Архив Нотариальной палаты Санкт-Петербурга — это ключевое структурное подразделение, обеспечивающее сохранность, учет и выдачу нотариальных документов, составленных нотариусами города (как действующими, так и прекратившими деятельность). В условиях активной цифровизации правового поля (по данным ФНП за 2022 год количество дистанционных сделок выросло почти в 4,5 раза) роль архива трансформируется: от бумажного хранилища он становится высокотехнологичным центром электронного документооборота.

Основные функции архива НП СПб

• Хранение дел: Прием на хранение нотариальных дел, отказных книг, реестров и иных документов от нотариусов, прекративших свою деятельность (уволенных, ушедших на пенсию, лишенных лицензии или умерших).
• Формирование справочно-поискового фонда: Ведение единых баз данных для быстрого поиска сведений о совершенных нотариальных действиях.
• Выдача копий и выписок: Предоставление гражданам и организациям дубликатов нотариальных документов (завещаний, доверенностей, договоров, свидетельств о праве наследования и др.).
• Подтверждение факта совершения действия: Выдача справок о том, было ли совершено то или иное нотариальное действие у конкретного нотариуса.
• Цифровое преобразование: Перевод бумажных фондов в электронный вид, внедрение систем электронного архива (аналогично внедрению системы «Этлас» в Новгородской областной палате) для обеспечения дистанционного доступа.

Какие документы хранятся в архиве?

В архиве Нотариальной палаты СПб концентрируются дела нотариусов, прекративших деятельность на территории Санкт-Петербурга. Действующие нотариусы хранят свои дела самостоятельно в своих канцеляриях.

1. Завещания (открытые и закрытые).
2. Доверенности (всех видов, включая нотариальные).
3. Договоры (купли-продажи, дарения, обмена, ренты, брачные и т.д.), подлежащие нотариальному удостоверению.
4. Свидетельства о праве наследования и справки о принятии наследства.
5. Протесты векселей и иные акты.
6. Отказные книги (учет отказов в совершении нотариальных действий).
7. Реестры совершенных нотариальных действий.

Как получить документ из архива: Пошаговая инструкция

Определение компетенции

Прежде чем обращаться в архив Палаты, уточните: действует ли нотариус на данный момент?

• Если нотариус действует — обращайтесь напрямую в его нотариальную контору.
• Если нотариус прекратил деятельность — дело находится в Архиве НП СПб.
• Если нотариус сменил статус (например, перешел из частной практики в госнотариат или наоборот, сменил регион) — дело может быть передано в архив или передано следующему нотариусу-преемнику. Уточните это по телефону архива.

Подготовка документов для обращения

Для получения копии или справки необходимо предъявить:

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Документ, подтверждающий ваши полномочия (если действуете от имени другого лица): нотариальную доверенность, свидетельство о праве наследования, решение суда, устав юрлица и доверенность на директора.
• Сведения для поиска: ФИО сторон сделки/завещателя/донора, примерная дата составления, имя нотариуса (если известно), номер дела (если есть старые копии).

Способы обращения

А) Личный визит (Традиционный способ)

Адрес Архива Нотариальной палаты Санкт-Петербурга:
г. Санкт-Петербург, ул. Ломоносова, д. 9 (здание Нотариальной палаты), пом. Архива (уточняйте этаж и кабинет на сайте или по телефону).

Режим работы (актуально на 2026 год, требует подтверждения):

Обычно: Понедельник–Четверг: 9:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00), Пятница: 9:00–15:00. Выходные: Суббота, Воскресенье.
Важно: Рекомендуется предварительно записаться через электронную очередь или по телефону.

Б) Дистанционное обращение (Электронные сервисы)

В рамках курса на цифровизацию (ФНП зафиксировала рост дистанционных сделок в 4,5 раза за 2022 г.), Палата развивает онлайн-сервисы:

• Сайт НП СПб (notariat-spb.ru): Раздел «Архив» / «Обращение в архив». Возможна подача заявки через личный кабинет или форму обратной связи.
• Единый портал нотариата (notariat.ru): Сервис «Поиск нотариуса» и «Заявка в архив».
• Почта / Почта России: Направление заказного письма с вложенным нотариально удостоверенным заявлением и копией паспорта.

