Архив минского городского нотариального округа — это ключевое структурное подразделение нотариальной системы Республики Беларусь, обеспечивающее сохранность, учет и выдачу нотариальных документов, составленных нотариусами города Минска․ В статье подробно рассматриваются его функции, структура фондов, порядок обращения граждан и нотариусов, а также актуальные контакты и режим работы на 2026 год․
Правовая основа и статус
Деятельность архива регулируется следующими нормативными правовыми актами:
- Закон Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности» (ст․ 31, 32), определяет порядок хранения нотариальных документов после прекращения деятельности нотариуса․
- Закон Республики Беларусь «Об архивном деле в Республике Беларусь» — регламентирует общие принципы архивного дела․
- Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь, утверждает типовые инструкции по работе нотариальных архивов․
- Внутренние регламенты Белорусской нотариальной палаты (БНП)․
Важно: Архив не является самостоятельным юрлицом․ Он является структурным подразделением (бюджетной المؤسسة) в ведении Министерства юстиции РБ / Белорусской нотариальной палаты․ Его главная задача — гарантировать неприкосновенность и сохранность нотариальной тайны на протяжении всего срока хранения (75 или 100 лет в зависимости от категории документа)․
Историческая справка
Система нотариального архивирования в Минске имеет глубокие корни․ Название «архив» в российском законодательстве появилось при Петре I, однако в белорусских землях учет и хранение актов велся еще во времена Великого княжества Литовского (Судебники 1529, 1566, 1588 гг․)․
В советское время функции архива выполняли нотариальные архивы при исполкомах городских/районных Советов депутатов․ После принятия Закона «О нотариате» в 1993 году и реформы 2000-х годов был сформирован единый Архив минского городского нотариального округа, консолидировавший фонды ликвидированных нотариальных контор, бюро и частных нотариусов, прекративших деятельность․
Состав и структура фондов
На фонды архива содержат миллионы дел․ Основные категории документов:
Нотариальные акты (основной фонд)
- Завещания (открытые и закрытые) — хранятся 100 лет․
- Доверенности (в т․ч․ на управление имуществом, представление интересов, вывоз имущества) — 75 лет․
- Договоры (купли-продажи, дарения, обмена, ренты, брачные контракты, залоговые и др․) — 75 лет․
- Свидетельства о праве наследования — 75 лет․
- Протесты Wechselов и иные акты, связанные с деловой бумагой․
Вспомогательные и учетные документы
- Реестры (журналы учета) нотариальных действий — хранятся постоянно (бессрочно) как основной поисковый инструмент․
- Инвентаризационные описи передаваемых дел․
- Дела по учету печатей и штампов ликвидированных нотариусов․
- Корреспонденция с судами, органами регистрации, гражданами․
Особенности фондов «Закрытых завещаний»
Закрытые завещания хранятся в специальных сейфах/металлических шкафах с усиленной охраной․ Доступ к ним имеют только уполномоченные сотрудники архива и нотариусы при открытии наследственных дел после смерти завещателя․
Основные функции архива
| Функция | Описание |
|---|---|
| Прием документов на хранение | Прием дел от нотариусов, прекративших деятельность (лицензия аннулирована, смерть, лишение лицензии), а также от ликвидированных нотариальных контор/бюро․ |
| Научно-справочная работа | Составление описей, путемников, ввод данных в автоматизированную информационную систему (АИС «Нотариат» / «Архив»)․ |
| Выдача копий и выписок | Обеспечение граждан и организаций дубликатами нотариальных документов (свидетельств о праве наследования, копий договоров, доверенностей)․ |
| Подтверждение факта совершения нотариального действия | Выдача справок о том, что то или иное действие совершалось/не совершалось (например, справка о наличии/отсутствии завещания)․ |
| Консультирование нотариусов | Помощь действующим нотариусам в поиске преемственных документов при открытии наследственных дел, выдаче дубликатов доверенностей и т․д․ |
| Обеспечение сохранности | Климат-контроль, противопожарная защита, физическая охрана, оцифровка фондов для минимизации износа оригиналов․ |
Порядок обращения граждан: Пошаговая инструкция
Кто имеет право обратиться?
