Архив Министерства образования Саранска – это специализированное подразделение Государственного архива Республики Мордовия, которое хранит и обеспечивает доступ к документам, связанным с образовательной сферой города Саранск и его окрестностей. В статье рассмотрены история создания, юридическое основание, структура, услуги и порядок обращения к архиву.

Исторический обзор

Становление архивных учреждений в Саранске началось в советский период, когда в городе начали формироваться первые школы и учебные заведения. После распада СССР в 1990‑х годах архивные фонды были реорганизованы и переданы в состав Государственного казенного архивного учреждения «Центральный государственный архив Республики Мордовия» (ЦГА РМ). С 2015 года архив официально включён в перечень муниципальных услуг, предоставляемых в рамках Администрации городского округа Саранск (Постановление от 17 марта 2015 г. № 825).

Ключевые вехи

• 1992 г. – создание Государственного архива Российской Федерации, который стал правопреемником советского архивного аппарата;
• 2000‑е годы – интеграция региональных архивов в единую систему Архивы России.
• 2015 г. – утверждение административного регламента, регулирующего выдачу архивных справок в Саранске.
• 2020‑е годы – активное оцифрование образовательных документов и создание онлайн‑каталогов.

Юридическое основание и подчинённость

Архив Министерства образования Саранска функционирует в рамках Государственного казенного архивного учреждения «Центральный государственный архив Республики Мордовия». Основные нормативные акты, регулирующие его деятельность:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
2. Закон Республики Мордовия «Об архивном деле».
3. Постановление Администрации городского округа Саранск от 17 марта 2015 г. № 825 «Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Выдача архивных справок».
4. Приказы Министерства образования и науки РФ, касающиеся хранения и передачи образовательных документов (например, приказ от 26 сентября 2016 г.).

Структура и основные направления деятельности

Архив разделён на несколько отделов, каждый из которых отвечает за определённый тип документов:

• Отдел образовательных документов – хранит акты, протоколы, учебные планы, аттестационные листы школ, детских садов и иных учебных заведений.
• Отдел кадровых дел – архивирует личные дела педагогических работников, их квалификационные аттестаты и служебные характеристики.
• Отдел статистики и аналитики – собирает отчётные формы, статистические справки о численности учащихся, успеваемости и финансировании.
• Отдел оцифровки и электронных сервисов – отвечает за сканирование бумажных материалов и размещение их в онлайн‑каталогах.

Адрес и контактные данные

Архив располагается в центральной части Саранска, в здании, построенном в советскую эпоху, и имеет два официальных адреса, указанных в государственных реестрах:

Для справок можно также позвонить в секретариат архива:

• Телефон: 8 (8342) -8‑56‑40
• Электронная почта: info@cga-mordovia.ru

Услуги, предоставляемые архивом

Архив Министерства образования Саранска оказывает широкий спектр услуг как для физических, так и для юридических лиц.

5.1 Выдача архивных справок

Согласно регламенту № 825, граждане могут получить справку о наличии (или отсутствии) документов, связанных с их образованием, а также о подтверждении стажа педагогов.

5.2 Доступ к документам

• Просмотр оригиналов в читальном зале (по предварительной записи).
• Получение копий (печатных или электронных) – стоимость определяется тарифами архивного учреждения.
• Заказ оцифрованных материалов через портал «Архивы России».

5.3 Консультации по вопросам архивного дела

Профессиональные архивисты помогают в поиске нужных документов, дают рекомендации по оформлению запросов и объясняют правовые аспекты использования архивных материалов.

5.4 Оцифровка и электронный доступ

В рамках программы «Цифровая Россия» архив активно оцифровывает:

• Учебные планы и программы с 1990‑х годов.
• Аттестационные листы учителей.
• Статистические отчёты о работе школ.

Оцифрованные документы доступны в открытом доступе после публикации в Едином реестре архивных фондов.

Как оформить запрос в архив

1. Подготовьте письменный запрос (можно использовать форму, размещённую на сайте архива). В запросе укажите:
   • ФИО заявителя (или название организации).
   • Точные реквизиты искомого документа (номер, год, название учреждения).
   • Цель использования (например, восстановление диплома, исследовательская работа).
2. Отправьте запрос по электронной почте info@cga-mordovia;ru или принесите в архив лично.
3. В течение 5‑10 рабочих дней архив свяжется с вами для уточнения деталей и согласования сроков выдачи.
4. Оплатите услуги (если требуется) согласно тарифам, опубликованным на официальном сайте.
5. Получите оригиналы, копии или электронные файлы в согласованные сроки.

Важно: для получения справок о педагогическом стаже необходимо предоставить копию паспорта и ИНН.

Онлайн‑ресурсы и цифровые сервисы

Для удобства пользователей архив предлагает несколько интернет‑инструментов:

• Единый реестр архивных фондов России – поиск по ключевым словам, датам и типам документов.
• Электронный сервис «Выдача справок онлайн» – позволяет оформить запрос без посещения архива (только для зарегистрированных пользователей).

Сотрудничество с Министерством образования и науки РФ

Архив Министерства образования Саранска тесно взаимодействует с федеральным Министерством образования и науки РФ в следующих направлениях:

• Обеспечение сохранности и передачи в архив всех документов, связанных с реализацией государственных образовательных программ.
• Участие в разработке нормативных актов по архивному хранению педагогических кадров.
• Совместные проекты по оцифровке исторических материалов (например, архивные материалы о реформе 2012‑го года).
• Подготовка аналитических справок для Министерства о состоянии архивных фондов в сфере образования.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

9.1 Как получить копию диплома, выданного в 1995 году?

Подайте запрос с указанием названия учебного заведения, года выдачи и ФИО выпускника. При необходимости приложите копию паспорта.

9.2 Можно ли получить справку о стаже учителя, который работал в нескольких школах?

Да. В запросе перечислите все школы, указав периоды работы. Архив соберёт сведения из личных дел и выдаст единый документ.

9.3 Есть ли возможность получить доступ к документам удалённо?

Да. Через портал Архивы России можно заказать скан-копии и получить их по электронной почте.

9.4 Какие документы не подлежат выдаче?

Документы, содержащие сведения, ограниченные законом о персональных данных, а также материалы, отнесённые к категории «секретные» (например, некоторые методические разработки, охраняемые авторским правом).

Архив Министерства образования Саранска – важный хранитель исторической памяти образовательного процесса региона. Он обеспечивает законность и прозрачность доступа к документам, помогает восстанавливать утраченные сведения и поддерживает научные исследования. Благодаря современным цифровым решениям и тесному взаимодействию с федеральными структурами архив становится доступным не только для специалистов, но и для широкого круга граждан.

Контактная информация (резюме):

• Адрес: ул. Московская, д. 25, Саранск, 430010
• Телефон: 8 (8342) -8‑56‑40
• Э‑почта: info@cga-mordovia;ru
• Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑13:00, 14:00‑18:00
• Сайт: https://portal.rusarchives.ru

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в архив напрямую – специалисты помогут оформить запрос и предоставят всю необходимую информацию.