Сроки и стоимость

• Срок исполнения: Обычно до 10–15 рабочих дней с момента регистрации заявки (в сложных случаях, до 30 дней).
• Госпошлина / Оплата услуг: Выдача копий документов из архива является платной услугой. Тарифы устанавливаются Палатой (базовая ставка за поиск + стоимость копирования/удостоверения копии). Оплата производится через кассу Палаты или банковские реквизиты (КБК указывается в квитанции).

Цифровая трансформация: Электронный архив и перспективы

Следуя федеральному тренду, Нотариальная палата Санкт-Петербурга активно внедряет технологии электронного архивирования. Опыт Новгородской областной нотариальной палаты, внедрившей в работу электронный архив «Этлас» (разработка компании «Этлас-Софт»), демонстрирует эффективность перехода на бескागовый документооборот.

Преимущества электронного архива для пользователей:

• Мгновенный поиск: Индексация по ФИО, датам, типам документов, номерам реестров.
• Дистанционная выдача: Возможность получить заверенную электронную копию документа с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) нотариуса-архивариуса без визита в офис.
• Безопасность: Защита от подделки, утраты и физического износа бумажных носителей.
• Интеграция с ГИС: Взаимодействие с ЕРН (Единым реестром нотариальных действий), Росреестром, ЗАГС и банками.

К 2026 году ожидается, что значительная часть фондов Архива НП СПб будет оцифрована и доступна для обработки запросов в автоматическом или полуавтоматическом режиме, что кардинально сократит сроки выдачи документов.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли узнать, было ли составлено завещание, не зная имени нотариуса?

Да. В Архиве НП СПб ведется сводный реестр (база данных) по всем нотариусам города, прекратившим деятельность. Вы можете подать заявку на поиск завещания по ФИО завещателя и дате рождения. Поиск по действующим нотариусам осуществляется через ЕРН (Единый реестр нотариальных действий) по запросу любого нотариуса.

Что делать, если нотариус уволен/умер, а дело не передано в архив?

Это исключительная ситуация. Необходимо написать заявление в Президиум Нотариальной палаты СПб с просьбой провести проверку и изымать дело для передачи в архив. Палата имеет полномочия контроля за сохранностью дел.

Можно ли получить документ из архива через МФЦ (Мои Документы)?

На текущий момент прямая выдача нотариальных документов из архива Палаты через МФЦ не предусмотрена законодательством, так как это требует нотариального удостоверения копии. Однако подача заявки через портал Госуслуг или МФЦ в будущем может быть реализована как канал приема обращений.

Как быть, если архив отказывает в выдаче?

Отказ возможен, если: вы не представили документов, подтверждающих ваши полномочия; документ не найден в фондах; запрашиваемый документ содержит сведения, составляющие охраняемую законом тайну (без согласия субъекта тайны). Отказ можно обжаловать в Президиум НП СПб или в суд.

Контакты Архива Нотариальной палаты СПб (Справка)

Архив Нотариальной палаты Санкт-Петербурга — это гарант сохранности правовых интересов граждан и юридических лиц в долгосрочной перспективе. На фоне глобальной цифровизации нотариата (рост дистанционных сделок, внедрение систем вроде «Этлас» в регионах) архив СПб движется к модели «умного хранилища», где получение заверенной копии завещания или договора 20-летней давности будет занимать минуты в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте Палаты, а не дни ожидания в очереди. Тем не менее, на текущий момент (ноябрь 2026 г.) основным надежным способом остается личное обращение или официальный почтовый запрос с нотариально удостоверенным заявлением.

Данная статья носит информационный характер. Режим работы, тарифы, реквизиты и процедуры могут меняться. Обязательно сверяйте актуальную информацию на официальном сайте Нотариальной палаты Санкт-Петербурга или по телефонам справки перед визитом или отправкой документов.