Архив Министерства сельского хозяйства Ульяновской области является важнейшим хранилищем документационной памяти аграрного сектора региона. Он обеспечивает сохранность, учет и предоставление архивных документов, отражающих историю и современное состояние сельского хозяйства Ульяновской губернии, области и современного субъекта РФ. В данной статье подробно рассматриваются структура архива, состав фондов, порядок обращения за справками и копиями документов, а также актуальные контакты.

Правовая основа и статус архива

Деятельность архива регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Законом Ульяновской области «Об архивном деле в Ульяновской области»;
• Постановлениями Правительства Ульяновской области;
• Приказами и распоряжениями Министра сельского хозяйства области.

Важно: Архив Министерства является структурным подразделением ведомства (часто входит в состав Департамента документационного обеспечения или Управления делопроизводства) и относится к категории ведомственных архивов. Он не входит в систему государственных архивов (ГАУО), хотя и взаимодействует с ними по вопросам передачи документов с истекшими сроками хранения.

Структура и состав архивных фондов

Фонды архива формируются за счет документов, поступивших из структурных подразделений Министерства, подведомственных организаций, а также правопреемников упраздненных органов управления сельским хозяйством региона.

Основные хронологические блоки фондов:

1. Документы дореволюционного периода (кон. XIX – 1917 г.): Материалы Ульяновской губернской земской управы, губернского земства, коммитетов по землю, аграрные переписи, планы межевания.
2. Советский период (1917–1991 гг.): Это самый массивный блок. Включает фонды:
   • Ульяновского областного управления землеустройства и землепользования;
   • Областного управления сельского хозяйства (Облаго, Облагохоз);
   • Областного управления государственных закупок сельхозпродукции;
   • Машино-тракторных станций (МТС), государственных ферм (совхозов), колхозов (поступали централизованно);
   • Областного ветеринарного управления, мелиоративных управлений.
3. Современный период (с 1991 г. по н;в.): Документы Министерства аграрной политики, Министерства сельского хозяйства и продовольствия, текущего Министерства сельского хозяйства Ульяновской области. Включает нормативные правовые акты, отчетность, материалы совещаний, приказы, распоряжения, дела по государственной поддержке АПК, субсидированию, земельным отношениям, ветеринарии и растениеводству.

Тематические группы документов:

• Земельные дела: акты на землю, межевые планы, дела о предоставлении/изъятии земельных участков, земельные книги.
• Кадровые документы: личные дела работников аграрного сектора, служебные записки о награждении, пенсионные дела (до передачи в Пенсионный фонд/Госархив).
• Производственно-хозяйственные: отчеты о выполнении плана по валовому сбору, заготовке кормов, закупке техники, удобрений.
• Научно-исследовательские: отчеты опытных станций, селекционных станций (например, Ульяновской селекционной станции).
• Фото-, кино- и фонодокументы: хроника полевых работ, посещения министров, выставок достижений народного хозяйства.

Сроки хранения и формирование дела

Сроки хранения устанавливаются в соответствии с Единым типовым номенклатурой управленческой документации и актами Министерства культуры РФ.

Экспертиза документов — обязательная процедура перед уничтожением или передачей в государственный архив. Она проводится экспертной комиссией Министерства с участием представителей ГАУО.

Порядок обращения в архив (для граждан и организаций)

Наиболее частые запросы: подтверждение стажа работы в колхозе/совхозе/МТС, получение копии акта на землю, справки о награждении, восстановление прав на недвижимость.

Способы подачи обращения:

1. Личный прием посетителей: В читальне архива (по предварительной записи).
2. Почтовое обращение: Заказным письмом с вложенным конвертом для ответа.
3. Электронное обращение: Через официальный сайт Министерства (раздел «Обращения граждан» / «Электронная приемная») или портал Госуслуг (раздел «Обращения в ведомства»).
4. Через МФЦ (Мои Документы): Некоторые услуги (например, справка о стаже до 2000 г.) можно заказать через МФЦ, запрос уйдет в архив ведомственно.

Необходимый пакет документов для запроса:

• Заявление свободной формы (ФИО, дата рождения, адрес, контактный телефон, что именно ищете — название организации, годы работы, цель запроса).
• Копия паспорта (страницы с фото и пропиской).
• Документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете данные о родственнике: свидетельство о браке/рождении, свидетельство о смерти).
• Доверенность (если оформляет представитель), нотариально заверенная или простая письменная (с указанием паспортных данных доверенного лица).

Сроки рассмотрения:

• По закону об архивном деле: до 30 календарных дней со дня регистрации обращения.
• По закону о рассмотрении обращений граждан: 30 дней (может быть продлен до 15 дней при сложности);
• На практике простые справки о стаже готовят за 3–10 рабочих дней, сложные земельные запросы — дольше.

