Нижегородская нотариальная палата (ННП) – центральный орган, координирующий деятельность нотариусов Нижегородской области. Одним из ключевых направлений её работы является хранение и обеспечение доступа к архивам государственных нотариальных контор и частных нотариусов, которые ранее занимались частной практикой.

Содержание статьи

1. История создания архива
2. Структура и место расположения
3. Функции архива
4. Как получить доступ к архивным материалам
5. Электронный архив «Этлас»
6. Контактные данные
7. Часто задаваемые вопросы

История создания архива

С момента основания Нижегородской областной нотариальной палаты (ННП) в начале 1990‑х годов в её задачи входило систематическое хранение нотариальных актов, наследственных дел и иных документов, подлежащих обязательному архивированию. С 2005 года в рамках реформы нотариального дела в России была введена обязательность создания централизованных архивов для всех государственных нотариальных контор, а также для частных нотариусов, которые передавали свои архивные фонды в палату при закрытии практики.

Ключевые вехи

• 1998 г. – открытие первого архивного отделения в здании палаты по ул. Невзоровых, 6.
• 2005 г. – принятие федерального закона «О нотариате», требующего централизованного хранения архивов.
• 2012 г. – внедрение автоматизированной системы учёта архивных дел;
• 2020 г. – переход на электронный архив «Этлас», разработанный компанией Atlas Soft.

Структура и место расположения

Архивный отдел находится в центральном здании палаты:

В здании работают следующие подразделения:

• Отдел хранения государственных архивов – хранит документы государственных нотариальных контор.
• Отдел архивов частных нотариусов – принимает фонды от закрывающихся частных практик.
• Технический отдел «Этлас» – отвечает за электронный архив и его поддержку.
• Приёмная – справочная служба для граждан и юридических лиц.

Функции архива

Основные задачи архивного отдела ННП включают:

1. Сохранение нотариальных актов (договоров, доверенностей, завещаний, свидетельств о праве собственности и др.) в соответствии с законодательством РФ.
2. Обеспечение доступа к архивным материалам для нотариусов, судов, органов опеки и иных уполномоченных лиц.
3. Ведение реестра наследственных дел – хранение информации о наследодателях, наследниках и распределении наследства.
4. Оцифровка бумажных документов и их интеграция в электронный архив.
5. Контроль за соблюдением сроков хранения (обычно 50 лет, в некоторых случаях – 75 лет).

Как получить доступ к архивным материалам

Для получения информации из архива необходимо выполнить несколько простых шагов.

Шаг 1. Поиск нужного нотариуса или дела

• Перейдите на официальный сайт ННП и откройте раздел «Поиск нотариусов и архивов»;
• Введите один из параметров: адрес конторы, ФИО нотариуса, номер наследственного дела или адрес последней прописки наследодателя.
• Система выдаст список подходящих записей с указанием наличия архивных материалов.

Шаг 2. Оформление запроса

Запрос оформляется в письменной форме (можно через онлайн‑форму на сайте) и должен содержать:

• Полные данные запрашиваемого лица (ФИО, дата рождения, ИНН, если известен).
• Номер и дату нотариального акта (если известны).
• Цель запроса (например, подготовка к суду, наследственное делопроизводство, исследовательская работа).
• Копию паспорта (для физических лиц) или уставных документов (для юридических лиц).

Шаг 3. Подача запроса

Запрос можно подать:

• Лично в приёмной (тел;: 7 (831) -28‑07‑06).
• По электронной почте: info@nnp-nn.ru.
• Через форму обратной связи на сайте.

Шаг 4. Получение результата

Срок рассмотрения запроса – до 10 рабочих дней. По окончании работы архив выдаст:

• Копию оригинального документа (в бумажном виде) – при необходимости.
• Электронный файл (PDF) из системы «Этлас».
• Справку о наличии/отсутствии документа в архиве.

Электронный архив «Этлас»

В 2020 году ННП совместно с компанией Atlas Soft внедрила современную систему электронного архивирования «Этлас». Ключевые возможности:

• Полнотекстовый поиск по всем оцифрованным документам.
• Защищённый доступ через единую учетную запись для нотариусов и уполномоченных органов.
• Возможность скачать документ в формате PDF/A – гарантированный юридический формат.
• Автоматическое формирование отчётов о сроках хранения и напоминаний о предстоящей утилизации.

Для работы с «Этлас» необходимо:

1. Получить логин и пароль в отделе технической поддержки (тел.: 7 (831) -28‑05‑68 – пресс‑центр).
2. Пройти онлайн‑обучение (вебинар длительностью 1 час).
3. Войти в систему по адресу https://etlas.nnp-nn.ru и воспользоваться поиском.

Система полностью соответствует требованиям ФЗ «О персональных данных» и ФЗ «Об архивном деле».

Контактные данные

Физический адрес: 603115, г. Нижний Новгород, ул. Невзоровых, 6

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как долго хранятся нотариальные акты в архиве?

Согласно ФЗ «Об архивном деле», большинство нотариальных актов хранятся минимум 50 лет. Для некоторых категорий (например, завещания) срок может быть продлён до 75 лет.

Можно ли получить копию акта в электронном виде?

Да. При наличии оцифрованного варианта документ предоставляется в формате PDF/A; При отсутствии оцифровки архив может выполнить сканирование за отдельную плату.

Какие документы НЕ подлежат архивированию?

Документы, не имеющие юридической силы (например, черновики, внутренние служебные записки) не включаются в архив. Также не архивируются документы, срок их хранения истёк и они подлежат утилизации.

Нужно ли платить за доступ к архиву?

Для физических лиц и юридических лиц, имеющих законный интерес (наследники, суд, органы опеки), доступ предоставляется бесплатно. За копирование и экспресс‑сканирование может взиматься плата в соответствии с тарифами палаты.

Как узнать, где находится архивный фонд конкретного нотариуса?

Используйте онлайн‑поиск на сайте палаты, указав ФИО нотариуса или адрес его конторы. Система выдаст информацию о том, в каком отделе (государственный/частный) хранится его архив.

Нижегородская нотариальная палата играет ключевую роль в сохранении юридической истории региона. Архив – это не просто хранилище бумаг, а живой ресурс, который обеспечивает:

• Гарантированный доступ к нотариальным актам для всех законных участников.
• Соблюдение требований законодательства о сроках и порядке хранения документов.
• Внедрение современных технологий (электронный архив «Этлас») для ускорения работы с документами.

Если вам необходимо получить информацию из архивов, воспользоваться электронным сервисом «Этлас» или обратиться в приёмную палаты – вы получите квалифицированную помощь и быстрый доступ к нужным материалам.

Помните: правильный запрос и наличие всех требуемых документов ускоряют процесс выдачи архивных материалов.