- Граждане, участники нотариальных действий (стороны договора, доверенные лица, наследники, завещатели)․
- Нотариусы (действующие) — по служебным запросам․
- Суды, органы прокуратуры, следственные органы, по официальным запросам в рамках производства по делам․
- Нотариальные палаты других государств — на основании международных договоров (Минская конвенция 1993 г․ и др․)․
Необходимые документы для получения копии/выписки
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность)․
- Документ, подтверждающий полномочия (если обращается представитель: нотариальная доверенность, свидетельство о праве наследования, доверенность от юрлица)․
- Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее с сайта БНП/Минюста)․
- Квитанция об оплате госпошлины (размер устанавливается Советом Министров РБ, оплачивается через ЕРИП или в кассе)․
Сроки исполнения
- Стандартный срок: до 10 рабочих дней с момента регистрации обращения․
- Срочный порядок: 3 рабочих дня (при обоснованной необходимости, например, судебные сроки, выезд за границу)․
- В сложных случаях (поиск по неполным данным, старые фонды до 1990 г․) срок может быть продлен архивом до 30 дней с уведомлением заявителя․
Электронные сервисы и цифровизация (Статус на 2026 год)
В рамках программы «Цифровая Беларусь» архив активно внедряет бесконтактные сервисы:
Портал «Нотариат Беларуси» (notariat․by) / ЕПГУ (portal․gov․by)
- Онлайн-заявка на получение копии нотариального документа / справки․
- Отслеживание статуса заявки в личном кабинете гражданина․
- Получение результата в электронном виде (подсигненный ЭЦП архивариуса PDF-файл) — для действий, не требующих оригинала на бумаге (справки о наличии/отсутствии завещания, копии доверенностей для представления в банки/госорганы, принимающие эл․ документы)․
Автоматизированная информационная система «Архив нотариата»
Проводится массовая оцифровка реестров (журналов учета) -990–2010 гг․ и самих актов․ Это позволяет:
- Мгновенно находить номер дела по ФИО стороны, дате или номеру реестра․
- Исключить выдачу оригиналов из хранилища при выдаче копий (работа с цифровым двойником)․
- Обеспечить удаленный доступ нотариусов к преемственным документам․
Контакты, адрес и режим работы (Актуально на )
Наименование: Архив минского городского нотариального округа
Адрес: г․ Минск, ул․ Коллекторная, 10 (историческое место размещения; уточните на сайте Минюста/БНП, возможен переход в новый административный центр)․
Телефон справки/приемной: +375 (17) -XX-XX-XX (уточняйте на оф․ сайте minjust․gov․by или notariat․by в разделе «Архивы»)
E-mail: archive_minsk@notariat․by (примерный формат)
Режим приема посетителей:
- Понедельник – Четверг: 09:00 – 13:00 и 14:00 – 17:00
- Пятница: 09:00 – 13:00 и 14:00 – 15:45
- Выходные: Суббота, Воскресенье
- Примечание: Последний четверг месяца — санитарный день / методологический день (прием не ведется)․
Схема проезда: Ближайшие остановки общественного транспорта — «Ул․ Коллекторная» (автобусы, троллейбусы), метро «Пушкинская» / «Пролетарская» (пешком 15-20 мин или на наземном транспорте)․
Типичные жизненные ситуации и алгоритмы решения
Ситуация 1: Потеряно свидетельство о праве наследования (выдано 15 лет назад)
- Обращаетесь в Архив минского г․ Минска (лично или через ЕПГУ)․
- Предъявляете паспорт + квитанцию об оплате госпошлины за выдачу дубликата․
- Архивариус находит дело по реестру (ФИО наследодателя, дата открытия дела)․
- Выдается дубликат свидетельства с отметкой «ДУБЛИКАТ», имеющий полную юридическую силу․
Ситуация 2: Необходимо узнать, оставлял ли умерший родитель завещание
- Обращаетесь к любому нотариусу г․ Минска для открытия наследственного дела (в течение 6 месяцев со дня смерти)․
- Нотариус направляет официальный запрос в Архив минского городского нотариального округа (и в Единый реестр завещаний)․
- Архив проверяет свои фонды (в т․ч․ закрытые завещания) и направляет ответ нотариусу;
- Самостоятельно в архив за справкой «о наличии завещания» наследники обычно не ходят — это делает нотариус․
Ситуация 3: Банк требует копию доверенности, выданной 20 лет назад (оригинал утерян)
- Проверяете, не истек ли срок действия доверенности (если срок не указан — 1 год, макс․ 3 года для подношения)․ Если срок истек — копия не нужна, доверенность недействительна․
- Если срок действует — обращаетесь в Архив за копией доверенности․
- Копия заверяется печатью архива и подписью архивариуса․ Банк обязан принять такой документ․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли получить копию договора купли-продажи квартиры 1998 года, если нотариус ушел на пенсию?
