Архив Могилевского нотариального округа представляет собой уникальный информационный массив, хранящий правовую память региона․ Он является не просто местом хранения бумаг, а ключевым институтом, обеспечивающим правовую защищенность граждан, непрерывность нотариальных дел и сохранение исторического наследия Могилевщины․ В данной статье подробно рассматриваются история формирования, состав фондов, правовой статус, режим работы и значение архива для современного общества․

Историческая справка: от уездных бюро к областному архиву

Дореволюционный и раннесоветский период

История нотариального архива на Могилевской земле уходит корнями в дореволюционное время, когда функции нотариуса выполняли уездные суды и мировые посредники․ После установления советской власти в 1917 году нотариат был упразднен, а его функции переданы местным отделам юстиции (РайОНО, УездОНО)․

В предоставленных архивных справочниках (Государственный архив Могилевской области, ГАМог) сохранены ссылки на фонды, являющиеся прямыми предшественниками современного нотариального архива:

• Ф․ 492 — Нотариальный стол Могилевского уездного бюро юстиции (г․ Могилев)․ Это ключевой фонд, фиксирующий нотариальные действия 1920-х годов: заверение сделок, выдачу свидетельств на право собственности, составление наследственных дел․
• Ф․ 490 — Уполномоченный Белорусской комиссии Совета труда и обороны по реализации государственного имущества при Калининском уездном финансовом отделе (г․ Климовичи)․ Документы этого фонда отражают реализацию имущества, что часто требовало нотариального оформления․
• Ф․ 491, Могилевская белорусская средняя школа №2 (документы, связанные с имущественными вопросами учебного заведения)․
• Ф․ 2 — Могилевское губернское/уездное управление (общий административный фонд, содержащий нотариальные акты более раннего периода)․

Создание Государственного архива Могилевской области (1938 год)

Ключевым этапом централизации хранения документов стало 25 мая 1938 года — дата принятия Постановлением СОВНАРКОМА БССР о создании Государственного архива Могилевской области․

Основные задачи нового архива включали:

1. Хранение метрических книг, составленных культовыми учреждениями, находившимися на территории области (до введения ЗАГСов это был единственный учет актов гражданского состояния)․
2. Хранение вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составляемых при регистрации в отделах ЗАГС и сельских исполкомах․
3. Прием документов от ликвидируемых или реорганизуемых учреждений, включая нотариальные столы и бюро юстиции․

Формирование фондов в 1930–1940-е годы

Комплектование архива происходило за счет фондов Могилевского и Калинского окружных архивов, которые с 1930 года хранились в Центральном государственном архиве Октябрьской революции БССР (в Минске)․ Перевозка этих массивов в Могилев позволила создать единый региональный центр хранения․

Современный правовой статус и структура

Создание нотариального архива (2000 год)

Важнейшим этапом разделения функций хранения государственных и нотариальных архивов стало 2000 год․ В этот период был создан специализированный Нотариальный архив Могилевского нотариального округа․

Согласно нормативным актам, он:

• Входит в структуру Белорусской нотариальной палаты и подчиняется ее уставу и решениям Президиума․
• Является частью Национального архивного фонда Республики Беларусь, что накладывает на него особые обязательства по учету, хранению и использованию документов в соответствии с Законом РБ «Об архивах и архивном деле»․

Локализация и контактная информация

На текущий момент (по данным на 2026 год) архив располагается по двум адресам в г․ Могилев, что связано с разделением читальных залов и хранилищ:

Состав и ценность фондов

Фонды Архива Могилевского нотариального округа делятся на две большие хронологические и ведомственные группы:

Документы донотариального и раннесоветского периода (хранятся в ГАМог, ул․ Карла Маркса, 23/1)

Это исторический ядро архива․ К наиболее востребованным фондам относятся:

• Дела нотариальных столов уездных бюро юстиции (1920-е – 1930-е гг․): протоколы осмотра имущества, инвентаризационные листы, заверения договоров купли-продажи, дарения, обмена, завещаний (фонд 492 и аналогичные для других уездов: Климовичский, Быховский, Горетский и др․)․
• Метрические книги приходов и мечетей (XVIII – нач․ XX в․): основной источник для геноалогических исследований и подтверждения родственных связей при оформлении наследства․
• Документы ЗАГСов (1920-е – 1990-е гг․): вторые экземпляры записей АГС, необходимые для восстановления утерянных свидетельств․

Дела нотариального архива (хранятся по ул․ Первомайская, 71)

Здесь концентрируются дела, переданные нотариусами Могилевского нотариального округа по истечении сроков хранения в нотариальных конторах (обычно 75 лет для наследственных дел и 10–15 лет для остальных акций):

• Наследственные дела (самый массивный массив): заявления наследников, свидетельства о праве на наследство, инвентаризации имущества, оценки, судебные решения․
• Доверенности, завещания, соглашения о разделе имущества, брачные контракты․
• Протоколы осмотра и описания имущества (в т․ч․ для обеспечения исполнения судебных решений)․
• Реестры нотариальных действий (журналы учета), позволяющие быстро находить номер и дату совершения действия․

Порядок обращения и получения информации

Кто имеет право на доступ?

