Архив Нотариальной палаты Новосибирской области (НП Новосибирской области) — это структурное подразделение‚ обеспечивающее хранение‚ учет и выдачу нотариальных документов‚ переданных в архив в случаях‚ предусмотренных законодательством (прекращение деятельности нотариуса‚ лишение лицензии‚ смерть нотариуса и др.). Статья подробно описывает функции архива‚ порядок обращения‚ необходимые документы и контактную информацию.

Основные функции архива

Деятельность архива регулируется Основными законодательством о нотариате (ФЗ «Об основах законодательства РФ о нотариате»)‚ Уставом НП Новосибирской области и внутренними регламентами. Ключевые задачи:

• Прием и учет дел: Приемка нотариальных дел (протоколов‚ завещаний‚ доверенностей‚ актов и т.д.) от нотариусов‚ прекративших деятельность‚ или от их правопреемников.
• Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность‚ антивадальная защита) для бессрочного хранения документов.
• Формирование справочно-поискового аппарата: Ведение описей‚ карточек учета‚ электронных баз данных для быстрого поиска документов.
• Выдача копий и выписок: Предоставление гражданам и организациям заверенных копий документов из архивных дел.
• Справочная работа: Подтверждение факта совершения нотариального действия (например‚ факта завещания‚ выдачи доверенности) без выдачи копии самого документа.

Какие документы хранятся в архиве?

В архив попадают нотариальные дела в следующих случаях (ст. 19 ФЗ «Об основах законодательства РФ о нотариате»):

1. Прекращение нотариусом своей деятельности (добровольное уход‚ истечение срока лицензии без продления).
2. Лишение нотариуса лицензии (по решению суда или уполномоченного органа).
3. Смерть нотариуса (частного нотариуса) или объявление его умершим/безвестно отсутствующим.
4. Исключение нотариуса из реестра нотариусов.
5. Ликвидация нотариальной конторы (для государственных нотариусов‚ работавших ранее).

Важно: Действующие нотариусы (государственные и частные) хранят свои дела самостоятельно в своих архивах/конторах. Обращение в Архив Палаты необходимо только если нотариус перестал действовать.

Порядок получения копии документа или справки

Процедура получения документа из архива Палаты строго регламентирована.

Шаг 1: Определение компетенции

Убедитесь‚ что нотариус‚ совершивший действие‚ действительно прекратил деятельность и его дело передано в Архив НП Новосибирской области. Проверить это можно:

• На сайте ФНП (Федеральной нотариальной палаты) в реестре нотариусов (статус «Прекратил деятельность»).
• По телефону справочной службы НП Новосибирской области.

Шаг 2: Подготовка документов для обращения

Для получения копии или справки необходимо предъявить:

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
• Документ‚ подтверждающий полномочия представителя (доверенность‚ нотариально заверенная‚ если обращается представитель).
• Документы‚ подтверждающие заинтересованность (свидетельство о рождении‚ свидетельство о браке/разводе‚ свидетельство о смерти наследодателя‚ договор купли-продажи и т.д.). Архив выдает копии только заинтересованным лицам (сторонам сделки‚ наследникам‚ уполномоченным в доверенности и т.п.).
• Заявление (пишется на месте по форме архива или заранее в свободной форме с указанием ФИО‚ контактов‚ реквизитов искомого документа).

Шаг 3: Обращение в архив

Обращение возможно двумя способами:

1. Лично: Приход в помещение архива в часы приема посетителей.
2. По почте / Через МФЦ / Через действующего нотариуса: Направление заказного письма с вложением нотариально заверенной копии паспорта‚ заявления и квитанции об оплате госпошлины/услуг. Наиболее надежный способ — обращение через любого действующего нотариуса Новосибирской области. Нотариус сам направит запрос в архив‚ оплатит услуги и выдаст вам готовый документ.

Шаг 4: Оплата

За выдачу копий документов и справок из архива взимается плата за нотариальные действия (госпошлина) и возмещение расходов Палаты (за поиск‚ копирование‚ заверение). Тарифы устанавливаются Советом НП Новосибирской области в соответствии с Налоговым кодексом РФ (ст. 333.24 НК РФ) и внутренними нормами. Оплата производится через кассу Палаты или по реквизитам (банковской картой/через СБП на месте).

