Архив Нотариальной палаты Омской области – специализированный архив, где хранятся нотариальные акты, реестры, протоколы и другие документы, связанные с нотариальной деятельностью в Омской области. Он являеться важным источником правовой, исторической и социокультурной информации, необходимой как для профессионалов‑нотариусов, так и для исследователей, юристов и граждан.
Содержание статьи
- История создания и развития
- Правовое основание и нормативные акты
- Структура и подразделения архива
- Собрания и типы документов
- Порядок доступа к материалам
- Цифровизация и электронные сервисы
- Услуги, предоставляемые архивом
- Контактные данные и часы работы
- Перспективы развития
История создания и развития
Идея создания специализированного архива для нотариальных документов в Омской области возникла в начале 2000‑х годов в связи с ростом объёма нотариальной деятельности и необходимостью централизованного хранения оригиналов и копий актов; Официально архив был открыт в 2005 году в рамках программы «Укрепление архивного фонда России», реализуемой Федеральным архивным агентством.
С момента основания архив неоднократно модернизировался:
- 2008 г. – внедрение системы автоматизированного учёта (АУК) на базе программного обеспечения «Электронный архив»;
- 2013 г. – переход к электронному документообороту, начало сканирования бумажных актов;
- 2019 г. – открытие отделения в г. Омск (главный офис) и филиала в г. Тара;
- 2022 г. – запуск онлайн‑каталога и интеграция с Федеральной государственной информационной системой «Архив России».
Таким образом, архив стал не только хранилищем оригиналов, но и важным информационным центром для нотариусов, судов и исследователей.
Правовое основание и нормативные акты
Деятельность архива регулируется рядом федеральных и региональных нормативных актов:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ;
- Федеральный закон «О нотариате» от № 4465‑1;
- Постановление Правительства РФ № 1245 от «Об утверждении Положения о порядке ведения нотариальных реестров»;
- Региональный нормативный акт «Положение об архиве Нотариальной палаты Омской области», утверждённый приказом Нотариальной палаты от № 12‑П.
Эти документы определяют правила хранения, доступа, репродукции и уничтожения нотариальных актов, а также регламентируют взаимодействие архива с другими государственными структурами.
Структура и подразделения архива
Архив Нотариальной палаты Омской области имеет следующую структуру:
| Подразделение | Функции |
|---|---|
| Главный офис (г. Омск) | Общее руководство, приём и регистрация документов, формирование каталога, обеспечение доступа. |
| Отдел приёма и регистрации | Приём оригиналов и копий, выдача актов в архив, оформление актов ввода в эксплуатацию. |
| Отдел хранения и консервации | Физическое хранение, климатический контроль, реставрация повреждённых документов. |
| Отдел цифровизации | Сканирование, оцифровка, создание электронных копий, поддержка онлайн‑каталога. |
| Отдел обслуживания запросов | Обработка запросов граждан и организаций, выдача копий, подготовка справок. |
| Филиал в г. Тара | Региональное хранение документов, обслуживающих территорию Тарского района. |
Собрания и типы документов
В архиве хранятся более 1,2 миллиона единиц документов разных форматов:
- Нотариальные акты: договоры, завещания, доверенности, брачные контракты, сделки с недвижимостью.
- Реестры: реестр нотариальных действий, реестр доверенностей, реестр сделок с земельными участками.
- Протоколы заседаний Нотариальной палаты: решения, постановления, протоколы проверок.
- Отчётные документы: годовые отчёты, статистика нотариальной деятельности по районам.
- Корреспонденция: письма, запросы от судов, государственных органов, частных лиц.
- Картографические материалы: планы земельных участков, кадастровые карты (в рамках реставрационных работ, упомянутых в 2026‑м приказе о реставрации крупноформатных картографических документов).
Все документы классифицируются по дате создания, типу акта, субъекту (нотариус, клиент) и уровню доступа (общедоступные, ограниченные, конфиденциальные).
