой кодекс РФ;
- Федеральный закон «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ);
- Налоговый кодекс РФ (в части предоставления вычетов и подтверждения доходов);
- Внутренние нормативные акты организации (положение о кадровом документообороте, инструкция по работе с архивом).
Этапы формирования архива отдела кадров
Сбор и первичная обработка документов
На этом этапе сотрудники отдела кадров собирают все документы, связанные с трудовыми отношениями:
- Трудовые договоры и их дополнения;
- Приказы о приёме, переводе, отпуске, увольнении;
- Личные карточки сотрудника (форма Т‑2);
- Справки о доходах (2‑НДФЛ), выписки из трудовой книжки;
- Документы, подтверждающие право на льготы и выплаты (например, справки для налогового вычета на детей);
- Отчёты кассира с ПКО и РКО, если они относятся к выплате заработной платы.
Важно: при разработке порядка хранения документов подразделения следует учитывать, что, например, если кассовая книга хранится в обособленном подразделении, то и отчёты кассира с ПКО и РКО целесообразно хранить совместно с ней, чтобы обеспечить полноту информации при проверках.
Классификация и описание дел
Каждому документу присваивается индекс согласно утверждённой номенклатуре дел. В описании дела указывают:
- Наименование документа;
- Дата составления;
- Краткое содержание (цель хранения);
- Срок хранения;
- Ответственное лицо.
Пример формулировки цели хранения: «В целях предоставления налогового вычета на детей, а также последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение копий справок 2‑НДФЛ в течение 5 лет».
Формирование дел и передача в архив
Документы комплектуются в дела согласно номенклатуре, прошиваются, нумеруются и оформляются описью. После этого дело передаётся в архив отдела кадров, где регистрируется в журнале incoming‑documents.
Сроки хранения кадровых документов
Согласно Приказу Росархива и отраслевым нормативам, основные сроки хранения выглядят так:
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
| Трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении | 75 лет |
| Личные карточки сотрудника (форма Т‑2) | 75 лет |
| Справки 2‑НДФЛ, выписки из трудовой книжки | 50 лет |
| Документы по налоговым вычетам (дети, обучение и т.д.) | 5 лет после предоставления вычета |
| Отчёты кассира с ПКО и РКО (связанные с выплатой зарплаты) | 5 лет |
| Приказы о поощрении и дисциплинарных взысканиях | 50 лет |
По истечении срока хранения документы подлежат либо уничтожению по акту, либо передаче на постоянное хранение в государственный архив, если они представляют историческую ценность.
Особенности хранения в облаке
Современные организации всё чаще рассматривают облачные решения для хранения кадровой документации. При этом необходимо соблюдать следующие условия:
- Шифрование данных при передаче и хранении (AES‑256 или выше);
- Контроль доступа на основе ролей (RBAC) и двухфакторной аутентификации;
- Ведение журнала всех операций с документами (who, what, when);
- Соблюдение требований ФЗ‑152 о персональных данных (согласие субъекта, возможность удаления по требованию);
- Регулярное резервное копирование и тестирование восстановления.
Преимущества облачного хранения:
- Снижение затрат на физическое хранение и обслуживание архивных помещений;
- Быстрый поиск и доступ к документам из любого места;
- Автоматизация процессов соблюдения сроков хранения (напоминания о приближающемся истечении сроках>
Недостатки: необходимость обеспечении провайдера и постоянные риски утечки.
Важно помнить, что даже при использовании облака организация остаётся ответственной за конфиденциальность и целостность персональных данных.
Практическое руководство по работе с архивом отдела кадров
- Разработайте внутреннее положение о кадровом документообороте, включающее порядок приёма, классификации, хранения и уничтожения документов.
- Утвердите номенклатуру дел и индексы согласно Приказу Росархива.
- Обучите сотрудников правилам оформления документов и работе с архивной системой (как бумажной, так и электронной).
- Ведите реестр дел с указанием дат поступления, сроков хранения и ответственных лиц.
- Проводите периодическую ревизию архива (не реже одного раза в год) для выявления просроченных дел и подготовки актов об уничтожении.
- При переходе на облачное хранение проведите аудит безопасности выбранного провайдера и подпишите соглашение об обработке персональных данных (DPA).
Правильное формирование и хранение кадровых документов в архиве отдела кадров – залог законной деятельности организации, защиты прав сотрудников и успешного прохождения проверок государственных органов. Следуя актуальным нормативным актам, используя современные технологии и внедряя чёткие внутренние процедуры, компания может обеспечить надёжное и эффективное управление своим кадровым архивом.