Шаг 5: Получение результата

Срок изготовления копии/справки обычно составляет от 3 до 10 рабочих дней (зависит от сложности поиска‚ состояния бумажного носителя‚ загруженности архива). Готовый документ выдается под роспись в журнале учета выдачи.

Контактная информация и режим работы

Электронные сервисы и удаленное взаимодействие

На данный момент Архив НП Новосибирской области переходит на цифровые рельсы:

• Единый информационный систем нотариата (ЕИСН): Большинство нотариальных действий‚ совершенных после 2014-2015 гг.‚ зафиксированы в ЕИСН. Действующий нотариус может найти информацию о завещании или доверенности электронно и запросить копию из архива дистанционно.
• Реестр завещаний: Проверить факт наличия завещания можно на сайте ФНП (notariat.ru) по ФИО и дате рождения наследодателя. Если завещание найдено‚ но нотариус не действует — копию заказывают через архив Палаты.
• Госуслуги (Портал Госуслуг): Некоторые справки (например‚ о факте совершения нотариального действия) могут заказываться через личный кабинет Госуслуг‚ если архив интегрирован с системой (проверяйте актуальность сервиса для Новосибирской области).

Особенности и частые вопросы (FAQ)

Что делать‚ если нотариус действует‚ но отказывает в выдаче копии?

Если нотариус действует (есть в реестре со статусом «Действует»)‚ его дело НЕ находится в Архиве Палаты. Обращайтесь к нему напрямую. При отказе — пишите жалобу в Нотариальную палату Новосибирской области (на рассмотрение Президиума/Совета) или в территориальный орган юстиции.

Можно ли получить копию чужого завещания при жизни завещателя?

Нет. Содержание завещания является тайной завещания (ст. 1123 ГК РФ). Копию завещания или справку о его существовании при жизни завещателя может получить только сам завещатель или нотариус‚ удостоверивший его. После смерти — наследники и заинтересованные лица.

Сколько хранятся документы в архиве?

Нотариальные дела хранятся бессрочно (категория хранения «Постоянно» или «До 75/100 лет» с последующей экспертизацией‚ но на практике нотариальные документы практически не уничтожаются из-за их правового значения).

Что если архивный документ поврежден (промок‚ порван‚ выцвел)?

Сотрудники архива осуществляют восстановление документов (реставрацию) или выдают копию с пометкой о состоянии оригинала. Юридическая сила заверенной копии архива не зависит от состояния оригинала.

Может ли архив отказать в выдаче?

Отказ возможен только в случаях:

• Отсутствие у заявителя заинтересованности (нет документов‚ подтверждающих права).
• Несоответствие полномочий представителя (доверенность не дает прав на получение данного документа).
• Документ не найден в фондах (не передан в архив‚ утерян до передачи‚ совершен у другого нотариуса).

В случае отказа выдается письменный мотивированный ответ‚ который можно обжаловать в Палате или суде.

Рекомендации для эффективного обращения

1. Звоните заранее. Уточните часы работы архивиста‚ нужны ли конкретные реквизиты дела (номер протокола‚ дата‚ ФИО нотариуса) для предварительного поиска.
2. Собирайте максимум данных. Чем точнее вы назовете: ФИО нотариуса‚ адрес его конторы‚ примерную дату действия‚ тип документа (завещание‚ доверенность‚ согласие) — тем быстрее найдут дело.
3. Используйте нотариуса-посредника. Это снимет с вас проблемы с оплатой госпошлины (нотариус сам рассчитает и оплатит)‚ доставкой почты и ожиданием. Нотариус имеет прямой доступ к ЕИСН и каналам связи с архивом.
4. Проверяйте Реестр завещаний на сайте ФНП перед поездкой — это сэкономит время‚ если завещания нет или оно у действующего нотариуса.

Резюме

Архив Нотариальной палаты Новосибирской области — это гарант сохранности нотариального наследия региона. Обращение в него необходимо‚ когда нотариус‚ совершивший действие‚ перестал работать. Самый быстрый и надежный путь получения копии — обращение к любому действующему нотариусу Новосибирской области‚ который за небольшое вознаграждение возьмет на себя всю бюрократию: поиск в ЕИСН‚ запрос в архив‚ оплату и выдачу вам готовой заверенной копии.

Данная статья носит информационный характер. Режим работы‚ тарифы и реквизиты могут меняться. Обязательно уточняйте актуальную информацию на официальном сайте НП Новосибирской области или по телефонам справочной перед визитом.