• Нотариусы — для совершения нотариальных действий (проверка ранее совершенных действий, поиск завещаний, восстановление утраченных документов)․
• Граждане — по вопросам, касающимся их личных прав и законных интересов (поиск завещания умершего родственника, получение копии договора, справки о факте совершения нотариального действия)․
• Суды, органы прокуратуры, следствия, по официальным запросам в рамках производств․
• Исследователи / Генеалоги — для научных целей (с соблюдением закона о защите персональных данных, сроки открытия — 75 лет для документов с персональными данными)․

Алгоритм обращения гражданина

1. Определение места хранения: Если дело старше 75 лет или относится к досоветскому/раннесоветскому периоду, обращаться в ГАМог (ул․ Карла Маркса, 23/1)․ Если дело передано нотариусом в архив после 1990–2000 гг․ — в Нотариальный архив (ул․ Первомайская, 71)․
2. Подготовка документов: Паспорт, документ, подтверждающий родственные отношения (для наследственных дел), нотариальная доверенность (если действует представитель)․
3. Написание заявления/запроса: В свободной форме с указанием ФИО сторон, примерной даты совершения действия, типа документа (завещание, договор, доверенность)․
4. Оплата услуг: Выдача копий и справок из архива является платной услугой (тарифы устанавливаються Белорусской нотариальной палатой / Министерством юстиции)․
5. Получение результата: Копия документа (заверенная архивом) имеет такую же юридическую силу, как оригинал, хранящийся в деле․

Цифровизация и электронные сервисы

На современном этапе (2020–2026 гг․) Архив Могилевского нотариального округа активно внедряет цифровые технологии:

• Сканирование фондов: Массовое оцифровывание наследственных дел и реестров для предотвращения износа оригиналов․
• Единая информационная система нотариата (ЕИСН): Нотариусы имеют удаленный доступ к реестрам архива для проверки факта совершения действий (например, не отозвано ли завещание)․
• Электронные запросы: Возможность предварительной консультации и подачи запроса через официальный сайт Белорусской нотариальной палаты или портал Госархива․
• Поисковые базы данных: Создание электронных указателей по фондам (ф․ 492, ф․ 2, метрические книги) для ускорения поиска дел по ФИО․

Типичные проблемы и рекомендации пользователям

Утеряны реквизиты дела

Проблема: Гражданин знает, что завещание делалось «где-то в 1980-х в Могилеве», но не знает имя нотариуса и номер дела․
Решение: Обращаться в Архив (ул․ Первомайская, 71) с заявлением на поиск․ Архивисты проверяют реестры нотариальных действий за указанный период по алфавиту тестатора․ Поиск по метрическим книгам (ГАМог) ведется по приходам/районам․

Документы из ликвидированных уездов/районов

Могилевская область многократно меняла административно-территориальное деление (Калинский округ, Быховский уезд и т․д․)․ Документы ликвидированных нотариальных столов централизовано переведены в Могилев․ Указание в запросе старого наименования населенного пункта или уезда значительно ускоряет поиск․

Ограничение доступа по закону о персональных данных

Документы, содержащие сведения о частной жизни граждан (наследственные дела, завещания, доверенности), открываются для свободного пользования только по истечении 75 лет со дня их создания (ст․ 19 Закона РБ «Об архивах и архивном деле»)․ До истечения этого срока доступ имеют только заинтересованные лица (наследники, доверенные лица) и нотариусы․

Значение архива для региона

Архив Могилевского нотариального округа выполняет три стратегические функции:

1. Правовая: Гарантирует неоспоримость прав собственности и наследственных прав․ Без архива невозможно восстановить историю права на недвижимость, земельные участки, ценные вещи, переходящие по наследству десятилетиями․
2. Социальная: Помогает тысячам граждан ежегодно оформить наследство, получить пенсию по случаю потери кормильца (подтверждение факта иждивенства через метрические книги), восстановить утерянные документы на жилье․
3. Историко-научная: Фонды нотариальных столов 1920-х годов (ф․ 492 и др․) — уникальный источник для изучения НЭПа, коллективизации, быта городского и сельского населения, истории конкретных семей (генеалогия)․

Архив Могилевского нотариального округа — это сложная, многоуровневая система, объединяющая исторические фонды ГАМог (ул․ Карла Маркса, 23/1) и действующий нотариальный архив (ул․ Первомайская, 71)․ Созданный по решению СНК БССР в 1938 году и реорганизованный в 2000 году в структуру Белорусской нотариальной палаты, он остается гарантом сохранности нотариальной тайны и правовой непрерывности на Могилевщине․

Для эффективной работы с архивом рекомендуется заранее уточнять по телефонам 64-05-11 (ГАМог) или контактам нотариального архива (ул․ Первомайская, 71) необходимый пакет документов и режим приема в день визита, особенно учитывая расширенные часы работы по средам (до 20:00) для удобства граждан․

Статья подготовлена на основе справочной информации Государственного архива Могилевской области, данных Белорусской нотариальной палаты и законодательства Республики Беларусь об архивном деле и нотариате․ Актуально на 10 июля 2026 года․