Ответ: Да, обязательно․ Все дела нотариусов, прекративших деятельность, передаются в Архив минского городского нотариального округа․ Вам нужно знать приблизительную дату и ФИО сторон․ Поиск по архивным реестрам платный (входит в госпошлину за выдачу копии)․
Вопрос: Сколько стоит выдача копии документа из архива в 2026 году?
Ответ: Размер основной гошпошлины за выдачу копии нотариального документа (выписки) устанавливается в базовых величинах (БВ)․ На 2026 год это, как правило, 0,5 – 1 БВ (зависит от типа документа и срочности)․ Точную сумму уточняйте в ЕРИП («Платежи» -> «Госпошлины» -> «Нотариальные действия» -> «Выдача копий․․․») или на сайте Минюста․
Вопрос: Хранятся ли в архиве документы о праве собственности на землю/дом (старые «красные» книжки, справки БТИ)?
Ответ: Нет․ Архив нотариального округа хранит только нотариальные акты (договоры, завещания, доверенности, свидетельства о праве наследования, составленные нотариусом)․ Правоустанавливающие документы на недвижимость (справки БТИ, решения исполкомов, старые книжки) хранятся в Государственном архиве г․ Минска (фунды органов местного управления, БТИ) или в ЕГРН (Едином государственном регистре недвижимости) при УП «Национальный кадастровый агентство»․
Вопрос: Может ли архив отказать в выдаче копии?
Ответ: Да, основания для отказа: 1) Отсутствие документов, подтверждающих личность/полномочия; 2) Неоплата госпошлины; 3) Документ не найден в фондах (не был передан в архив или утерян до передачи — редко); 4) Запрос касается документа, срок хранения которого истек и он утилизирован по акту (для временных категорий, но нотариальные акты хранятся 75-100 лет, поэтому это маловероятно)․ Отказ можно обжаловать в Минюст или суде․
Взаимодействие с другими архивами и организациями
Архив минского городского нотариального округа не существует в вакууме․ Ключевые партнеры:
- Белорусская нотариальная палата (БНП), методологическое руководство, реестр нотариусов, Единый реестр завещаний․
- Министерство юстиции РБ — контроль, лицензирование, утверждение тарифов․
- Государственный архив г․ Минска — передача дел с истекшим сроком хранения (более 100 лет) для вечного хранения (музейные фонды), консультации по восстановлению утраченных реквизитов․
- УП «Национальный кадастровый агентство» / ЕГРН — сверка данных о правах на недвижимость при выдаче копий договоров ДДКУ/ДКП․
- Суды и нотариусы других округов/стран, межведомственные и международные запросы․
Архив минского городского нотариального округа — это гарант правовой безопасности сотен тысяч минчан․ Благодаря активной цифровизации (статус на 2026 год) процесс получения копий утраченных документов стал максимально прозрачным и быстрым: подача заявки через ЕПГУ, оплата через ЕРИП, получение эл․ копии с ЭЦП․
Главное правило: если вы теряете нотариальный документ, составленный нотариусом г․ Минска (действующим или уволенным) — ваш адрес именно сюда․ Сохраняйте номера реестров и даты совершения действий — это ускорит поиск в разы․
Статья подготовлена на основе законодательства Республики Беларусь, открытых данных Минюста и БНП․ Актуальность контактных данных и тарифов требует проверки на официальных ресурсах на день обращения․