Архив Калачевского района Волгоградской области — это не просто место хранения старых бумаг, а ключевое культурное и информационное учреждение, обеспечивающее сохранение документального наследия территории, защиту прав граждан и прозрачность работы местной власти. Находясь в центре административно-территориальной жизни района, архив выполняет функции государственного архивного фонда на муниципальном уровне.

Историческая справка и правовая основа

История архивного дела в Калачевском районе неразрывно связана с образованием самого района. Калачевский район был образован 23 июня 1928 года в составе Нижневолжского округа Нижневолжского края (с 1932 г. — Сталинградского края, с 1934 г. — Сталинградской области, с 1961 г., Волгоградской области).

Современная правовая база деятельности архива формируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Законом Волгоградской области «Об архивном деле в Волгоградской области»;
• Уставом Калачевского района;
• Типовым положением об архиве муниципального образования.

Важно: Архив является структурным подразделением Администрации Калачевского района (или автономным учреждением в зависимости от текущей организационной формы) и ведет свою деятельность на основании лицензии на архивное дело (при необходимости) и свидетельства о внесении в реестр архивов.

Состав и структура архивных фондов

На г. архивные фонды Калачевского района представляют собой уникальный массив документов, отражающий социально-экономическое, политическое и культурное развитие территории за почти столетие.

Основные группы фондов:

1. Фонды органов власти и управления (до 1991 г.):
   • Калачевский районный исполнительный комитет (Райисполком) — протоколы заседаний, постановления, отчеты отраслевых управов (финанса, землеустройства, сельского хозяйства, образования, здравоохранения).
   • Калачевский районный комитет КПСС / РК КПСС — решения бюро, протоколы пленумов, дела партийного контроля.
   • Райсовет депутатов трудящихся.
2. Фонды органов местного самоуправления (с 1991 г. по н.в.):
   • Администрация Калачевского района (Глава района, Совет депутатов, департаменты и управы).
   • Муниципальные учреждения: архивы ликвидированных/реорганизованных сельских администраций (Советские, Октябрьские, Приволжские и др. сельсоветы).
3. Фонды хозяйственных организаций и предприятий:
   • Совхозы, колхозы (позже — СПК, АО, ООО), МТС/РайАгроСервис.
   • Промышленные предприятия: Калачевский сахарный завод, хлебопродукты, пищевые комбинаты, стройорганизации (ПМК, ДРСУ).
   • Предприятия ЖКХ, связи, транспорта.
4. Фонды социально-культурных учреждений:
   • Школы, детские сады, дома культуры, библиотеки, больницы, поликлиники, ЗАГСы.
   • Военизированные организации, комсомольские и профсоюзные организации.
5. Персональные фонды и коллекции: Документы выдающихся земляков, ветеранов войны и труда, почтенных граждан района, семейные архивы.
6. Фонды документов личного происхождения (гражданско-правовые): Трудовые книжки, личные карточки, дела по заработной плате, пенсионные дела ликвидированных предприятий — самый востребованный массив для граждан.

Виды носителей информации:

• Бумажные документы (дело, пачка, том, единица хранения).
• Фотодокументы (негативы, слайды, печати) — хроника района, фотохроника предприятий.
• Фонограммы и видеодокументы (магнитофонисты ленты, VHS, DVD, цифровые файлы) — записи заседаний, устные истории, мероприятия.
• Электронные документы (базы данных, сканы, электронные дела), активно формируются с переходом на ЭДО.

Основные направления деятельности

Работа архива строится по классической схеме «Прием, Учет — Хранение — Описание — Использование».

Прием и учет документов

Архив осуществляет прием документов от:

• Органов местного самоуправления по истечении сроков хранения в делопроизводстве (по актам экспертизы стоимости документов).
• Ликвидированных и реорганизованных юридических лиц (в порядке правопреемства или принудительно через суд/росимпотребнадзор/росархив).
• Граждан (подарочные соглашения, завещания, передача семейных архивов).

