Термин «архив канцелярии суда» часто встречается в нормативных документах и в практике судебного делопроизводства. По сути, это специализированное помещение (или подразделение) суда, где хранятся документы, связанные с работой канцелярии – служебной части суда, отвечающей за оформление, регистрацию и хранение судебных дел.
Правовое основание
Организация работы архивов судов регулируется рядом нормативных актов:
- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ;
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 56 «Об инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов в архивах федеральных судов общей юрисдикции»;
- СП 152.13330.2018, в котором указаны технические требования к помещениям архивов (огнестойкость дверей EI‑30, отсутствие естественного освещения и т.п.).
Эти документы определяют, какие материалы подлежат хранению, в каком виде и какие процедуры необходимо соблюдать при их передаче, выдаче и уничтожении.
Что входит в понятие «канцелярия суда»?
Канцелярия – это административно‑деловое подразделение суда, которое:
- Осуществляет прием, регистрацию и распределение входящих и исходящих документов;
- Ведёт делопроизводство (дела, наряды, журналы, реестры);
- Обеспечивает подготовку материалов к судебным заседаниям;
- Контролирует сроки исполнения процессуальных действий.
Все документы, сформированные в процессе работы канцелярии, в конечном итоге попадают в архив канцелярии суда для длительного хранения.
Основные функции архива канцелярии суда
Согласно источникам [2] и [1], функции архива включают:
- Приём и учёт поступающих дел и материалов;
- Хранение в условиях, исключающих изъятие, повреждение, уничтожение, а также внесение исправлений;
- Отбор документов, подлежащих передаче в государственный архив;
- Выдача дел и копий по запросу судей, сотрудников суда, адвокатов, органов следствия и иных уполномоченных лиц;
- Ведение журналов и книг учёта (книга выдачи дел, реестр архивных номеров);
- Контроль условий хранения (температура, влажность, защита от огня, плесени, затопления).
Технические требования к помещениям архива
Согласно СП 152.13330.2018 ([1]), архивные помещения должны:
- Располагаться в непосредственной близости к судопроизводственным отделам, но отделяться служебной зоной;
- Иметь вход со стороны служебной зоны и двери сейфового типа с огнестойкостью не ниже EI‑30;
- Не иметь естественного освещения (для защиты от ультрафиолетового излучения);
- Оснащаться отдельным помещением для приёма‑выдачи документов площадью не менее 5 м²;
- Быть оборудовано телефонной связью и кнопкой вызова судебного пристава.
Порядок передачи дел в архив
Процесс передачи дел в архив регламентирован инструкциями для гражданских, административных и уголовных дел. Ключевые этапы:
- Существенное завершение дела – после вступления в силу окончательного судебного акта;
- В течение 30 дней суд обязан передать материалы в архив;
- Каждому делу присваивается архивный номер, который указывается на обложках и в учётных карточках;
- Оформляется акт передачи, подписываемый обеими сторонами (передающий и принимающий);
- Документы размещаются в архиве по годам и в порядке присвоенных номеров.
Выдача документов из архива
Порядок выдачи описан в документе [4]:
- Выдача возможна только по разрешению председателя суда (или уполномоченного заместителя);
- Запрос оформляется письменно и фиксируется в книге выдачи дел;
- Выдача и возврат осуществляются в присутствии получающего (или возвращающего) лица;
- При обнаружении изъятия, повреждения или внесения исправлений материал сразу же сообщается председателю суда.
Роль архивной канцелярии в судебном процессе
Архив канцелярии суда – это не просто «хранилище бумаг». Он обеспечивает:
- Надёжность доказательной базы: сохранность оригиналов дел и материалов;
- Прозрачность судебного процесса: возможность предоставления копий и справок по запросам сторон;
- Эффективность работы судей: быстрый доступ к материалам прошлых дел при необходимости ссылки или пересмотра;
- Соблюдение законности: контроль за тем, чтобы документы не были подделаны и не исчезли.
Часто задаваемые вопросы
Что такое «архив канцелярии» и в чём его отличие от государственного архива?
Архив канцелярии – это внутренний архив суда, где хранятся текущие и завершённые дела до их передачи в государственный архив. Государственный архив принимает только те материалы, которые имеют историческую, правовую или культурную ценность.
Кому разрешено пользоваться архивом?
Доступ имеют:
- Судьи и сотрудники суда (по служебному заданию);
- Представители органов следствия, прокуратуры, адвокаты (по запросу и с разрешения председателя суда);
- Граждане и организации – только в рамках предоставления справок, выписок или копий, если их запрос обоснован законом.
Можно ли копировать документы из архива?
Да, но только после получения разрешения и в присутствии сотрудника архива. Копии фиксируются в журнале выдачи.
«Архив канцелярии суда» – это ключевой элемент судебного делопроизводства, обеспечивающий надёжное хранение, учёт и выдачу документов, связанных с работой канцелярии. Его деятельность регулируется строгими нормативными актами, а технические требования к помещениям позволяют сохранять документы в оптимальных условиях. Понимание роли и функций архива помогает всем участникам судебного процесса – от судей до граждан – эффективно взаимодействовать с судебной системой.
Дата публикации: 11 июля 2026 г.