Платные услуги архива

Согласно ст. 22 ФЗ-125, выдача архивных справок и копий документов гражданам для реализации социально-экономических прав (пенсия, льготы, жилье) осуществляется бесплатно.

Платные услуги (по утвержденному Министерством прайсу) включают:

• Выдачу справок и копий для коммерческих целей (суды по имущественным спорам, оформление наследства недвижимости для продажи, проектирование, юристы/нотариусы по договору).
• Изготовление заверенных копий документов (ксерокопия + заверка печатью/подписью архивариуса).
• Цифровую съемку документов (фото/скан высокого разрешения) для публикаций, исследований.
• Научные справочно-информационные услуги (подбор литературы по теме).

Взаимодействие с Государственным архивом Ульяновской области (ГАУО)

Это ключевой момент для исследователей и граждан. Документы с истекшими сроками хранения (обычно старше 10–75 лет в зависимости от вида) обязательно передаются в ГАУО (ул. Гончарова, д. 44, Ульяновск).

Алгоритм поиска:

1. Если организация существует или ликвидирована недавно (менее 10–20 лет назад) — ищите в Архиве Минсельхоза.
2. Если организация ликвидирована давно (совхозы, колхозы, МТС, упраздненные райагропромы, управления 80-90-х гг.) — фонды почти наверняка в ГАУО (Фонды Р-…, П-…).
3. Кадровые дела ликвидированных предприятий до 2000 г. — в ГАУО (фонд Р-1978 «Архив кадровой документации» и др;).
4. Земельные дела до 1990-х гг. — в ГАУО (фонды земельных управлений, межевых институтов).

Рекомендуется начинать поиск с обращения в ГАУО (есть онлайн-каталог «Память Ульяновской области» и возможность дистанционного заказа), а при отказе или необходимости свежих документов — в Архив Министерства.

Контакты и реквизиты (Актуально на 2024–2025 гг.)

Контакты ГАУО (для исторических фондов):

• Адрес: 432071, г. Ульяновск, ул. Гончарова, д. 44.
• Сайт: gaulo.ru (Есть «Электронный заказ» и «Память Ульяновской области»).
• Телефон читальни: +7 (8422) -2-XX-XX.

Цифровизация и электронные ресурсы

Министерство активно переводит делопроизводство на электронный вид (СЭД — система электронного документооборота). Однако ретроспективные бумажные фонды оцифрованы не полностью.

Доступные онлайн-инструменты:

• Единый портал госуслуг (Госуслуги): Услуга «Предоставление архивной справки» (федеральная форма) — запрос уходит в ведомственный архив автоматически.
• Сайт Минсельхоза: Раздел «Реестр архивных фондов» (опубликован в соответствии с приказом Минкультуры РФ) — позволяет узнать, какие фонды хранятся в ведомстве, их шифры, даты и объемы.
• Информационная система «Архивы Ульяновской области»: Объединенный поиск по описям ГАУО и ведомственных архивов (в разработке/внедрении).

Типичные проблемы и советы пользователям

1. Название организации изменилось многократно. Колхоз «Победа» -> СПК «Победа» -> ООО «Победа-Агро». В заявлении перечислите все известные названия и годы.
2. Районная принадлежность сменилась. Ульяновская область меняла районы (например, Мелекесский -> Дмитриевградский, Исаевский и т.д.). Укажите текущий и исторический район.
3. Документы утеряны/сгорели/погнули. Частая трагедия 90-х и 2000-х. Если в архиве нет дела, просите официальный отказ (справку об отсутствии документов) — она нужна для суда по восстановлению прав (ст. 309 ГПК РФ).
4. Кадровые дела до 2000 г. часто в ГАУО. Не теряйте время, пишите сразу в ГАУО через Госуслуги или их сайт.
5. Земельные акты. Если ищете акт 1992 г. на дом/участок — он может быть в Архиве Минсельхоза (если выдавал обл. агропром) или в Архиве администрации района/города, или в Росреестре. Часто копии хранят во всех трех местах.

Архив Министерства сельского хозяйства Ульяновской области — это не просто склад бумаг, а активный информационный ресурс для защиты прав граждан (пенсионные, земельные, жилищные), работы юристов, нотариусов, ученых-аграриков и историков. Ключ к успеху, грамотно составленный запрос с максимальным количеством идентифицирующих признаков (ФИО, даты, названия организаций, реквизиты документов) и понимание маршрута документа: текущие дела — в Министерстве, исторические фонды — в ГАУО.

Рекомендуем использовать электронные каналы связи (Госуслуги, сайт министерства) для первичного контакта — это экономит время и фиксирует дату обращения.

Данная статья носит информационный характер. Реквизиты, номера телефонов, адреса кабинетов и тарифы на платные услуги могут меняться. Обязательно сверяйте актуальную информацию на официальном сайте minagro.ulregion.ru или по телефону приемной перед визитом или отправкой почтового запроса.