Проводится государственная учетная экспертиза документов для определения сроков хранения (временные / постоянные) и категорий доступа.

Обеспечение сохранности (Хранение и консервация)

• Климатические режимы: Поддержание температуры (18±2°С) и влажности (50-55%) в хранилищах.
• Пожарная безопасность: Системы автоматического пожаротушения (газовые/порошковые), неразрывный дежурный персонал.
• Биологическая защита: Регулярная дезинсекция, дератизация, контроль за микробиологическим загрязнением.
• Реставрация и переплет: Наличие мастерской по реставрации документов (размокание, промывка, дублирование, переплет в твердую обложку).

Научно-описание работа (Создание поисковых приборов)

Это «сердце» архива. Без описей документы не находятся. Создаются:

• Описи дел (инвентаризационные книги) — основной поисковый прибор (фонд, опись, дело, хронология, заглавие, даты, кол-во листов).
• Путеводители по фондам — синтетические приборы для обзора всего массива.
• Тематические каталоги и указатели (по именам, географическим названиям, темам: «Коллективизация», «Великая Отечественная война», «История сахарного завода»).
• Электронные базы данных и АИС «Архив» — перевод описей в цифровой вид для удаленного поиска.

Использование документов и информационное обслуживание

Это наиболее видимая для общества функция. Архив предоставляет:

1. Справки и выписки для подтверждения стажа, зарплаты, факта проживания, наград (для ПФР, судов, нотариусов, МВД, граждан).
2. Работу в читальном зале для исследователей, студентов, школьников, генеалогов.
3. Дистанционное обслуживание через официальный сайт Администрации района, портал «Госуслуги» (региональный раздел), электронную почту.
4. Издательскую и выставочную деятельность: сборники документов, календари знаменательных дат, виртуальные выставки на сайте.

Режим работы и контакты (актуально на 2026 год)

График приема посетителей (Читальный зал):

• Понедельник — Четверг: 08:30 – 17:30 (перерыв 12:30 – 13:30)
• Пятница: 08:30 – 16:30 (перерыв 12:30 – 13:30)
• Суббота, Воскресенье: Выходные
• Санитарный день: Последняя пятница каждого месяца (читальный зал не работает)

Примечание: График может меняться, обязательно звоните заранее для записи на консультацию или заказ дел.

Как получить справку или документ: Пошаговая инструкция

Вариант А: Личный визит (для сложных запросов, работы с оригиналами)

1. Позвонить по телефону справки, уточнить наличие фондов по теме и список нужных документов (паспорт, СНИЛС, доверенность если по полной).
2. Прийти в читальный зал в рабочее время.
3. Заполнить «Заявку на выдачу документов» (бланк выдается в зале).
4. Получить дело/карточку для работы в зале (выдача домой строго запрещена).
5. При необходимости — заказать заверенную копию/справку (оплатить госпошлину/услуги копирования по реквизитам).

Вариант Б: Дистанционно (через Госуслуги / Почтой / Email)

1. Зайти на портал Госуслуги (Волгоградская область) -> Раздел «Культура, спорт, отдых» -> «Получение архивных справок» (или искать по ключевому слову «Архив Калачевского района»).
2. Заполнить электронную заявку, прикрепить сканы документов, подтверждающих право на получение информации (паспорт, свидетельство о браке/разводе, доверенность, решение суда).
3. Оплатить госпошлину (если предусмотрена) или услуги копирования/почтовой отправки онлайн.
4. Получить готовый документ: в личном кабинете Госуслуг (электронно с ЭЦП), по Почте России (заказным письмом) или на email (скан, оригинал по почте).

Основные основания для выдачи информации (ст. 22 ФЗ-125):

• Гражданин запрашивает сведения о себе (паспорт).
• Запрос сведений о родственнике (документы, подтверждающие родство + паспорт заявителя + согласие субъекта ПДн или свидетельство о смерти).
• Запрос от уполномоченных органов (суд, прокуратура, следствие, ПФР, МВД, нотариус), на основании официального запроса.

