Архивные учреждения системы Министерства внутренних дел (МВД) России представляют собой специализированные ведомственные архивы, которые хранят документы, сформированные органами внутренних дел в процессе их деятельности. В Республике Мордовия архив МВД выполняет ключевые функции по сохранению исторической памяти ведомства, обеспечению правовых интересов граждан и служащих, а также информационному обеспечению текущей работы полиции и других подразделений.

Важно отличать: Архив МВД Республики Мордовия — это ведомственный архив (подчиненен Главному управлению МВД по Республике Мордовия), в то время как Центральный государственный архив Республики Мордовия (ЦГА РМ) и Государственный архив документов по личному составу — это государственные архивы (подчинены Министерству культуры, национальной политики и архивного дела РМ). Исторические фонды МВД (до 1990-х годов) чаще всего переданы в ЦГА РМ, а современные делами управления, в ведомственный архив ГУ МВД.

Структура архивного фонда МВД Республики Мордовия

Фонды архива МВД формируются за счет документов:

• Главного управления МВД по Республике Мордовия (аппарата управления).
• Территориальных органов — Управлений МВД по городам (Саранск, Ковылкино, Рузаевка и др.) и межмуниципальным отделам (ММО) по районам республики.
• Специализированных подразделений, ГИБДД, МВД на транспорте (если подведомственны), подрозделов по экономической безопасности (ОЭБиПК), миграционным вопросам (ОМ), лицензионно-разрешительной работе (ЛРО) и др.
• Подразделений частной охраны, вневедомственной охраны (исторические фонды).
• Ликвидированных или реорганизованных структур — УВД, РОВД, ГУВД МВД России по Мордовии за разные периоды (Милиция, НКВД, ГУГБ и т.д.).

Основные категории хранящихся документов:

1. Дела личного состава (служебные досье): личные дела сотрудников полиции/милиции, служебные характеристики, приказы о зачислении/увольнении, награждении, присвоении званий. Актуальны для подтверждения стажа, пенсионных прав, получения наград.
2. Уголовные дела и материалы проверки: оправаданные и прекращенные уголовные дела (с истечением сроков хранения), материалы оперативно-розыскной деятельности (ОРД).
3. Административные дела: по делам об административных правонарушениях (КоАП РФ).
4. Документы по учету населения: архивы паспортных столов, данные о регистрации (прописке), выдаче паспортов (исторические серии).
5. Лицензионно-разрешительная документация: дела по учету и хранению гражданского и служебного оружия, лицензии на деятельность частных детективов и охранных структур.
6. Актовые документы управления: приказы, распоряжения, , планы работы, отчеты, протоколы совещаний коллегии управления.
7. Фото-, кино-, фоно- и видеодокументы: хроника работы органа, фотоотрицатели по уголовным делам, видеозаписи с камер фиксации правонарушений (с соблюдением сроков хранения).

Разделение ответственности: Ведомственный архив vs Государственные архивы

Понимание того, куда обращаться, критически важно для получения результата.

Контакты и реквизиты Архива ГУ МВД по Республике Мордовия

Адрес: Республика Мордовия, г. Саранск, ул. Московская, д. 31, корп. 1 (Здание Главного управления МВД по Республике Мордовия).
Примечание: Точный кабинет/корпус архива уточняйте по телефону, так как структура зданий может меняться.

Телефон справки/архива ГУ МВД по РМ: 8 (8342) -9-XX-XX (Единый справочный телефон ГУ МВД по РМ: 8 (8342) -9-17-81 — через автоинформатор или дежурного запрашивайте «Архив управления» или «Отдел делопроизводства и архива»).

Официальный сайт ГУ МВД по РМ: mvdrm.ru (Раздел «О ведомстве» -> «Структура» -> «Отдел делопроизводства и архива» или «Обращения граждан»).

Электронная почта ГУ МВД по РМ (общая): часто используется формат gu_mvd_rm@mvd.ru или через форму обратной связи на сайте. Для архивных запросов лучше использовать официальный бланк или портал Госуслуг.