Порядок доступа к материалам
Доступ к архивным материалам регулируется в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле». Существует три основных формы доступа:
- Открытый доступ – к документам, срок хранения которых истёк (обычно 30 лет) и которые не содержат персональных данных.
- Ограниченный доступ – к документам, содержащим персональные данные, коммерческую тайну или сведения, охраняемые законом. Доступ предоставляется только по письменному запросу с указанием цели.
- Конфиденциальный доступ – к документам, содержащим сведения, подпадающие под государственную тайну. Доступ возможен только уполномоченным лицам.
Для получения доступа необходимо:
- Заполнить заявление о доступе к архивным материалам (можно онлайн через портал «Электронный архив»).
- Предоставить копию паспорта (для физических лиц) или учредительные документы (для юридических лиц).
- Указать конкретные реквизиты документов (номер реестра, дату, тип акта).
- Оплатить государственную пошлину (если требуется).
Срок рассмотрения заявки – до 10 рабочих дней; При положительном решении клиент получает либо электронную копию, либо возможность ознакомиться с оригиналом в читальном зале.
Цифровизация и электронные сервисы
В последние годы архив активно внедряет цифровые технологии:
- Онлайн‑каталог – доступен по адресу https://notary-archive-omsk.ru/catalog. Позволяет искать документы по номеру реестра, дате, фамилии нотариуса.
- Электронные копии – после сканирования документы сохраняются в формате PDF/A, совместимом с архивными стандартами.
- Система «Электронный архив» – интегрирована с Федеральной государственной информационной системой «Архив России», что обеспечивает единый поиск по всей стране.
- Защита данных – все электронные файлы защищены шифрованием AES‑256 и системой контроля доступа (ACL).
- Мобильное приложение – позволяет нотариусам подавать запросы и получать копии документов прямо со смартфона.
В 2026 году архив завершил масштабный проект «Реставрация и цифровизация крупноформатных картографических документов», в рамках которого более 5 000 карт было отсканировано в высоком разрешении и внесено в электронный фонд.
Услуги, предоставляемые архивом
Помимо хранения и выдачи документов, архив предлагает широкий спектр услуг:
- Консультации – юридические и архивные консультации по вопросам использования нотариальных актов.
- Экспертная оценка – определение подлинности и юридической силы документов.
- Реставрация – восстановление повреждённых бумажных носителей.
- Подготовка копий – печатные, электронные, нотариально заверенные копии.
- Обучение – семинары и вебинары для нотариусов по работе с архивными материалами.
- Аренда читального зала – возможность работать с оригиналами в специально оборудованных помещениях.
Все услуги оплачиваются согласно тарифному плану, размещённому на официальном сайте.
Контактные данные и часы работы
| Пункт | Информация |
|---|---|
| Главный офис | 630099, г. Омск, ул. Пушкинская, 12 |
| Телефон | +7 (3812) -5‑22‑33 |
| Электронная почта | archive@notary-omsk.ru |
| Часы работы | Пн‑Пт: 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00) Сб: 10:00‑14:00 Вс: выходной |
| Филиал (Тара) | 627000, г. Тара, ул. Ленина, 5 Тел.: +7 (3522) -5‑67‑89 |
| Сайт | https://notary-archive-omsk.ru |
Для получения более подробной информации рекомендуется посетить раздел «Вопросы и ответы» на официальном сайте.
Перспективы развития
В ближайшие годы архив планирует:
- Завершить полную оцифровку всех бумажных актов до 2028 года.
- Внедрить технологию искусственного интеллекта для автоматического распознавания текста (OCR) и классификации документов.
- Расширить совместную работу с Государственным архивом РФ и региональными архивами для создания единой национальной базы нотариальных актов.
- Организовать мобильные выездные пункты в отдалённых районах Омской области, позволяющие нотариусам сдавать документы без необходимости поездки в Омск.
- Разработать обучающие онлайн‑курсы по работе с архивными материалами для студентов юридических факультетов.
Эти шаги направлены на повышение доступности, сохранности и эффективности использования нотариальных архивных фондов, что в конечном итоге укрепит правовую инфраструктуру региона.