Цифровая трансформация и проекты

На 2026 год архив активно внедряет технологии «Цифрового архива»:

• Массовое оцифрование: Приоритет — фонды ЗАГСов (метрические книги до 1917/1920 гг.), фонды личного происхождения (трудовые книжки, личные карточки), фотодокументы.
• Электронный архив (ЭА): Внедрение АИС для учета дел, электронного хранения и выдачи ЭДО-оригиналов.
• Портал «Память народа» / «Подвиг народа»: Координация работы по уточнению потерь, поиску документов о награждении жителей района.
• Генеалогия: Создание базы «Жители Калачевского края» (переписи, ревизские сказки, confesionalные росписи, метрические книги) для удаленного доступа исследователей.
• Виртуальные выставки: Регулярное обновление раздела на сайте Администрации: «Калач-на-Дону в фотографиях 1950-80-х», «Документы о строительстве Волго-Донского канала», «История сахарного завода».

Частые вопросы (FAQ)

В: Хранятся ли в архиве метрические книги (рождение/брак/смерть)?

О: Да, но с оговорками. Метрические книги до 1917-1920 гг. (приходские ведомости) — в ГАВО (Государственный архив Волгоградской области) или в архиве района (если переданы). ЗАГСовские книги (после 1917 г.) хранятся в архиве района по истечении 100 лет (рождение) / 75 лет (брак/смерть) с момента составления. Свежие акты — только в ЗАГСе.

В: Могу ли я найти трудовую книжку деда, который работал на совхозе в 1960-х?

О: Да, если совхоз ликвидирован/реорганизован и фонд передан в архив. Нужно знать точное название организации и годы работы. Если предприятие существует — трудовая книжка там (в кадрах/архиве предприятия).

В: Сколько стоит справка из архива?

О: Выдача архивной справки гражданам для реализации пенсионных, трудовых, жилищных и иных социально-правовых прав — бесплатно (ст. 22 ФЗ-125). Платны: сложные поисковые работы (почасово), копирование документов, почтовая отправка, справки для коммерческих целей (история земли для продажи и т.д.).

В: Есть ли доступ к документам о репрессированных?

О: Да. В фондах райисполкома, НКВД/МВД, троек/двоек часто встречаются списки, дела по арт. 58. Также архив помогает оформлять запросы в ФСБ/МВД/ГАВО для получения копий дел (реабилитации).

В: Можно ли сфотографировать документы в читальном зале?

О: Обычно — да, без вспышки и штатива, для личных целей, после согласования с архивариусом и подписи акта об отсутствии претензий к качеству/использованию. Коммерческая съемка — по договору.

Значение архива для района сегодня

Архив Калачевского района — это:

• Гарант законности: Документы архива являются единственными законными доказательствами факторов, имеющих юридическое значение (стаж, право собственности, наград, реабилитации).
• Центр исторической памяти: База для школьных музеев, краеведов, писателей, создающих хронику малой родины.
• Ресурс управления: Анализ прошлых решений (земельные споры, градостроительство, экология) помогает администрации не наступать на старые грабли.
• Открытое правительство: Публикация деклассифицированных документов повышает доверие власти к обществу.

Архив Калачевского района прошел путь от закрытого «спецхранилища» до современного информационно-справочного центра. Сегодня его главная задача — сделать историю доступной и понятной, а права граждан — защищенными документальными доказательствами. Независимо от того, ищете вы подтверждение стажа за 1985 год, изучаете историю родового дома или готовите научную работу о строительстве Волго-Донского канала — двери архива (физические и виртуальные) открыты для вас.

Рекомендация: Перед визитом или отправкой запроса обязательно посетите официальный сайт Администрации Калачевского района (раздел «Муниципальные услуги» -> «Архив») для получения актуальных реквизитов, бланков заявок и информации о текущем графике работы.

Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов, типовых положений об архивах муниципальных образований и практики работы архивных учреждений Волгоградской области. Данные актуальны на .