Порядок обращения в архив МВД (Алгоритм действий)

Вариант А: Через портал «Госуслуги» (Рекомендуемый, самый быстрый)

1. Зарегистрируйтесь/войдите на Госуслуги (подтвержденная учетная запись).
2. Выберите раздел: «Правосудие, прокуратура, МВД» -> «МВД» -> «Получение информации из архивов органов внутренних дел».
3. Заполните заявление: укажите ФИО, дату рождения, цель обращения (подтверждение стажа, награждения, факта работы, получение копии приказа и т.д.).
4. Прикрепите сканы: паспорт, документы, подтверждающие родство (если запрашиваете данные о родственнике), доверенность (если через представителя).
5. Отправьте. Срок рассмотрения — до 30 календарных дней (ст. 14 ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Вариант Б: Почтой (Заказным письмом с вложением)

Напишите официальное заявление на имя Начальника ГУ МВД по Республике Мордовия (через Начальника Отдела делопроизводства и архива).

Обязательные реквизиты заявления:

• Кому (Начальник ГУ МВД по РМ).
• От кого (ФИО полностью, дата рождения, адрес регистрации, телефон, email).
• Суть просьбы (что именно ищете: служебное дело Ивана Иванова 1985-1995 гг. работы в РОВД Ленинского района; копию приказа о награждении медалью «За отличие в службе» 1998 г. и т.д.).
• Цель использования информации (пенсия, судебный иск, генеалогия, личные нужды).
• Подпись, дата.

Вложения: Копия паспорта (развороты с фото и пропиской), копия СНИЛС, документы, подтверждающие законные интересы (свидетельство о браке/рождении родственника, доверенность нотариальная).

Адрес для отправки: 430003, Республика Мордовия, г. Саранск, ул. Московская, д. 31, корп. 1, ГУ МВД по Республике Мордовия, Архив (Отдел делопроизводства и архива).

Вариант В: Личный визит

Возможен только по предварительной записи (через сайт ГУ МВД или по телефону). Необходимо иметь с собой оригинал паспорта и все основания для запроса. Режим работы архива (приемная) обычно совпадает с режимом приемной ГУ МВД (пн-пт, 09:00-18:00, перерыв 13:00-14:00), но обязательно уточняйте по телефону.

Сроки хранения и доступность документов (Законодательная база)

Доступ к документам регулируется:

• ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ.
• ФЗ «О полиции» № 3-ФЗ (ст. 18, 23 — тайна следствия, оперативно-розыскная деятельность).
• ФЗ «О персональных данных» № 152-ФЗ.
• Приказ МВД России от № 989 «Об утверждении Инструкции по архивному делу в МВД России».

Ключевые сроки хранения (ориентировочно):

• Служебные дела (личные дела сотрудников): 75 лет после окончания службы (смерти) — переходят в государственные архивы (Государственный архив документов по личному составу). До этого — в ведомческом архиве МВД.
• Уголовные дела (оправдательные/прекращенные): Хранятся по срокам, установленным УПК РФ (обычно до истечения сроков давности + 1-3 года), затем подлежат уничтожению или перечислению в госархив (если историческая ценность).
• Административные дела: 1-3 года после исполнения решения (зависит от статьи КоАП).
• Документы ОРД (оперативно-розыскной деятельности): Специальные сроки, доступ к ним крайне ограничен (только по решению суда/прокурора или для защищаемого лица).
• Актовые документы управления (приказы, журналы регистрации): Вечное хранение (переходят в ЦГА РМ).

Важно: Информация, содержащая гостайну, тайню следствия, данные ОРД, персональные данные третьих лиц (жертвы, свидетели, оперативно псевдонимы) — не предоставляется без соответствующих законных оснований (решение суда, определение следователя, согласие субъекта ПДн).

Генеалогические и исторические исследования: Куда идти?

Если вы ищете информацию о предке, случившемся в милиции/НКВД/МВД до 1990-2000 годов, ведомственный архив МВД, скорее всего, не поможет (фонды переданы в госархивы). Вам нужно обращаться в:

1. Центральный государственный архив Республики Мордовия (ЦГА РМ)
   • Адрес: г. Саранск, ул. Московская, 31, корп. 1 (то же здание, но другое ведомство).
   • Телефон: 8 (8342) -9-17-81 (Архивное управление Минкультуры РМ).
   • Сайт/Портал: archives.gov.ru (Портал «Архивы России»), ebid.ru (Электронная библиотека исторических документов).
   • Фонды: Ф. Р-… (фонды НКВД, МВД, УВД Мордовской АССР/области/РМ). Есть описи по делам репрессированных, личным делам сотрудников милиции до 1950-60-х гг.
   • Онлайн: Многие описи и оцифрованные дела (метрические книги, ревизские сказки, дела НКВД) доступны дистанционно на портале «Архивы России» и в ЭБИД (по запросу пользователя).
2. Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия
   • Специализируется именно на служебных делах/личных делах сотрудников госорганов (в т.ч. МВД). Если предок служил в милиции 1940-1980-х гг., его дело, скорее всего, здесь.
   • Контакты уточняйте на сайте Минкультуры РМ или портале «Архивы России».
3. Мемориальные базы данных: «Подвиг народа» (награждения), «Память народа» (потери), «Открытый список» (репрессированные), «Мемориал» (репрессированные). Часто сотрудники НКВД/Милиции фигурируют там как награжденные или репрессированные.

Оцифровка и дистанционный доступ (Актуально на 2026 год)

Согласно информации от Правительства Республики Мордовия (февраль 2025 г.), активная оцифровка фондов ведется Центральным государственным архивом (ЦГА РМ); Оцифрованные материалы выкладываются на:

• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru), поиск по фондам ЦГА РМ.
• Сервис Яндекс.Архивы / ЭБИД (ebid;ru) — просмотр сканов документов.
• Сайт ГУ МВД по РМ (mvdrm.ru), в разделе «Обращения граждан» может быть реализован личный кабинет для отслеживания статуса своего запроса в ведомственный архив.

Ведомственный архив МВД также ведет перевод делопроизводства на электронный вид (СЭД — система электронного документооборота), но исторические бумажные фонды (до внедрения СЭД) оцифровываются селективно, преимущественно по запросам граждан. Массовая выкладка служебных дел в открытый доступ в интернете не производится из-за закона о персональных данных.

Типовые ошибки при обращении и советы

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт ГУ МВД по Республике Мордовия: mvdrm.ru (Раздел «Обращения граждан» -> «Электронный прием» / «Архив»).
• Портал «Архивы России» (Федеральное архивное агентство): archives.gov.ru — поиск по фондам ЦГА РМ и др. госархивам.
• Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД): ebid.ru — просмотр оцифрованных дел ЦГА РМ.
• Сайт Министерства культуры, национальной политики и архивного дела РМ: контакты Государственного архива документов по личному составу и Архивного управления.
• Портал Госуслуг: gosuslugi.ru — сервис «Получение информации из архивов органов внутренних дел».
• База «Память народа»: pamyat-naroda.ru — награждения сотрудников НКВД/Милиции ВОВ.
• База «Открытый список» (Международный Мемориал): ru.openlist.wiki — репрессированные сотрудники органов ВЧК-НКВД-МВД.

Резюме: Краткий чек-лист для успешного запроса

1. Определите период: До 1990-2000 гг. -> Госархивы (ЦГА РМ, Архив по личному составу). После 2000 гг. (или текущие сотрудники) -> Ведомственный архив ГУ МВД по РМ.
2. Соберите пакет документов: Паспорт, СНИЛС, документы-основания (свидетельства о браке/рождении, доверенность, решение суда).
3. Сформулируйте запрос точно: ФИО полностью, даты службы/работы, подразделение (РОВД Ленинского района, ГИБДД Саранска и т.д.), что именно нужно (копия приказа, выписка из служебного дела, справка о награждении).
4. Выберите канал: Госуслуги (приоритет) -> Почта (заказное с вложением) -> Личный визит (по записи).
5. Сохраните номер регистрации заявления (на Госуслугах или на почтовом чеке/уведомлении) для контроля сроков (30 дней).

Статья подготовлена на основе открытых данных порталов «Архивы России», ЭБИД, официального сайта ГУ МВД по Республике Мордовия и Правительства Республики Мордовия. Актуальна на . Контакты и реквизиты могут меняться, перед визитом или отправкой почты рекомендуется уточнить информацию по телефону единой справочной ГУ МВД по РМ: 8 (8342) -9-17-81.